Controle Financeiro: Como fazer gestão financeira na sua empresa

O controle financeiro de uma pequena empresa tende a ser um caos quando não é acompanhado de perto. Por isso, é importante sempre organizar toda gestão financeira de uma empresa focando naquilo que realmente importa: Fluxo de caixa, controle de contas a pagar e a receber (inadimplência), demonstrativo de resultados (DRE), reduzir custos, precificar corretamente os produtos, fechar bem o caixa, analisar o retorno sobre os investimentos realizados em marketing, definir um pró-labore justo para os sócios, utilizar um software de gestão ou planilhas para controle financeiro, e estar sempre ligado nas novidades. Estas são algumas das coisas que você deve fazer para manter o financeiro da sua empresa sob controle. Por isso, fizemos este artigo para abordar estes pontos e te ajudar a manter o controle financeiro da sua empresa. Confira!

Antes de seguir a sua leitura, fique atento:

 

O que você vai ler neste artigo?

  • O que é controle financeiro?
  • Por que você deve fazer controle financeiro?
  • Como fazer controle financeiro?
  • Fluxo de caixa
  • Capital de Giro
  • Controle de Contas a Pagar e a Receber
  • Fechamento de Caixa
  • Venda Consignada
  • Retorno dos Investimentos em Marketing
  • DRE (Demonstrativo de Resultados)
  • Precificação certa dos produtos
  • Pro-labore
  • Redução de Custos
  • Planilhas de Excel Grátis para Controle Financeiro
  • Curso Grátis para aprender sobre Controle Financeiro
  • Whitepaper sobre gestão financeira
  • Software de Gestão Financeira: Tenha o controle financeiro de sua empresa na mão

O que é controle financeiro?

A gestão financeira não pode ser definida com uma só palavra, pois ela é, na realidade, um coletivo de ações realizadas dentro de uma empresa para melhorar os resultados financeiros da mesma, além de manter os dados atualizados relativos ao que está acontecendo na realidade atual, comparando com o planejamento financeiro da empresa para o ano, por exemplo. Todas as ações que impactam a vida financeira da empresa fazem parte do conjunto que define o que é controle financeiro, desde o comando de contas pendentes/inadimplência (a receber e a pagar) e fluxo de caixa, até planejamento do orçamento anual, precificação de produtos etc (conforme falamos no primeiro parágrafo deste artigo).

Ter o controle pode também significar ter um setor financeiro organizado, com dados e relatórios que permitem aos gestores tomar decisões com base em dados reais, além de saber a tendência financeira da empresa em relação a lucros e prejuízos, investimentos tanto na visão por caixa ou por competência.

Por que você deve fazer controle financeiro?

A saúde financeira de uma empresa é fundamental para a continuidade e crescimento da mesma. É importante saber que a perda de controle pode levar uma empresa a falir e por isso é necessário ter uma boa gestão financeira.

Um exemplo disso seria uma empresa que compra 50 mil reais por mês mas vende 150 mil por mês. Se esta empresa fizer a compra de 50 mil reais a vista e vender 150 mil reais em 3 vezes, todo o mês o pagamento X recebimento das vendas será igual, desta forma, haverá prejuízo financeiro pois existem ainda diversas outras despesas que precisam ser cobertas pelos recebimentos da empresa. Assim, haveria lucro por competência (100 mil reais) mas haveria um déficit mensal financeiro de 100 mil reais, o que tornaria a saúde financeira desta empresa algo muito complicado e geraria um alto risco devido ao fato de qualquer inadimplência ser devastadora.

Outro motivo primordial é o de servir de alerta para o empreendedor, se as ações dele estão ou não trazendo resultado positivo ou levando ele a um ponto quase sem volta. Quem deixa de analisar os dados da empresa mês a mês, pode cair em uma armadilha oculta, pois está tão envolvido com o dia a dia de comprar, vender, cobrar, pagar, limpar, atender etc, que acaba deixando aquilo que exige mais atenção e dedicação para “outra hora”. O problema é que essa outra hora parece nunca chegar, e o empreendedor não senta para fazer a devida análise do seu negócio. São muitos os casos dos que chegam a um ponto sem volta, e o controle financeiro sem dúvida iria alertar esse empreendedor a tomar uma atitude antes que seja tarde de mais.

Como fazer controle financeiro?

O controle financeiro pode ser feito em planilha excel ou em softwares de gestão. Você pode escolher o que melhor se adapta a sua necessidade, porém, uma coisa é fato, você deve lançar diariamente suas despesas e receitas para poder ter uma boa visão do financeiro da sua empresa.

Sabendo que a gestão financeira é um conjunto de atividades e controles da empresa, como controle de contas a receber das vendas efetuadas a prazo, das contas a pagar, controle de caixa, controle da movimentação diária no banco, controle de vendas e forma de recebimentos, separamos para você dicas específicas sobre alguns temas importantes aqui citados que irão lhe ajudar a fazer o controle financeiro da sua empresa.

Fluxo de caixa

Como mencionamos em nosso artigo “Fluxo de caixa: Como fazer o controle, gestão e análise do seu negócio por ele”:

“Fluxo de caixa nada mais é do que as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa em um determinado período de tempo. O período para análise e para fazer os controles do negócio podem ser diários, semanais, quinzenais, mensais, anuais etc. O mais comum é que o controle de fluxo de caixa seja efetuado mensalmente e que também sejam feitas análises anuais do que de fato foi realizado ano a ano, com intuito de verificar se o ano foi positivo ou negativo em termos de fluxo de caixa (sobrou ou faltou dinheiro). Desta forma, sabe-se como foi a saúde financeira da empresa no ano em relação às entradas/receitas X saídas/despesas. Havendo mais entradas do que saídas, houve um saldo positivo de dinheiro e uma geração positiva de caixa (sobrou).”

Controle Financeiro

Desta forma, é muito importante que você tenha estruturado um fluxo de caixa em sua empresa para poder fazer um bom controle financeiro, pois com ele você terá previsões de quanto irá receber e pagar nas próximas semanas e organizar sua necessidade de capital de giro, por exemplo. Ainda, é muito importante que você tenha mais receitas do que despesas para poder cobrir todos os custos do seu negócio e ainda ganhar dinheiro. Leia mais sobre o assunto, aqui.

Imagine você sem um controle de fluxo de caixa. Provavelmente você terá uma surpresa em alguns dias do mês, com bem mais contas a pagar do que dinheiro a receber. Se você não estiver organizado, você terá dinheiro para pagar estas contas? Sendo você um pequeno empresário, se você não tiver dinheiro para pagar as contas da empresa, irá precisar tirar do seu bolso para pagar elas e, neste caso, irá sobrar para as contas da casa?

Este exemplo citado é o clássico problema que uma falta de controle financeiro gera. O dono da empresa pega o dinheiro do caixa para pagar as contas de casa e depois, quando chegam os boletos da empresa, não existe dinheiro no caixa para pagamento dos mesmos.

Este é um sério problema e leva muitas empresas a fecharem. A falta de gestão é o principal motivo pelo qual mais de 70% das micro e pequenas empresas brasileiras fecham nos primeiros 5 anos após sua fundação.

Quer fazer um controle de fluxo de caixa? Você pode testar o QuantoSobra gratuitamente ou utilizar as nossas planilhas grátis:

Controle Financeiro

Capital de giro

Para funcionar todos os dias, toda empresa precisa de recursos, afinal, sem eles não seria possível que ela existisse. Para que uma empresa venda produtos é necessário que a mesma tenha comprado estes produtos, e para isso é necessário dinheiro. Além disso, toda empresa possui outras despesas e gastos, como pagamentos de salários, impostos, etc. E é para isso que serve o capital de giro, que nada mais é do que os recursos que uma empresa possui para continuar exercendo suas atividades.

O volume de capital de giro utilizado por uma empresa depende de seu volume de venda, política de crédito e do nível de estoque mantido. O cálculo é feito de maneira simples, onde deve ser somado o valor de contas a receber com o valor que tem no estoque, e subtrair pelo valor somado de contas a pagar com impostos e outras despesas. O resultado deste cálculo lhe dará a margem de qual é o capital de giro necessário para sua empresa funcionar em um período de tempo.

Ter um capital de giro estável contribui muito para o controle financeiro, pois é a partir dele que você poderá fazer os negócios e transações na sua empresa, assim como é fundamental para a tomada de decisões. Afinal, se você tem recursos para manter sua empresa funcionando de forma saudável, você terá a segurança de fazer planejamentos para que ela cresça de forma considerável e satisfatória.

Complemente sua leitura sobre o assunto no nosso artigo: Capital de Giro: o que é e como calcular.

Controle de Contas a Pagar e a Receber

Ter o controle de contas a pagar e a receber é imprescindível para uma boa gestão do seu fluxo de caixa. Parte integrante do controle financeiro da sua empresa, saber quanto você tem que pagar e receber trará tantos benefícios quanto o controle total do seu fluxo de caixa (que também inclui as contas já recebidas e pagas).

É importante ter o registro de tudo que você tem para pagar e a receber sem misturar com os seus gastos pessoais, pois o dinheiro da empresa e o seu dinheiro não são o mesmo.

Além disso, uma boa prática é facilitar os recebimentos antecipados além de controlar as contas a pagar para que não incidam juros e multa. Enviar as cobranças em tempo hábil para que o seu cliente possa fazer o pagamento e se organizar, com uma antecedência que seja boa porém, não muito distante que permita ao cliente esquecer a conta novamente. Porém, em alguns casos, o tempo que você perderia cobrando clientes inadimplentes, ou avaliando quanto dinheiro você tem na rua, poderia ser gasto em um atendimento melhor aos outros clientes, criando campanhas de vendas, otimizando suas páginas na web etc. Ações que devem sempre ser priorizadas pelo gestor, caso contrário, o mesmo se prenderá em um ciclo repetitivo, e gastará todo seu tempo apenas correndo atrás de quem ainda lhe deve. Tomar cuidado com a liberação de crédito para clientes que já estão inadimplentes também é uma ótima ação a ser tomada. Saiba como lidar com clientes inadimplentes lendo este artigo.

Aconselhamos que você leia nosso artigo Controle de Contas a pagar e Contas a receber: Como realizar para ter mais sugestões de como efetuar este controle financeiro de forma adequada.

Controle Financeiro

Fechamento de caixa

Quando sua empresa faz o fechamento de caixa de forma correta, isso auxilia bastante para que você tenha um excelente controle financeiro do seu negócio. De início, é de extrema importância que você faça o registro do seu saldo de abertura de caixa, porque isso irá facilitar o ato de fechamento no final do dia. Saber quanto dinheiro você tem em caixa quando começa o expediente em sua empresa lhe previne de cometer erros de cálculo e facilita o fechamento de caixa ao final do dia.

É importante estar sempre atento aos lançamentos que você ou seus funcionários irão fazer ao longo do dia, qualquer erro, mesmo que muito pequeno, pode levar ao caos. Faça sempre de maneira correta os lançamentos de recebimentos, pagamentos, compras e vendas. Tenha sempre o controle de quanto dinheiro entra no caixa, e quanto sai, seja para pagamentos altos ou até mesmo para comprar canetas que estavam faltando. Tudo deve ser registrado, usar cinco segundos para fazer um lançamento irá lhe poupar vários minutos no final do dia, dessa maneira você não terá sustos quando achar que possui determinada quantia em caixa mas na verdade possui outra totalmente diferente.

Quando houver erros, corrija-os no mesmo dia, pois será muito mais fácil para você encontrar o erro que foi cometido minutos ou horas atrás, do que deixar para depois e ter que voltar dias, semanas ou até meses atrás para ver onde está o que prejudicou seu controle de caixa. Portanto, esteja sempre atento à todas as transações que sua empresa efetua, sejam elas de recebimento ou pagamento, e registre tudo diariamente de forma correta, desta forma, todos os dias você terá um fechamento de caixa eficiente, sem erros e sem problemas, o que irá contribuir para o controle financeiro de seu negócio.

Leia mais sobre isto em nosso artigo Fechamento de Caixa: Como fazer um controle de caixa eficiente.

Venda Consignada

A venda consignada é uma boa para o controle financeiro pois os produtos que seu fornecedor deixar em sua loja para venda serão consignados, ou seja, você não irá pagar por eles até que sejam vendidos. Isso influencia no controle de fluxo de caixa, pois você não precisa utilizar dinheiro que seria do seu capital de giro para compra de mercadorias, e como bem sabemos, estoque é dinheiro parado. Por isso, a venda consignada é uma ótima opção para você reduzir custos, inclusive.

Falamos um pouco disso em nossos artigos sobre venda consignada. Confira!

Retorno dos investimentos em marketing

Investir em marketing é sempre uma alternativa boa para uma empresa, afinal, é por meio do marketing que a empresa irá divulgar seus produtos e atrair mais clientes para alcançar seu objetivo, que neste caso é vender e obter lucro, e obviamente que isso contribui no controle financeiro. Porém, nem sempre o retorno destes investimentos em marketing é satisfatório, e isso significa despesas para a empresa e menos entradas, o que consequentemente gera falta de dinheiro.

Antes de investir no marketing, sua empresa deve estar segura dos tipos de campanhas que deve fazer, quais produtos são prioridade, qual público alvo quer atingir, se irá valer a pena investir nisso etc. Para isso, é sempre necessária uma pesquisa, tanto dentro da empresa como no mercado. Saber quais produtos você não está vendendo bem e quais você está, saber como e o que você pode fazer para vender mais, quais campanhas elaborar, qual o público alvo mais engajado, tudo isso auxilia para que você saiba como, quando e quanto investir em marketing, e as chances de um retorno não satisfatório serão mínimas.

Saber quanto dinheiro sua empresa está ganhando (ou perdendo) é importante para que você saiba como administrar os investimentos que realiza. Mas para saber disso, você precisa calcular e saber o que está ou não dando certo, e qual o lucro que você está obtendo em cima do dinheiro que você está investindo. E é para isso que serve o ROI, uma sigla em inglês que, em uma tradução livre significa “Retorno sobre Investimento”.

É a partir do ROI que você irá poder calcular os lucros que sua empresa ganha baseado nos investimentos que ela faz, neste caso, em campanhas de marketing. Acompanhar o ROI é fundamental para você saber quais são as maiores fontes de lucro da empresa, se as campanhas de marketing estão tendo os resultados esperados, etc. O cálculo deste retorno sobre investimentos é feito com base em métricas, fórmulas e indicadores, e você pode ler neste artigo tudo sobre o ROI e aprender a fazer o cálculo na sua empresa. Isso trará benefícios, facilidades e um controle financeiro mais eficiente para seu negócio, sem despesas desnecessárias. Leia mais em nosso artigo.

DRE (Demonstrativo de Resultados)

A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) da empresa resume as receitas e as despesas, mensalmente, trimestralmente e anualmente para seu ano fiscal. O valor líquido final, bem como vários outros nesta declaração, são de grande interesse para a gestão da empresa. Alguns dos componentes presentes no DRE são: receita, custo de vendas, custos de distribuição, despesas administrativas, etc.

Este demonstrativo fornece a base para medir o desempenho de sua empresa por determinado período de tempo, e ele pode ser avaliado a partir da demonstração de resultados, como a variação das receitas de venda por determinado tempo e em comparação com o crescimento da indústria, aumento ou diminuição do lucro líquido, comparação da rentabilidade da empresa, entre outros. E isso tudo contribui para o controle financeiro, já que a partir do demonstrativo você poderá saber como sua empresa vem desempenhando seu papel ao longo do tempo e quão satisfatório vem sendo este desempenho.

É importante lembrar que o DRE é preparado com base na renda (receita/vendas) no momento em que são faturadas ou confirmadas e não no momento do recebimento das parcelas. Por exemplo, se você faturou R$100.000 em um mês, mas vai receber tudo em 3 parcelas, no seu DRE, os R$100.000 vão entrar no mês em que ocorreu o fato gerador, ou seja, a venda/faturamento, não importando o seu recebimento (ou não) nos próximos 3 meses consecutivos. O mesmo ocorre com as despesas/compras.

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Precificação certa dos produtos

Precificar os produtos que você vende de maneira correta é um bom meio de obter um controle financeiro eficiente na sua empresa. Muitos comerciantes cometem erros ao colocar preços em seus produtos, isso acontece porque não levam em conta todos os fatores que culminam para o cálculo do preço final de um produto.

É comum que, em alguns estabelecimentos, o preço final dos produtos seja feito baseando-se apenas no custo de aquisição da mercadoria, sem levar em conta outros custos que envolvem este mesmo produto, como, por exemplo, as despesas gerais (aluguel, luz) e custos variáveis (taxas de envio e de armazenamento). Por conta destes fatores não serem levados em conta na hora de precificar um produto, a empresa pode vir a ter mais despesas do que lucro, mesmo que o produto venda bastante, o que é ruim para quem quer gerenciar uma empresa e ter um bom controle financeiro.

Na hora de elaborar os preços dos produtos, é importante pensar sempre em todos os custos possíveis que esta mercadoria pode dar para a empresa, saber qual a margem que você quer ter sobre a venda, qual o valor do produto nas empresas concorrentes, como o produto é visto no mercado, qual a relevância etc. Tudo isso ajuda na hora de estabelecer o preço de venda final de uma mercadoria, e, por consequência, você atinge o objetivo principal, que é vender mais e ganhar dinheiro.

É importante que você tenha consciência a respeito do preço final de seus produtos, pois um produto muito barato ou muito caro, pode ser mal visto aos olhos do seu principal alvo: os clientes. Um produto muito barato pode vender mais, porém, você pode lucrar menos e no mercado este produto pode ser visto apenas como uma “mercadoria barata”. Por outro lado, um produto muito caro pode estabelecer para ele um rótulo de “luxuoso”, e atingirá um público muito específico, sendo assim, você venderá menos, porém lucrará mais. É evidente que, quando o custo de um produto é alto, os materiais usados na sua produção são de boa qualidade e você sabe que o produto deve ter seu mérito, um preço mais alto faz jus à mercadoria, e dá a ela um selo de qualidade.

Então, você deve conhecer seu produto, saber como ele se sai dentro do mercado, como a concorrência vende este produto (e por quanto), conhecer seus clientes e ter a noção de que você precisa elaborar preços justos para as suas mercadorias, mas visando sempre o lucro para a sua empresa, e desta forma, a precificação certa irá lhe ajudar no controle financeiro. Você pode ver mais dicas sobre controle financeiro nestes outros dois artigos publicados em nosso blog.

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Pró-labore

O pró-labore é o salário que os sócios que trabalham em uma empresa recebem. Pela legislação, pró-labore não é a mesma coisa que o salário de um empregado normal, pois sob o pró-labore não recaem obrigatoriedades como 13º salário, férias, FGTS, etc. Neste caso, os benefícios trabalhistas são opcionais e decididos pela empresa. É importante salientar que somente o sócio que trabalha na empresa é quem tem direito ao pró-labore, os sócios que não exercem cargos na empresa são remunerados apenas com a distribuição de lucros.

O pró-labore é obrigatório e deve ser definido entre os sócios. É de extrema importância que o pró-labore seja definido para os sócios que trabalham dentro da empresa, e que seja lançado junto com as folhas de pagamento, registrando assim a despesa. Isso auxilia no controle financeiro porque, desta forma, é possível evitar o erro comum de retirada de dinheiro direto do caixa da empresa sem registrar a saída, o que provoca erros graves na parte financeira da empresa. Você pode ler mais sobre Pró-labore neste artigo publicado aqui no blog do QuantoSobra.

Redução de Custos

Aliada ao fluxo de caixa, a redução de custos é muito importante no controle financeiro de uma empresa. Isso porque a diminuição dos valores a pagar sempre ajuda a saúde financeira do negócio.

A redução de custos pode ser feita de diversas formas e não é nada complicado. Uma boa maneira de reduzir custos é deixando de focar na aquisição de novos clientes e dando mais enfoque à retenção dos clientes que você já possui, afinal de contas, custa cinco vezes mais vender para um novo cliente do que re-engajar alguém que já compra seus produtos.

Outra maneira interessante de reduzir custos na sua empresa é criando uma versão online da sua empresa para vender seus produtos. As compras via internet crescem cada dia mais, e tendo um espaço seu na internet para a venda de seus produtos faz com que você gaste menos tendo que aumentar o espaço físico da sua empresa e preocupando-se com vitrines, localização etc, sem levar em conta o fato de que seu negócio irá operar 24h por dia, e sem funcionários, ao contrário do expediente realizado em uma loja física. Além disso, você também pode reduzir custos com transportes (eliminando tamanho de embalagens, por exemplo) e fazer auditorias nas suas despesas e cortar os gastos desnecessários, tudo isso auxilia a empresa na redução de custos e potencializam o controle financeiro da mesma.

E como reduzir algo que na maioria das vezes você não consegue enxergar? Por isso é tão importante o uso de um sistema de gestão ou planilhas que lhe permitem ver nitidamente para onde está indo o seu dinheiro, para que depois seja possível fazer uma análise e atacar os focos de maior desperdício.

Leia mais sobre redução de custos em nosso artigo Redução de Custos: 8 ideias para cortar gastos sem diminuir a qualidade.

Planilhas de Excel para Controle Financeiro Grátis

Curso Grátis para Aprender Controle Financeiro

Que tal aprender tudo sobre controle financeiro sem sair de casa e, melhor ainda, sem gastar nem um centavo? É o que nós do QuantoSobra oferecemos neste curso gratuito sobre Gestão Financeira.

Nosso curso é feito exclusivamente por e-mail, sendo composto por seis partes, onde você aprenderá o básico de gestão financeira, sobre fluxo de caixa, ponto de equilíbrio, diferenças entres custo fixo e custo variável, e muitas outras coisas. Após este curso você poderá comparar resultados a partir das ferramentas indicadas por nós, que facilitarão o controle do seu histórico de despesas e receitas.

Controle Financeiro

Whitepaper sobre gestão financeira

Controle Financeiro

Software de Gestão Financeira: Tenha o controle financeiro de sua empresa na mão

Para um melhor controle financeiro da sua empresa, é recomendado que você utilize um software de gestão para ver toda o seu negócio na palma da sua mão. Para auxiliar você na gestão da sua empresa, existe o QuantoSobra. Você pode ver as vantagens do nosso sistema em relação ao Excel neste infográfico.

Você pode fazer um teste grátis no nosso sistema clicando na imagem abaixo:

Controle Financeiro

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7 Comments

  1. Gerenciador financeiro: como essa ferramenta pode ajudar seu negócio 22 de maio de 2017 at 10:39

    […] verdade é que poucos são os empreendedores que realmente enxergam no controle financeiro a sua real […]

  2. Douglas 6 de junho de 2017 at 09:54

    fudido este material muita informação grátis

  3. Alceu 9 de maio de 2018 at 07:57

    Parabéns pelo material será muito útil

  4. Educação financeira para lojistas: como separar o dinheiro da loja das finanças pessoais? 3 de agosto de 2018 at 14:20

    […] com duas planilhas separadas ou, se você usa um software de controle financeiro, crie um perfil para a loja e outro para as suas próprias […]

  5. O Negócio do Século XXI, o Guia do Pai Rico - Rbert Kiyosaki (Resumo) 8 de outubro de 2018 at 22:10

    […] as pessoas que chegam à categoria “I” desejam, sobretudo, liberdade financeira e, portanto, se preocupam em obter, sempre, o melhor retorno para cada um de seus […]

  6. Como fazer a gestão financeira de uma empresa - 2MGA Consultoria 11 de outubro de 2018 at 11:00

    […] as áreas financeiras de uma empresa, independente de seu tamanho. O objetivo é claro: manter o controle total das finanças do negócio para gerar o máximo de lucro […]

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