Fluxo de caixa: Como fazer o controle, gestão e análise do seu negócio por ele

“Fluxo de caixa” é uma expressão financeira, contábil e comercial muito usada no mundo corporativo hoje em dia, mas que ainda gera dúvidas entre empreendedores. Qual exatamente o significado desse conceito? Qual sua importância para a empresa? Saiba as respostas para essas e outras perguntas neste artigo.

O que é o fluxo de caixa

Primeiro, é importante conceituar o que é o fluxo de caixa. Toda empresa precisa se programar financeiramente, por isso realiza um controle sobre o capital que entra e sai de seu caixa em determinado período de tempo. O fluxo de caixa consiste justamente nas expectativas (que são calculadas com base nos resultados de períodos anteriores) de entrada e de saída de dinheiro (em espécie, em pagamentos, em descontos, etc.) do caixa da empresa.

Para simplificar: fluxo de caixa nada mais é do que as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa em um determinado período de tempo. O período para análise e para fazer os controles do negócio podem ser diários, semanais, quinzenais, mensais, anuais etc.

O mais comum é que o controle de fluxo de caixa seja efetuado mensalmente e que também sejam feitas análises anuais do que de fato foi realizado ano a ano, com intuito de verificar se o ano foi positivo ou negativo em termos de fluxo de caixa (sobrou ou faltou dinheiro). Desta forma, sabe-se como foi a saúde financeira da empresa no ano em relação às entradas/receitas X saídas/despesas. Havendo mais entradas do que saídas, houve um saldo positivo de dinheiro e uma geração positiva de caixa (sobrou).

Segundo o artigo sobre fluxo de caixa do SEBRAE:

“O objetivo do fluxo de caixa é apurar o saldo disponível para que haja sempre capital de giro na empresa, para aplicação, investimentos ou eventuais gastos”.

Ou seja, o fluxo de caixa visa a manutenção adequada das operações financeiras da empresa. O empreendedor deve saber quanto pode gastar, quanto tem a receber, quais são os valores que se espera para o período seguinte, etc… Essas informações subsidiam futuras decisões acerca de empréstimos, investimentos, consignações e distribuição de lucros entre sócios, por essa razão são tão importantes.

Qual é a importância do fluxo de caixa para uma empresa?

Inicialmente, o padrão das operações de fluxo de caixa fornece as informações mais importantes que um empreendedor pode ter para a manutenção da empresa. Ele sabe com quanto dinheiro pode contar, qual a tendência do fluxo financeiro da empresa (de crescimento ou de redução de rendimentos), como andam as despesas, etc…

O objetivo final do empreendedor é gerar lucro para os sócios da empresa. Uma visão atualizada sobre o estado das contas empresariais (ativos em circulação, grau de liquidez, etc.) auxilia a conformação de um planejamento estratégico para a obtenção de mais lucro. Se o empreendedor percebe que o fluxo de caixa tem diminuído, seja em função de gastos excessivos, seja em função de uma redução das vendas, é necessário voltar ao planejamento da empresa e repensar a estratégia para os próximos meses.

Além disso, é necessário contar com as informações do fluxo de caixa para tomar decisões como a tomada de empréstimos (para cobrir eventuais desfalques financeiros) e a realização de investimentos. Se há sobra de dinheiro e não há contingenciamento de verbas, por que não investir em algum setor da empresa?

Ou seja, o fluxo de caixa é a ferramenta com a qual o empreendedor pode contar para fornecer informações objetivas sobre a realidade financeira da empresa. Sua atualização é periódica e bastante frequente, a depender dos mecanismos de gestão financeira a disposição da empresa. Informações sobre o capital fixo (máquinas, equipamentos, automóveis, imóveis e outros investimentos de baixa liquidez) são menos voláteis, portanto necessitam de menor frequência de atualização.

Como administrar o fluxo de caixa?

Idealmente, sua empresa conta com ferramentas automatizadas de verificação de saldos, despesas, ativos e recebíveis. Essas operações são normalmente realizadas por meio de softwares de gestão financeira, que atualizam de forma automática as informações e criam relatórios, gráficos, extratos de informações, etc…

Para qualquer administrador de empresas, é necessário equilibrar as saídas e entradas de fundos no caixa da empresa. Isso pode ser feito por períodos, pois alguns negócios são sazonais (maior movimentação em determinadas épocas do ano), o que exige o contingenciamento de fundos para a manutenção de gastos fixos dos meses seguintes.

Para empresas com negócios mais regulares, um dos objetivos é diminuir ao máximo o período de compensação de recebíveis (principalmente cheques, títulos de crédito e outras formas de pagamento a prazo aceitas por sua empresa), bem como aumentar o prazo de quitação das despesas da empresa. Essa estratégia proporciona maior “folga” financeira e fluxo de caixa para a realização de investimentos.

Fluxo de caixa e Capital de giro: qual a diferença?

Capital de giro tem um conceito distinto, porque envolve a liquidez de outros ativos da empresa, como estoques de mercadorias, principalmente aqueles de fácil venda. Também podem ser incluídos nesse capital, bens da empresa que possuam maior liquidez, como matéria-prima e outros produtos de fácil comercialização. O fluxo de caixa lida com ativos efetivamente líquidos, como o saldo em contas bancárias, no caixa da empresa, etc…

Período de controle do fluxo de caixa

Para controlar o fluxo de caixa, é necessário fixar um período de referência para a análise financeira a ser realizada. Por exemplo, se sua empresa realiza muitas vendas e pagamentos em um espaço de tempo muito curto, a elaboração de relatórios de fluxo de caixa a cada mês pode ser defasada em relação às efetivas necessidades da direção. Ao contrário, se a maioria das operações for feita mensalmente (no final ou no começo do mês, por exemplo), a elaboração de relatórios diários ou mensais poderá representar trabalho excessivo e desnecessário para o setor contábil da empresa.

Registrar operações do fluxo de caixa

Para que o fluxo de caixa seja efetivo e reflita a realidade financeira da empresa, é preciso registrar todas as operações em curso. Essa recomendação pode parecer desnecessária, mas muitas empresas deixam de controlar algumas operações de caixa realizadas em espécie (compra e venda em dinheiro), por exemplo. Isso pode acarretar erros substanciais em relação à efetiva disponibilidade de fundos, bem como à necessidade de readequar certas práticas comerciais. Por essa razão, prefira sistemas automatizados de pagamento, controle e recebimento de fundos em benefício da empresa. Será mais fácil e eficiente controlar as operações dessa forma.

Como evitar que o caixa entre no vermelho

Evitar que sua empresa entre no vermelho é uma tarefa difícil, que necessita de análise minuciosa do fluxo de caixa e das operações comerciais em curso no âmbito empresarial. O primeiro passo é manter um sistema de controle de informações atualizado sobre o fluxo de caixa da empresa. Posteriormente, ao perceber oscilações preocupantes, como o aumento de despesas e a redução de rendimentos, é preciso corrigir práticas de gestão eventualmente inadequadas. Por exemplo, podem ser feitas reduções de gastos, investimentos em setores mais produtivos, readequação de estratégias de marketing, etc.

Como montar o seu fluxo de caixa:

Para estruturar o seu fluxo de caixa, você deverá pensar na definição do seu Plano de Contas, organizar um processo simples e fácil para realizar os lançamentos de receitas e despesas, controlar as contas a pagar e a receber e para ter um fluxo de caixa real (o que sua empresa tem em caixa de fato), bem como se preocupar em como vai extrair indicadores e gráficos financeiros para realizar a sua gestão de fluxo de caixa.

Assim, o primeiro passo seria definir o plano de contas. Lembre-se quanto mais simples, mais fácil. Se você criar muitas categorias ficará muito detalhado e chato de realizar os lançamentos no seu sistema ou planilha.

Segundo, você deverá pensar em uma forma fácil e simples de realizar os lançamentos financeiros na planilha ou sistema de gestão, nós aconselhamos que seja feito diariamente, para não deixar acumular e dar chance para não realizar os lançamentos.

Terceiro, você deverá sempre ter o controle das contas que foram pagas ou recebidas, para que possa transformá-las de conta pendente para realizada, a pagar para paga e a receber para recebida.

Feito isto por um período determinado, você deverá realizar as análises e controles necessários com base nos dados reais que você lançou na sua planilha de fluxo de caixa ou software de gestão. Analise com atenção os gráficos e indicadores gerados.

Fazer o controle de fluxo de caixa é fácil?

Muitos empreendedores iniciam o controle do seu fluxo de caixa e depois param, mas quais os motivos que os levam a fazer isso? São vários. Muitos deles não conseguem definir um processo administrativo e financeiro fácil e que seja suficiente para organizar os lançamentos das contas no sistema escolhido. Com isso, além de não terem dados atualizados, ainda acabam perdendo muito tempo em alguns poucos dias da semana realizando lançamentos de longos períodos, o que faz com que eles fiquem frustrados e estressados, largando o controle de fluxo de caixa de mão. Ainda, muitos pedem para um funcionário realizar os lançamentos, porém, não verificam se os lançamentos estão sendo feitos de fato ou, até mesmo, se estão sendo feitos de forma correta.

Além de todo este desperdício de tempo, o custo operacional de ter um funcionário fazendo retrabalho e lançando várias coisas novamente pode causar prejuízos, por isso, defina um processo fácil e que realmente possa ser seguido diariamente para que seu funcionário, ou você mesmo, mantenham o seu fluxo de caixa sempre atualizado. Por experiência própria com nossos clientes, podemos afirmar que as empresas que deixam para atualizar o fluxo de caixa somente no final da semana (exceto se realmente é muito pequena e tem pouquíssimo movimento) acabam desistindo de realizar tal controle pela complexidade que ela mesma criou. Lance diariamente e você verá como é fácil manter tudo atualizado.

Todo fluxo de caixa, quando bem alimentado, gera uma série de indicadores financeiros interessantes para os gestores. Por isso, aproveite! Se você tem um software online como o QuantoSobra, por exemplo, você terá indicadores, um DRE e também vários gráficos que vão te ajudar a decidir os rumos do seu negócio e realizar análises financeiras em cima do seu fluxo de caixa. Elas vão permitir que você tome decisões acertadas, cresça o seu negócio e ganhe ainda mais dinheiro, favorecendo sempre a geração de caixa positivo.

Softwares ou planilhas que dificultam alimentação, ou até mesmo o uso de papel.  Este é o maior dos entraves! Você ainda lança tudo em livro caixa ou naquele caderninho? Seja honesto consigo mesmo e também comigo… Quantas vezes você parou para olhar aquele caderninho e somar tudo para ver os resultados da sua empresa? Você sabe quanto está gastando em cada uma das possíveis categorias de despesa que você tem no seu negócio? E você sabe quanto é o seu custo fixo? Você sabe quanto precisa vender para garantir somente o pagamento do seu custo fixo?

Você tem certeza que este caderno ou esta planilha que você utiliza são mesmo fáceis de ler? Eles podem ser simples de lançar, mas eles te entregam os dados que você precisa para analisar o desempenho da sua empresa? O fluxo de caixa do seu negócio é positivo ou negativo? Você sabe onde estão os gargalos? Quais as suas despesas realmente valem a pena serem trabalhadas para diminuir custos? Tudo isso o seu fluxo de caixa pode te responder, porém, ele precisa estar bem alimentado e também precisa ter um bom sistema para fazer o cruzamento de todas estas informações (agora, pausa para o merchan: o QuantoSobra faz tudo isso, ok? Passa lá e dá uma testadinha!).

Como ter uma boa gestão de fluxo de caixa?

A garantia de sucesso ao realizar um bom controle de fluxo de caixa, é fazer uma gestão com análise dos dados. Não adianta nada você colocar um empregado seu para lançar tudo que acontece de financeiro na sua empresa se você não for para frente do computador e analisar os dados. Um bom software de gestão online que seja fácil de usar e também fácil de ler os dados pode ajudar nisso.

Todavia, não basta que este software seja fácil de ser alimentado, ele deve ser fácil de ser lido, entregar as informações que você precisa de uma forma clara e sem enrolações.

Faça uma gestão baseada nos indicadores e dados que você conseguir coletar do seu fluxo de caixa e garanta que você não vai ficar sem dinheiro ou até mesmo ir à falência. Organize as suas compras e vendas, pagamentos e recebimentos, tudo para evitar o desgaste financeiro do seu negócio e o seu também.

Tenha um Plano de Contas simplificado

O plano de contas é uma lista de categorias de receitas e despesas do seu negócio. Ao planejar quais serão as categorias que você vai definir para o seu fluxo de caixa, tome muito cuidado, pois se você detalhar demais, você vai perder muito tempo para realizar os lançamentos financeiros na sua planilha ou software de fluxo de caixa. Além disso, análise do seu fluxo de caixa também será muito complexa e demorada!

Faça esta definição de categorias de forma fácil. Você também irá ajudar o seu contador simplificando a vida dele! Já pensou ter que analisar 500 categorias de receita e despesa? Não é muito mais fácil analisar 20, 30 ou 50? Claro que é, além de ser mais fácil, o maior agrupamento de categorias vai te facilitar a tomada de decisões, pois você verá onde estão os seus grandes centro de custos ou seus maiores meios de recebimento.

Como organizar suas categorias de Recebimentos (receitas, entradas, contas a receber):

Você poderá dividir em categorias por forma de pagamento, como dinheiro, cheque, cartão, transferência, boletos etc… ou até mesmo pela área de atuação do seu negócio, ou se você vende serviços e produtos, poderá dividir venda em serviços, venda em produtos, ou venda mista. Assim, poderá ver o que mais te rende entradas de dinheiro dentro do período no seu negócio.

Pensando nas suas categorias de Pagamentos (despesas, saídas, contas a pagar)

Você poderá dividir o seu fluxo de caixa com categorias de despesas iguais às da receita, caso você faça por formas de recebimento/pagamento. Porém, acredito que seja mais inteligente dividir por categoria de custo, como por exemplo, água, aluguel, telefone, luz, matéria prima, compra de mercadorias, pagamento de salários, etc…

O interessante também para você pode ser organizar seus pagamentos juntamente com seus fornecedores, definindo sempre datas para realizar o pagamento dos fornecedores, assim você consegue organizar seu fluxo de caixa mais facilmente e sabe quando precisará ter dinheiro em caixa, pois, terá muitas saídas. Além disso, é importante definir o que é custo variável e fixo nas suas categorias de despesa. Nós já falamos sobre o assunto no nosso artigo sobre a planilha de custos:

Segundo o site Portal da Contabilidade, custos fixos ou variáveis podem ser diferenciados da seguinte maneira:

Despesas e Custos Fixos

Despesas ou Custos fixos são aqueles que não sofrem alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção. Independem portanto, do nível de atividade, conhecidos também como custo de estrutura.

Exemplos:
– Limpeza e Conservação
– Aluguéis de Equipamentos e Instalações
– Salários da Administração
– Segurança e Vigilância
– Possíveis variações na produção não vão afetar os gastos acima, que já estão com seus valores fixados. Por isso chamamos de custos fixos.

Despesas e Custos Variáveis

Classificamos como custos ou despesas variáveis aqueles que variam proporcionalmente de acordo com o nível de produção ou atividades. Seus valores dependem diretamente do volume produzido ou volume de vendas efetivado num determinado período.

Exemplos:
– Matérias-Primas
– Comissões de Vendas
– Insumos produtivos (Água, Energia)

Análise do fluxo de caixa (recebimentos e pagamentos):

Como explicamos no início deste artigo, o fluxo de caixa será o resultado da alimentação das suas contas pagas, a pagar, recebidas e a receber, ele poderá ser feito em uma planilha ou um software de gestão online.

Um bom fluxo de caixa vai te dar uma visão clara do seu negócio financeiramente e se você terá problemas futuros com falta de dinheiro etc… Você poderá antecipar necessidades, possibilidades de financiamento etc. Por isso, é muito importante fazer uma boa gestão de fluxo de caixa.

O que analisar no seu fluxo de caixa:

Receitas e Despesas

Verifique quanto você tem de receita e despesa mês a mês e se tem lucro ou prejuízo nesses períodos. É muito importante ter estes dados para impedir que você vá a falência e te ajudar a crescer o seu negócio. Pois quanto mais dinheiro em caixa, mais possibilidades de fazer financiamentos ou de negociar boas compras em maior quantidade por menor preço com fornecedores.

Você pode identificar também alguns padrões, se tem alguns meses que são padronizados ano a ano, por exemplo, todo dezembro você tem pico de receita pelas vendas do natal, ou perto do dia das crianças etc.

Havendo um histórico maior, você poderá comparar todos os meses ano a ano, para ver se existe alguma sazonalidade no seu negócio.  Você poderá comparar, por exemplo, se todo início de mês você tem algum padrão específico, como grandes despesas com pagamento de funcionários etc. Tendo este dado na mão, não é aconselhável que você programe mais pagamentos ainda para o início do mês, não é mesmo? Já pensou ter que pagar toda sua folha de pagamento e ainda seus fornecedores em um mesmo dia? Além de ser muito trabalho administrativo, você terá um rombo no seu fluxo de caixa!

Saldo Mensal e Acumulado

Acompanhe também se o seu saldo mensal vai ser lucro ou prejuízo. Esteja sempre verificando se o seu saldo acumulado permite que você junte algum dinheiro.

É importante que você possa acumular algum dinheiro para estar sempre preparado para períodos difíceis, como variações de mercado, uma crise, ou meses que são tradicionalmente fracos de movimento em vendas e recebimentos para o mercado em que você está inserido.

Lucratividade do negócio

Fique de olho no lucro gerado pelo seu negócio. Se você procurar pela internet vai ver que o aconselhável, de uma forma bem genérica e nada específica para o seu tipo de negócio é que a lucratividade seja sempre maior que 10%,.

Porém, isso varia muito de empresa para empresa. Alguns negócios com margens menores ganham dinheiro e geram fluxo de caixa positivo pelas vendas de volume, vendas em larga escala.

Gráficos e Indicadores

Analisar gráficos de fluxo de caixa é algo de suma importância. Eles permitem que você enxergue tendências de crescimento ou queda no seu negócio em receitas ou despesas, além disso, é possível entender a distribuição das receitas e despesas nas categorias criadas.

Por exemplo, você poderá saber quantos % das suas despesas ou receitas estão em cada categoria. Digamos que você queira reduzir custos, não faz sentido algum trabalhar em cima de despesas que representam apenas 0,5% dos seus custos, pois mesmo que você diminua em 90% elas, o resultado no final do mês será ínfimo e não vai te ajudar em nada. Além disso, você terá gasto um tempo desnecessário em cima de algo nada produtivo e que não vai te render mais receitas.

Cuidar da gestão de contas de sua empresa é um passo essencial se você deseja prosperar em seu negócio. Somente por meio da análise do fluxo de caixa é que você consegue ter, dia após dia, um diagnóstico real de como estão os seus negócios e pode tomar decisões relacionadas a investimentos, contratação de mais pessoas ou, se for o caso, realizar cortes nas despesas e substituir fornecedores.

Sabemos que manter tudo isso em dia não é uma tarefa simples, mas em algum momento você vai ter que começar a se preocupar com isso. Em um cenário ideal, sua companhia tem um profissional dedicado para cuidar dessa parte, mas se você atua em uma pequena empresa talvez seja você mesmo o responsável por assumir essa função.

5 dicas de como organizar o seu fluxo de caixa

Para resumir tudo o que falamos, criamos uma lista com 5 dicas de como organizar o seu fluxo de caixa de maneira fácil e sem complicações. Dá uma olhadinha:

1- Organize as suas contas

É quase impossível tomar decisões certeiras sobre o que fazer ou não fazer em sua empresa se você não está ciente da situação financeira em que ela se encontra. Por isso, a palavra-chave que você deve levar em consideração mais do que todas é “organização”. Você precisa colocar no papel ou em um sistema informatizado todos os valores que vão entrar ou sair da sua empresa nos próximos meses.

Assim, você pode adotar desde as soluções mais simples até aquelas mais completas. Em outras palavras, para começar uma planilha no Excel ordenando seus recebimentos e seus gastos já resolve (faça o download grátis de planilhas de excel aqui). Com o passar do tempo, adotar um sistema de gestão financeira pode fazer a diferença na sua empresa na hora de avaliar o fluxo de caixa e fazer a gestão de contas.

2 – Classifique as movimentações financeiras

Para começar, registrar os valores em uma planilha como “gastos” e “ganhos” pode ser o suficiente, mas com o passar do tempo essa classificação simples não será capaz de fornecer elementos suficientes para você entender de onde e para onde está indo o seu dinheiro. É preciso categorizar os valores de uma forma mais eficaz para que seja possível ter um panorama completo da situação.

Assim, discrimine cada um dos valores, colocando-os em grupos distintos. Por exemplo: você pode criar um grupo chamado “custos operacionais” em que vai colocar os valores com aluguel, água, luz e telefone. Esses são valores básicos para que você possa manter a sua estrutura em funcionamento, um quesito em que você até pode economizar, mas nunca vai conseguir chegar a um valor zero. Por outro lado, quando o assunto for “eventos e viagens”, em um momento de crise esse item pode ser reduzido ou cortado, se necessário.

3 – Planeje o médio e longo prazo

Se engana aquele que imagina que basta planejar as contas do mês que tudo está resolvido. Ao montar um fluxo de caixa, o ideal é fazer a previsão dos recursos para um período de pelo menos três meses. Isso é importante porque é comum que um trabalho realizado em um mês seja pago somente em outro, por exemplo. Dessa forma, você tem uma visão geral do que está acontecendo e evita surpresas de um mês “cheio” seguido de um mês “vazio”.

Outra vantagem é a de poder provisionar dinheiro para tributos, taxas e impostos que precisam ser pagos. Sabendo que há um pagamento futuro, você pode diluir mês a mês o valor em forma de provisão, aliviando o caixa em meses com maior incidência de valores extras. Outra opção, em algumas contas, é a possibilidade de usar parte do caixa para antecipar pagamentos, desde que exista um desconto que justifique esse investimento.

4 – Antecipe recebimentos e pagamentos

Como já dissemos, o fluxo de caixa serve não apenas como a ferramenta principal da gestão de contas, mas também como uma forma de análise de investimentos. Sabendo tudo aquilo que você tem a pagar e a receber, você pode antecipar pagamentos, se houver um desconto considerável, ou recebimentos, se as taxas bancárias compensarem.

Com essa atitude simples você pode economizar um bom dinheiro em longo prazo, ainda que “sacrifique” momentaneamente o seu caixa. Pense da seguinte forma: você tem seis parcelas de R$ 1 mil para vencerem nos próximos seis meses. Ao longo de seis meses, portanto, você vai gastar R$ 6 mil. Se você antecipar o pagamento, e quitar todas de uma só vez, consegue um desconto e paga R$ 5 mil. Se optar por investir esses R$ 6 mil, receberá R$ 6,5 mil ao final do período. Ou seja, você pode ganhar R$ 500 ou deixar de gastar R$ 1 mil. Cenários como esse, só o fluxo de caixa vai ser capaz de mostrar.

5 – Um sistema de gestão financeira fará você ganhar tempo

É fundamental que sua empresa tenha um profissional dedicado a fazer a gestão de contas e cuidar do fluxo de caixa. Porém, independente de quem vai executar essa função, considere a adoção de um sistema de gestão financeira em sua companhia. Além de automatizar tarefas, fazendo com que todos os envolvidos poupem tempo, alguns são capazes de dar insights de análises financeiras.

Tudo o que você precisa fazer é imputar os dados à planilha para que ele possa calcular juros, taxas e levantar as hipóteses de antecipação de pagamentos ou de recebíveis. Você verá que cada situação precisa ser analisada à parte. Em muitos casos, vale a pena se apertar um pouco e esperar a data correto do vencimento do que antecipar um dinheiro e perder parte considerável da sua receita no médio prazo.

Fluxo de caixa na prática

Assim como todo empresário, você quer que o dinheiro entre rápido e que saia muito lentamente. Esta é a premissa básica. Para o dinheiro entrar rapidamente, você precisa que os seus clientes te paguem o mais rápido possível. Para o dinheiro sair lentamente, você precisa demorar o máximo possível para pagar os seus fornecedores (sem passar dos prazos combinados, é claro). Quando você conseguir isso, você terá o seu fluxo de caixa sob controle.

Você sabe por que isto é tão importante? Digamos que você vendeu R$ 10.000 em maio, porém, o seu cliente só te pagou em junho e você tem que pagar, neste meio tempo, salários, energia, aluguel, água, telefone etc no valor de R$ 4.000, se você visualizar a sua situação econômica (que leva em consideração as suas vendas/faturamento no mês) pelo seu DRE (demonstrativo de resultados do exercício – D.R.E.), você terá R$ 6.000 de lucro, 10 mil de receita vendida, menos 4 mil de custos, sobra 6 mil, certo? Porém, este é apenas o demonstrativo do que você gerou no seu mês de lucro, ou seja, apenas “no papel” (ou no sistema de gestão), trata-se da visão por competência, do quanto a sua empresa foi capaz de produzir de lucro no mês. De fato, na visão por caixa, analisando o seu fluxo de caixa, isto não aconteceu, pois estes 6 mil de lucros gerados no mês serão recebidos somente em junho.

Desta forma, se você tem 4 mil para pagar de custos em maio e o seu cliente só vai te pagar em junho, você terá que achar alguma maneira de ter 4 mil para pagar os seus custos. Este é o problema do fluxo de caixa. Pelo nosso exemplo, em Maio você seria lucrativo economicamente falando, porém, o seu fluxo de caixa estaria negativo, o que significa que não haverá dinheiro voando para o seu bolso, ou pior, haverão somente valores saindo do seu bolso para pagamento dos custos. Por isso, é importante ter uma visão ampla tanto econômica quanto de caixa, para poder comparar as duas, pois não é possível gerenciar uma empresa sem estas duas visões. O QuantoSobra te entrega estas duas visões ;).

Para realizar o balanço correto entre quando você é pago pelo seus clientes e quando você paga os seus fornecedores, aumente o prazo para realizar seus pagamentos e diminua o prazo para receber suas vendas.

• Seja pago o mais rápido possível. Quando possível receba em dinheiro para não ter que esperar compensações de banco e operadoras de crédito. Mesmo que você receba somente uma parte do pagamento adiantado, por exemplo, e o final na entrega do produto ou do serviço prestado, isto já vai te ajudar com seu fluxo de caixa. Ofereça incentivos, sejam descontos ou brindes para pagamentos antecipados.
• Não tenha muito estoque. O seu estoque representa dinheiro parado, por isso, saber quanto de estoque você deve ter é crucial. Comprar errado e ter um estoque muito grande pode te gerar problemas de fluxo de caixa. Tente vender os produtos antes mesmo de você ter eles (caso seja possível, é claro). Muitas empresas compram produtos ou investem em serviços e depois testam o mercado com o produto já em estoque, comece a oferecer para seus clientes antes mesmo de ter o produto em estoque, como forma de validar a existência de uma demanda no mercado pelo produto ou serviço antes mesmo de pagar qualquer coisa para fornecedores. Talvez você consiga vender antes mesmo de ter o produto e receber adiantado, utilizando assim o próprio dinheiro recebido para pagar a compra realizada.

Você trabalha com encomendas? Verifique com o seu fornecedor se ele não faz o chamado “drop-shipping”. Drop-shipping é o ato de comprar do seu fornecedor e ele entregar direto para o seu cliente. Assim, você vende para o cliente, recebe o pagamento (ou pelo menos uma entrada), faz a compra no fornecedor, paga (ou negocia o pagamento) e eles já entregam diretamente ao seu cliente, diminuindo o prazo de entrega, logística, custo com armazenagem e com transportes, aumentando a sua lucratividade.

• Negocie com os vendedores, eles podem te ajudar a melhorar seu saldo no fluxo de caixa com melhores prazos para pagamento. Se você é um cliente importante para eles, será muito melhor para eles que você tenha um negócio saudável do que um negócio que não irá perdurar.
• Corte custos desnecessários. A redução de custos é sempre possível dentro de uma empresa, basta parar para analisar seus números e verás que existem despesas que podem ser diminuídas. Às vezes, basta mudar de fornecedor. Talvez você tenha um software de gestão que te cobre uma fortuna de licenças anuais etc, ou até mesmo altos custos mensais. Você pode experimentar o QuantoSobra para resolver este problema.
• Utilize o cartão BNDES. Se o seu fornecedor aceita pagamento com o cartão BNDES, peça o seu caso você não tenha, ele oferece ótimos prazos de pagamento. Ainda, você pode usar o cartão de crédito normal também para pagamentos à vista, por exemplo, pois aí você ganhará 30 dias até pagar a fatura. Talvez você consiga parcelar algumas compras no seu cartão de crédito e receber a vista dos seus clientes… Quem sabe?
• Faça dinheiro de formas alternativas. Uma ótima forma de receber antecipadamente, antes mesmo de realizar a venda, é vender cartões vale-presente, eles funcionam muito bem, pois quem presenteia realiza o pagamento em dinheiro e a mercadoria só será retirada pelo presenteado após um certo tempo.

 

Conclusão:
Para encerrar, o recado que quero deixar é que você SIMPLIFIQUE a gestão do seu fluxo de caixa com um sistema fácil de usar e que você tenha controle do quanto quer detalhar.

Utilize uma ferramenta para controle que realmente facilite e agilize o seu dia a dia, não só para realizar os lançamentos, mas que também permita realizar análises com facilidade. O caderno não te entrega gráficos e indicadores para análise e o livro caixa dá muito retrabalho, por isso, fuja deles.

Faça análises regularmente. Crie ritos (atividade organizada com hora marcada e que se repita, tornando-se um hábito) em sua empresa para análise do seu fluxo de caixa e aproveite muito bem os indicadores e gráficos que o seu software de gestão vai gerar para você de forma automática.

Se você ainda tem alguma dúvida sobre o assunto, dá uma olhadinha nesse vídeo bem legal e completo que o Paulo Mattos postou no canal dele no YouTube: