Conheça os principais erros na hora de emitir notas fiscais eletrônicas

A emissão de notas fiscais eletrônicas é obrigatória na maior parte do Brasil e, em breve vai ser obrigatória em todo o território nacional. Apesar disso, nem todos os empresários sabem fazer esta emissão sem erros.

Isso porque, existem muitos detalhes que podem passar despercebidos e, até, confundir quem deve emitir a NFC-e ou a NFS-e.

Por isso, a gente criou este artigo. Para falar sobre os erros que muitos cometem na emissão das suas notas fiscais eletrônicas e como fazer para evitar estes erros e enganos.

Vamos lá:

1. Confundir os tipos de notas fiscais eletrônicas

Muitos empresários acabam se confundindo sobre o tipo de notas fiscais que devem emitir a cada momento. Por isso, saber exatamente para o que serve cada tipo de nota fiscal é o primeiro passo para que essa confusão não aconteça nunca mais. Vamos aos tipos de notas fiscais:

  • NF-e: A famosa Nota Fiscal Eletrônica. Ela deve ser emitida sempre que você efetua a venda de um produto para um cliente. A gente explicou todo o passo a passo de como emitir a nota fiscal eletrônica NF-e, aqui neste link.
  • NFS-e: A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica: Você deve emitir a nota fiscal de serviços eletrônica sempre que você prestar um serviço a um cliente. Então, se você tem um salão de beleza e faz maquiagens e pinta cabelos, deve emitir a NFS-e. Por outro lado, se no seu salão você faz a venda de algum produto cosmético, a nota a ser emitida por essa venda deve ser a NF-e.

2. Erros com o Certificado Digital

Aqui, também é necessário entender que existe mais de um tipo de Certificado Digital. Ter esse conhecimento também pode evitar muitos erros:

  • Certificado Digital A1: Este tipo de Certificado Digital tem a validade de 1 ano e é um arquivo instalado diretamente na máquina que vai emitir suas notas fiscais eletrônicas.
  • Certificado Digital A3: Este tipo de certificado Digital é portátil e exige a inserção de uma senha a cada transação feita. A única vantagem deste tipo de certificado frente ao primeiro, é que o certificado digital A3 tem a validade de até 3 anos.

Sabendo disso, você deve escolher o certificado que mais fizer sentido para você e para sua empresa. Esse passo é bastante importante porque você não vai poder emitir notas fiscais sem possuir um certificado digital.

Um dos principais erros que pode acontecer referente aos certificados digitais é o famoso Erro 90. Esse erro acontece sempre que o seu certificado digital está não operacional ou não disponível.

Esse erro pode indicar que a validade do seu certificado pode ter chegado ao fim, ou, que você precisa reinstalar o arquivo do certificado. De qualquer maneira, a melhor forma de resolver a questão é entrar em contato com a Autoridade Certificadora onde você contratou o seu certificado digital.

Aqui, neste link a gente falou sobre os tipos de certificados digitais que existem no mercado e suas vantagens e desvantagens. Aqui, a gente falou exclusivamente sobre o Certificado Digital A1 e suas vantagens.

3. Confundir a NF-e com a DANFE

Este erro também é bastante comum para todos que precisam fazer emissão de nota fiscal eletrônica.

Isso porque, a Danfe é uma versão simplificada e impressa da nota fiscal eletrônica. Ela serve somente para comprovar a existência de uma versão eletrônica da nota e não tem validade jurídica. A gente falou tudo sobre a Danfe aqui, neste artigo.

O documento realmente importante nessa transação toda é o arquivo XML presente na nota fiscal eletrônica. É este arquivo que possui todas as informações da transação e possui validade jurídica.

Apesar disso, todos os dados presentes na Danfe devem ser correspondentes aos dados que estão na NF-e. Caso existam erros ou sejam encontrados dados diferentes entre os documentos, as multas são altas, podendo representar até 100% do valor da transação.

4. Preencher a nota fiscal errado

Esse erro também é bastante comum para todos que precisam emitir notas fiscais eletrônicas.

Isso porque, é bastante difícil e demorado preencher uma nota fiscal eletrônica sem a ajuda de um sistema que automatize o processo. São muitos dados para serem inseridos e, muitas vezes o empresário nem sabe o que significa cada sigla.

Por isso, é importante entender o que é NCM, CFOP, Situação Tributária, ICMS, ICMS ST, CSOSN e CEST. Também é importante que você saiba de cor o CNPJ da sua empresa.

O bom nesta situação toda é que sempre existe a chance de se fazer uma Carta de Correção para alterar os dados que acabaram sendo preenchidos errado na nota fiscal. A má notícia é que não são todos os dados que podem ser corrigidos neste tipo de documento. A gente falou tudo sobre a carta de correção, aqui neste link.

Guia para a emissão de NF-e

5. Data errada na nota fiscal eletrônica

É bem fácil cometer esse erro. O mais comum é se confundir a data de emissão com a data de competência. Por isso, a gente vai explicar o que cada uma delas é. Assim, você nunca mais vai confundir estes dois itens.

  • Data de Competência: esta é a data em que o serviço foi prestado ou que a venda foi efetuada. esta data não pode ser alterada.
  • Data de Emissão: esta é a data em que a nota fiscal eletrônica vai ser emitida ou impressão.

Bem simples, não é? Sabendo o significado de cada um desses itens não há chance de se cometer algum erro.

6. Não armazenar as notas fiscais eletrônicas pelo tempo certo

Você sabia que as notas fiscais emitidas pela sua empresa devem permanecer em seu poder, guardadas, por pelo menos 5 anos depois de sua emissão? É o que dizem os códigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional. As notas devem ser guardadas e estarem à disposição do Fisco na data que eles solicitarem.

Por isso, você deve ter sempre guardadas as notas que emitir, não só pela exigência do Fisco mas, também, para que sempre tenha em mãos os documentos que podem servir de comprovação de transações e de garantias.

Uma dica importante para o armazenamento da NFe: você pode guardar os arquivos XML utilizando softwares especializados direcionados à gestão desses documentos.

7. Não automatizar o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas

Muitos empresários acham que contratar um sistema de emissão de notas fiscais é perder tempo e dinheiro. Acontece que é bem o contrário. Ter um sistema do tipo pode poupar muito do seu tempo e evitar que você perca dinheiro.

Como dissemos acima, preencher uma nota fiscal eletrônica com todos os dados necessários pode levar mais de 5 minutos. Você acha útil que seus clientes fiquem esperando mais de 5 minutos em uma fila enquanto você emite uma nota fiscal para o último cliente que comprou na sua empresa?

Um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas como o QuantoSobra vai inserir todos os dados necessários na sua nota fiscal e você vai ter  documentos pronto de maneira quase imediata.

Além disso, com um sistema do tipo, você não vai precisar se preocupar em guardar as notas fiscais impressas em papel caso o Fisco precise. Isso porque, o próprio sistema vai armazenar os arquivos das notas fiscais emitidas pela sua empresa.

Como o QuantoSobra tem integração com a SEFAZ, você não vai mais encontrar motivos para se estressar com a emissão desses documentos.

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