Realizar a emissão de recibo é uma ação obrigatória para qualquer empresa ou profissional autônomo que comercializa seus produtos ou serviços. No entanto, esse processo ainda pode gerar muitas dúvidas. Esse é o seu caso?

Caso sua resposta seja sim, pode ficar tranquilo, pois nós preparamos um texto completo e que explica todos os detalhes deste documento. Nele, você aprenderá como funciona a emissão de um recibo e como fazê-la por conta própria, via internet.

Continue lendo para aprender como otimizar a gestão e alavancar seu negócio!

Antes de mais nada, o que é um recibo?

Recibo é um documento que serve para comprovar que uma transação comercial foi feita ou, em alguns casos, que uma dívida foi quitada, de maneira total ou parcial.

Para ambas as partes, ele assegura que o pagamento foi feito e que o produto ou serviço adquirido foi entregue. Assim, garante a legalidade de todo o processo e protege os direitos dos envolvidos.

Para que ele seja válido, podendo ser usado em casos de pedido de reembolso, é importante colocar todas as informações sobre a transação e emitir duas vias. Uma delas fica com quem prestou o serviço e a outra é entregue a quem o contratou.

>>>> Leia também: formas de pagamento – quais são as melhores e mais seguras para sua loja?

Quais são os principais tipos de recibo?

Antes de aprender como emitir um recibo, é fundamental saber que existe mais de um modelo desse documento. Cada um possui características próprias e serve para um fim diferente.

Dito isso, os oito tipos de recibo são:

  • prestação de serviços simples: tipo geral de recibo, ele é usado em transações de qualquer produto ou serviço;
  • pagamento complementar: emitido ao aumentar a quantia paga, como quando um produto ou serviço adicional é acordado após a emissão do primeiro recibo;
  • pagamento de entrada: comprova que o cliente deu um valor de entrada ao contratar o serviço e ele deve ser descontado do total da dívida;
  • pagamento de locação: usado na locação de imóveis – aluguéis – e serve para dar o direito de uso do espaço por um determinado tempo;
  • pagamento de mão de obra: atesta que uma pessoa foi paga por prestar um serviço a uma empresa ou pessoa física;
  • pagamento de autônomo (ou RPA): é o recibo que comprova que uma empresa contratou um trabalhador autônomo, que não possui CNPJ, de maneira formal;
  • pagamento de parte de dívida: usado para comprovar que alguém pagou parte de uma dívida e o valor será descontado do montante final;
  • quitação antecipada: comprovação que a parte devedora adiantou o pagamento do valor antes do prazo final.

Quando é necessário emitir um recibo?

Afinal, quando eu devo emitir um boleto? É obrigatório? Essas são duas dúvidas bem comuns e a resposta para elas é: sempre que vender um produto ou serviço e sim.

A lei 8.846 diz que a ação deve ser realizada em quaisquer transações de bens ou serviços, não importando se elas foram realizadas por pessoas jurídicas ou físicas.

Logo, se você trabalha com vendas, precisa emitir esse documento no seu negócio todas as vezes.

E fique atento ao processo, visto que fazer a emissão de um recibo com o valor errado pode causar problemas com a Receita Federal. Por isso, é bom tomar bastante cuidado.

Como funciona a emissão de recibo?

A emissão de recibo funciona de maneira simples. Basta preencher todas as informações sobre a venda, imprimir e assinar. Bem fácil, não é?

Você pode emiti-lo manualmente utilizando um modelo pronto ou por meio do software de gestão. Aliás, esse último facilita muito o processo e diminui o tempo gasto.

Falando nisso, esse documento deve ter:

  • nome;
  • descrição do produto ou serviço vendido;
  • valor, tanto em números, quanto por extenso;
  • local da venda;
  • data;
  • assinatura dos envolvidos.

O que é um emissor de recibo?

Já se perguntou o que é um emissor de recibo? Na verdade, não há nenhum mistério nisso. Basicamente, esse é o nome dado à pessoa que emite o documento, podendo ser uma empresa ou um profissional autônomo.

Como emitir um recibo: passo a passo simples

Agora, vamos aprender como emitir um recibo manualmente. Ou, melhor dizendo, preenchendo todas as informações em um documento de edição de texto.

Por sinal, você pode salvar o arquivo sem os detalhes e usá-lo como modelo na hora de elaborar outros no futuro, lembrando de personalizar, caso a caso.

Passo 1: dê nome ao documento

O nome do documento é um dos pontos mais importantes. Isso porque ele indica o tipo e a finalidade, até mesmo para fins legais. E nem é preciso personalizar demais.

Basta escrever a palavra “recibo” ou “declaração de pagamento” no topo da página e pronto. Acrescente um número a ele para padronizar e facilitar na hora de procurá-lo para fins fiscais.

Passo 2: descreva o que foi vendido

Neste passo, você deve descrever com detalhes o que foi vendido. Por exemplo, imagine que você tem loja de sapatos e vendeu 50 pares, de modelos diferentes, para uma pessoa que deseja revendê-los em outra cidade.

No recibo, devem constar as quantidades de todos eles, separando por modelos, além de valores, data e forma de entrega. Na descrição, pode-se ainda colocar a forma de pagamento e o prazo para que isso seja feito, caso a modalidade escolhida seja a prazo.

>>>> Não deixe de conferir nosso artigo: cadastro de produtos – o que é e para que serve?

Passo 3: adicione os detalhes

O terceiro passo é adicionar as informações essenciais para garantir a validade do seu recibo. Nele, não esqueça de escrever os valores totais da transação em números e por extenso.

Usando o mesmo exemplo dado acima. Digamos que o valor da venda foi um total de R$ 1.000. No documento, isso seria descrito como R$ 1.000,00, seguindo com a quantia escrita como mil reais.

Outros detalhes cruciais são os nomes das partes envolvidas na transação comercial. Logo depois, não se esqueça de adicionar o CNPJ ou CPF, quando se tratar de pessoa física.

Por fim, escreva o nome da cidade, a data em que o recibo foi emitido e as assinaturas – sua e do cliente.

Como emitir um recibo pela internet?

A boa notícia é que você não precisa fazer todos os passos acima, já que existem soluções para quem quer descobrir como emitir recibos pela internet. Tudo de maneira rápida, prática e digital.

Para fazer isso, é imprescindível ter um software de gestão financeira, uma vez que o processo será feito inteiramente por ele. Um bom exemplo é a ferramenta disponibilizada pela Awise.

No mais, o processo envolve apenas:

  • preencher os dados do emissor e pagador;
  • descrever a venda e o produto ou serviço;
  • clicar para gerar.

Vantagens de fazer emissão de recibo: veja as 3 principais

Depois de aprender como fazer a emissão de recibos, chegou a hora de implementar no seu negócio. Por falar nisso, confira três vantagens que a impressão do documento pode trazer!

1. Ajuda no planejamento financeiro

A primeira vantagem da emissão de recibos é que ele proporciona um maior controle sobre as movimentações de dinheiro da empresa. Em outras palavras, ele facilita a elaboração do planejamento financeiro.

Como resultado, você obtém um maior domínio sobre sua gestão, evitando as dívidas e a inadimplência. Além disso, saberá, com exatidão, o quanto de dinheiro está entrando no caixa do seu negócio.

Aproveite e assista ao vídeo a seguir para conferir seis dicas de controle de financeiro, dadas pelas Sanara Fonseca, a fim de melhorar a gestão da empresa:

2. Traz mais segurança para o negócio

Outro benefício dos recibos é a segurança, tanto para quem vende, quanto para quem compra.

Isso ocorre porque, com esse documento você tem provas de cada transação feita, detalhando as datas, os valores e os produtos ou serviços entregues. Dessa maneira, evitam-se problemas futuros.

Em paralelo, ele otimiza a prestação de contas das pessoas que atuam como autônomas e não possuem um CNPJ.

>>>> Leia mais: CNPJ – como tirar e quais são suas vantagens

3. Evita burocracia

Por último, os recibos são fáceis de emitir, como deu para perceber com o passo a passo que citamos.

Portanto, não demandam muito trabalho ou burocracia, principalmente porque o próprio profissional pode emitir, sem precisar de uma terceira parte atuando como mediador.

Os recibos devem ser guardados?

Sim, como esse é um documento com valor fiscal, ele deve ser guardado com bastante cuidado. Isso inclui fazer uma segunda via e mantê-lo em um local seco. Se possível, mantenha uma cópia online, pois isso evita perdas.

O indicado é que ele seja mantido por, pelo menos, cinco anos, para evitar cobranças injustas e garantir a segurança do seu negócio.

Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Precisamos explicar que, mesmo o recibo sendo um documento importante e que traz vantagens, ele não é um substituto para a nota fiscal. Ou seja, você ainda é obrigado a emitir a segunda em cada uma das suas transações comerciais.

Para deixar claro o porquê de cada um deles existir e não confundi-los, entenda as principais diferenças entre os dois:

Recibo

Comprova que um pagamento foi feito e ajuda a fazer a gestão financeira de uma companhia. A principal característica do recibo é que ele pode ser emitido por qualquer profissional, precisando apenas de um CPF ou CNPJ.

Nota fiscal

Já a nota fiscal é um registro de uma venda e é usada na apuração dos tributos devidos. Isso quer dizer que ela comprova que você vendeu um produto ou prestou um serviço, porém, não diz se o pagamento foi feito.

Um detalhe que a diferencia do recibo é que a nota fiscal (NF), seja ela física ou eletrônica, só pode ser emitida por empresas. Isso quer dizer que o documento é gerado apenas por quem possui um CNPJ. Ficou claro?

>>>> Leia mais: como fazer nota fiscal eletrônica (NFE)? Passo a passo

Use a tecnologia e otimize a gestão do seu negócio

E aí, conseguiu tirar todas as suas dúvidas sobre a emissão de recibos? Então, aproveite e comece a usar um software de gestão, como o Awise, para otimizar o dia a dia do seu negócio.

Além de facilitar a criação desses documentos, essa ferramenta permite que você faça as gestões financeira, fiscal, de vendas e de estoque.

Outras funcionalidades são:

  • controle das movimentações;
  • cadastro de produtos;
  • criação de etiquetas personalizadas;
  • geração de código de barras;
  • controle de entregas;
  • elaboração de relatórios de desempenho;
  • gerenciamento de metas.

E não ache que tudo isso “custa os olhos da cara”. O Awise é gratuito e você pode começar a usá-lo hoje mesmo. Faça um teste agora e confira os recursos que ajudam a alavancar os resultados da sua empresa.