Certificado digital: o que é e como comprar um para sua empresa

O certificado digital é mais uma das evoluções em segurança trazidas pela tecnologia. Com ele as transações online se tornam muito mais seguras, rápidas e eficientes.

Muitos empresários acham que o certificado digital serve somente para a emissão dos diversos tipos de notas fiscais, entretanto, a ferramenta serve para muito mais.

Ela permite o envio de documentos devidamente autenticados e assinados digitalmente, de forma que o receptor não tenha dúvidas da autenticidade dos documentos recebidos.

Além disso, as transações feitas com o certificado digital são muito mais seguras e garantem o sigilo integral de todas as informações trocadas entre os lados da negociação.

Apesar de servir para diversos tipos de transações, o principal uso do certificado digital é mesmo a autenticação das informações durante a emissão de notas fiscais eletrônicas. Isso porque, para poder emitir uma nota fiscal eletrônica é obrigatório que a empresa possua um dos tipos de certificado digital.

Essa obrigatoriedade garante a segurança dos dados tanto do empresario quanto de seus clientes, mas faz com que os donos de empresa tenham que saber o que é esse certificado, para que exatamente ele serve e como funciona.

Por isso criamos esse artigo, para tirar as suas dúvidas respeito dos tipos de certificado digital e para esclarecer o funcionamento desse sistema que, apesar de ser simples, ainda confunde muita gente.

O que é certificado digital

O certificado digital é uma sequência numérica digital que serve de assinatura virtual tanto para pessoas físicas como para pessoas jurídicas. Essa assinatura serve para vários tipos de transações feitas pela internet, uma vez que ela possui validade jurídica.

Muitos chegam a dizer que o certificado digital é uma versão eletrônica do CPF de uma pessoa ou do CNPJ de uma empresa, já que o certificado identifica, de forma digital, a pessoa ou entidade responsável pela transação.

Entre os usos mais comuns do certificado digital estão a emissão de notas fiscais (NFC-e), assinatura de documentos sem a necessidade de presença física do assinante, emissão de Comprovantes de Transporte Eletrônicos e, ainda, para certos tipos de transações de venda.

As declarações do imposto de renda também podem passar pela segurança do certificado digital, assim como a movimentação de contas bancárias.

Certificado Digital

Tipos de certificados digitais

Não existe só um tipo de certificado digital. Aqui no Brasil existem dois tipos que são os mais usados nas transações e emissões de notas fiscais. O certificado digital A1 e o certificado digital A3.

Eles possuem características bem diferentes e, por isso, o empresário deve estar atento na hora de escolher qual o sistema que vai adotar para a sua empresa. Isso porque, existem especificidades que cada um desses certificados têm que podem representar vantagens para alguns empresários e desvantagens para outros.

Vamos às características de cada um:

Certificado digital A1

A principal característica do certificado digital A1 é que ele é um arquivo que é instalado diretamente no computador ou na máquina em que ele vai ser usado. Durante a instalação deste arquivo, que geralmente tem extensão .PFX ou .P12, a senha é solicitada somente uma vez. Depois disso, essa senha não vai ser mais pedida, a não ser se em algum momento o empresário decidir remover a instalação do sistema de seu computador.

Uma das principais vantagens do certificado digital A1 frente ao certificado digital A3 é justamente a segurança de não se precisar digitar a senha de acesso a cada transação feita. Isso permite que o empresário tenha a segurança de não precisar repassar a senha do sistema para todos os funcionários que farão emissão de notas fiscais.

Além disso, o certificado A1 pode ser instalado diretamente no seu sistema de emissão de notas fiscais e em muitas outras plataformas como tablets e celulares, permitindo que você tenha mais mobilidade, emitindo notas fiscais e documentos autenticados independente do lugar onde esteja.

Essa mobilidade também é uma forma de garantia de segurança, uma vez que fica mais difícil que o seu certificado digital seja roubado como pode acontecer se ele estiver armazenado em uma mídia física, como é o caso do certificado A3.

Para emitir notas fiscais com o certificado A1, basta que a sua empresa e suas filiais tenham esse sistema instalado em suas máquinas. A validade do certificado A1 é de 1 ano.

Certificado digital A3

A validade do certificado digital A3 é de 1 a 3 anos. Isso representa uma grande vantagem frente ao certificado A1 mas, talvez essa seja a única vantagem na comparação entre os sistemas.

Isso porque, apesar de também ser bastante seguro, o certificado digital A3 exige que a sua senha de acesso seja informada a cada transação feita. Ou seja, você e seus funcionários vão ter que informar essa sequência numérica a cada vez que forem emitir uma nota fiscal. Em uma empresa em que o número de vendas é alto isso é bastante impraticável.

Outra desvantagem do certificado A3, e talvez a principal delas, é o fato de que ele vem dentro de uma mídia física. Essa mídia física, que pode ser um cartão de memória, um pendrive, ou mesmo, um cartão magnético que vem acompanhado de um leitor só pode ser conectado a 1 dispositivo.

Ou seja, se você quiser emitir notas fiscais nas suas filiais ou mesmo a partir do seu celular ou tablet você vai ter que comprar outro destes certificados, com outra sequência numérica.

Como comprar um certificado digital

Antes de escolher e comprar um certificado digital, você deve saber se a sua empresa realmente precisa de um sistema assim para emitir suas notas fiscais. Algumas são isentas dessa obrigatoriedade, como as empresas optantes pelo Simples Nacional que tenham menos de 5 funcionários. Isso porque, elas vão precisar prestar informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais a respeito dos seus colaboradores se eles somarem mais do que esse número.

O próximo passo é escolher uma Autoridade Certificadora para emitir o seu certificado digital. Essa Autoridade Certificadora, também conhecida pela sigla AC, deve ser habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ou ICP-Brasil.

Existem várias dessas Autoridades Certificadoras, com bastante variação de preço, então, o recomendado é que você faça uma boa pesquisa antes de fazer a sua escolha definitiva.

Depois disso, entre no site da Autoridade escolhida e preencha as informações solicitadas no portal. O próximo passo após essa solicitação é ir até uma Autoridade de Registro pessoalmente, para validar os dados que você informou à Autoridade Certificadora.

É nessa Autoridade de registro que você vai receber o leitor de cartão, o cartão magnético ou o pendrive com o seu certificado se você tiver optado pela versão A3. Se você optou pela versão A1, você vai receber as instruções para fazer o download do arquivo direto para a máquina em que deseja instalar o seu certificado.

Autoridades Certificadoras de Certificado Digital

Como dissemos acima, são diversas autoridades que têm a permissão para a comercialização de certificados digitais. Por isso, você deve escolher aquela que melhor supre as necessidades da sua empresa. As principais autoridades certificadoras são:

  • Serpro – Serviço Federal de Processamento de Dados

A Serpro é uma empresa pública e é a primeira autoridade certificadora credenciada pelo ICP-Brasil. Ela emite os dois tipos de certificados, com preços que vão de R$ 170,00 a R$ 400,00.

  • Caixa Econômica Federal

A Caixa Econômica Federal também faz a emissão de ambos os tipos de certificados. Seus preços vão de R$ 240,00 a R$ 340,00.

  • Serasa Experian

Empresa do setor privado que oferece os dois tipos de certificados com preços que variam entre R$ 270,00 e R$ 570,00.

  • Certisign

Uma das certificadoras mais completas do ramo, a Certisign oferece ambos os certificados e ainda oferece serviços digitais extras. Seus preços vão de R$ 220,00 a R$ 540,00.

Além destas opções, você pode entrar nesse link da Receita Federal e ver outras diversas certificadoras disponíveis no Brasil. Vale lembrar que você conhece sua empresa melhor do que ninguém e por isso, vai saber exatamente qual a empresa e qual o plano que melhor se adapta às suas necessidades.

Se você gostou do assunto, vale ver o vídeo abaixo, que fala um pouco mais sobre o tema:

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