Controle de gastos: como fazer na sua empresa + Planilha de Custos Grátis

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O controle de gastos é essencial para manter o bom funcionamento de qualquer empresa, uma vez que o setor financeiro é o coração de qualquer negócio.

Se pensarmos que o objetivo de qualquer empreendimento é obter lucro para os seus sócios, independente da missão que a empresa tenha definido para si, notaremos que é da gestão financeira feita de maneira correta que depende todos os resultados do negócio.

Esse controle de gastos não pode ser definido somente em saber o quanto a empresa está gastando a cada período, mas também, em ter a noção de para onde está indo este dinheiro e se estes investimento estão trazendo os resultados esperados para o empreendimento.

Além de todos os aspectos de uma boa gestão financeira, como gestão de fluxo de caixa, controle de estoque e controle de contas pagar e receber, o controle de gastos está entre os mais importantes. É através dele que o empresário saberá por onde escoa o dinheiro que está entrando na empresa, sabendo que atitudes tomar para impedir que estes recursos sejam investidos em áreas que não trazem bom retorno e direcionando este fluxo para onde realmente existe a possibilidade de geração de lucro.

O que é controle de gastos

Controle de gastos é fazer a gestão completa do destino dos investimentos e recursos de uma empresa. É usar ferramentas e técnicas que analisem, investiguem e controlem a rota que o dinheiro faz para sair de dentro do caixa do negócio.

Em resumo: é ter o controle do dinheiro que a empresa gasta de forma a poder fazer o direcionamento correto desses valores caso eles não estejam trazendo os resultados esperados.

É claro que esta gestão não se reduz somente a isso. Como dissemos lá no início do artigo, muitas vezes apenas o conhecimento de para onde vai algum recurso já é o bastante, uma vez que existem custos fixos, que não poderão deixar de ser quitados em hipótese alguma. Ou seja, você saberá que algum valor está destinado ao pagamento de certas contas, mas nunca poderá direcionar este dinheiro para alguma outra coisa, sob o risco de impedir o funcionamento correto da sua empresa.

O controle de gastos faz parte de um bom planejamento orçamentário, e como tal, deve ser prioridade em uma empresa que depende de lucros para sobreviver.

Controle de gastos empresariais: como fazer

Fazer um bom controle de gastos não é tão complicado como pode parecer de início. São vários passos e, vale dizer, que controlar os gastos envolve fazer o controle de todas as áreas financeiras da empresa.

Tudo isso, é claro, só traz vantagens para o seu negócio e embora possa parecer trabalhoso, é um esforço muito válido que só exige trabalho no início.

Faça o controle de estoque

Aqui no blog a gente costuma sempre falar sobre a importância do controle de estoque. Isso porque, ele é uma área essencial de qualquer empresa que trabalhe com a venda de mercadorias e produtos.

No controle de gastos essa área também tem um papel primordial, uma vez que é por meio do conhecimento dos produtos que estão saindo e de quais estão entrando que o empresário vai ter a noção de quanto dinheiro está sendo investido em novas aquisições e quantas dessas aquisições estão trazendo o retorno esperado.

Como o giro de estoque também depende de recursos do caixa da empresa, sempre é bom ficar de olho em como está o andamento da gestão de estoque, afinal, o estoque nada mais é do que uma grande quantidade de dinheiro parado enquanto os produtos não forem vendidos.  

Planejamento Financeiro

Como citamos acima, e explicamos neste artigo, o planejamento financeiro é uma das principais ferramentas de tomada de decisão de uma empresa. Isso porque, todos os novos investimentos dependem de recursos, e o empresário nunca saberá ao certo de onde está vindo determinado valor se a empresa não tiver um bom planejamento financeiro estabelecido.

Neste planejamento, que também é conhecido como planejamento estratégico, também entra o controle de gastos, ou seja, são duas áreas, que por envolverem o mesmo assunto, estão interligadas e trabalham juntas para que o empresário saiba o que está acontecendo com o dinheiro da empresa.

Faça o controle das contas a pagar e das contas a receber

Parece óbvio, não é? Mas poucos empresários se dão conta de que as contas a pagar também são gastos. São gastos fixos, como já dissemos, mas são gastos e como tais, devem constar em qualquer controle bem feito.

Além disso, as contas a receber entram neste controle também, uma vez que qualquer valor recebido pode e deve ser reinvestido na empresa, de modo a trazer lucro ou gerar novas fontes de recursos.

Categorize os gastos da empresa

Muitas vezes um bom controle exige apenas um pouco de bom senso. este é o caso desta dica, que pode parecer óbvia para muitos, mas que não é praticada pela maioria dos empresários.

Categorizar os gastos por tipo ou área. Criar uma lista, ou mesmo uma planilha de Excel com todos os gastos separados por categoria, valor, dia do gasto e pessoa que gastou.

Isso ajuda o empresário a saber que valores estão indo para cada área e o quanto é gasto em cada uma dessas categorias.

Crie relatórios

Nada ajuda mais o empresário a saber os rumos que a sua empresa está tomando do que relatórios completos sobre determinadas áreas do negócio. Para isso, você vai precisar da ajuda do contador da empresa, ou mesmo, de um software de ERP que centralize todas as informações financeiras da empresa e monte os relatórios em tempo real sobre a situação orçamentária da empresa.

Este passo é vital para o planejamento dos passos futuros da empresa, assim como, para identificar gargalos no fluxo de dinheiro em ações passadas do negócio.

Adquira um bom sistema de gestão financeira

Um bom software de gestão financeira pode te ajudar muito na tarefa de fazer o controle de gastos da sua empresa. É claro que você também poderia conseguir um bom resultado fazendo uso de planilhas do Excel criadas para este fim, mas sabemos que as finanças de uma empresa precisam de um sistema muito mais robusto e confiável para fazer este tipo de controle. Além disso, as planilhas têm funções muito simples que costumam ser úteis somente quando a empresa ainda está em seu início.

Corte despesas

E aqui a gente não se refere a despesas essenciais, e sim àquelas que estão causando prejuízo devido a desperdício. Aqui podem entrar as contas de luz, as contas de água e todas as outras onde o empresário notar que podem haver possibilidades de economia.

Estes recursos estão sendo bem usados dentro da empresa? Há chances de diminuir certos consumos sem prejuízo do funcionamento da empresa? Se a resposta para estas questões forem sim, vale a pena investir em uma investigação criteriosa para descobrir onde e como estes cortes podem ser feitos. Além do caixa da empresa o planeta também vai agradecer.

Se você quer controlar seus gastos de uma maneira automática, dispensando o papel e a caneta, a gente tem a solução para você. A gente criou uma Planilha de Custos totalmente grátis. Para baixar ela, basta clicar na imagem abaixo:

Controle de custos

 

No vídeo abaixo o Stéfano, CEO aqui do QuantoSobra fala um pouco mais sobre corte de despesas e de como aplicar isso na sua empresa:

Cuide do caixa

Quando o assunto é o caixa da empresa, todo cuidado é pouco. Aqui estamos falando especificamente de dinheiro e dos riscos que erros humanos podem podem trazer em termos de prejuízo para a empresa.

O fechamento de caixa é a atividade mais importante do dia a dia financeiro de uma empresa, uma vez que é destes relatórios diários que o empresário vai poder ter, mensalmente, a noção dos rumos orçamentários do negócio. è importante estar atento a todo dinheiro que entra por meio do processo de venda e a todo dinheiro que sai do caixa, seja pelo motivo que for. manter o registro de todas estas entradas e saídas garante que você não levará sustos no final do dia, com dinheiro faltando ou alguma negociação não lançada.

Dada a importância desse processo, mais uma vez, é uma boa ideia que o empresário conte com um programa que faça esta gestão de forma automática. Contratar um programa de gestão de empresas garante que não haverão erros humanos neste processo e também que todas as informações sejam confiáveis e seguras na hora de você conferir elas no final do dia.

Controle de Gastos: resultado

Se você aplicou todas as dicas que a gente deu acima, por certo logo vai começar a colher os resultados mas, vale dizer, este processo não é feito somente uma vez. Ele é um processo contínuo, e deve acontecer diariamente, pedacinho por pedacinho, área por área, até que faça parte da rotina e da cultura da sua empresa.

Você pode aplicar muitas outras técnicas e estratégias, sempre adaptando as ideias à realidade da sua empresa e visando os resultados desejados e planejados por você e seus sócios.

Se você ainda tiver alguma dúvida ou precisar de mais dicas de gestão, basta continuar navegando pelo blog do QuantoSobra para achar os mais diversos artigos que a gente escreve sobre o assunto toda semana.

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2 Comments

  1. Indicadores financeiros: como estas métricas podem ajudar a sua empresa? 13 de dezembro de 2018 at 17:10

    […] O controle orçamentário nada mais é do que fazer esta gestão completa de toda a área monetária da empresa, gerindo, com a ajuda de um sistema específico para isso, todos os setores que cuidam do fluxo, do investimento, do gasto e da gestão de dinheiro do negócio. […]

  2. Tipos de contrato de trabalho: conheça os principais - Blog ProgramaThor 6 de fevereiro de 2019 at 14:33

    […] no mínimo 30 dias antes de seu desligamento. Esse período também é importante para manter o seu controle de gastos em bom […]

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