Controle de Contas a pagar e Contas a receber: Como realizar

Controle de Contas a pagar e receber: Como realizar

A gestão financeira é uma área vital para a sobrevivência de uma empresa, saber como controlar as contas a pagar e receber de sua empresa é tarefa obrigatória para quem quer manter uma boa saúde financeira. Dessa maneira, finanças mal geridas podem levar uma organização à falência. Ter controle sobre os pagamentos recebidos e fazer um planejamento para que as contas sejam pagas em dia sem deixar o caixa desfalcado é fundamental para conseguir manter a saúde financeira de uma organização.

Essa tarefa requer muita atenção e planejamento, e muitos empreendedores ainda têm dificuldades em conseguir fazer o gerenciamento de seus negócios de forma eficaz. Pensando nisso, elaboramos algumas dicas para o auxiliar a controlar as contas e os pagamentos recebidos da sua empresa sem comprometer seu caixa! Confira:

Gerencie tudo que deve ser pago

É preciso ter um controle exato de todos os compromissos assumidos pela empresa. Para fazer uma boa gestão das suas contas a pagar e receber, o ideal é que você:

Registre e faça o controle

Para que a administração financeira do negócio seja eficaz, é fundamental que se tenha todos os registros das despesas para um controle rigoroso sobre as operações. O controle é responsável por monitorar quais contas deverão ser pagas e quando — o que ajuda a empresa a se programar melhor, de modo que o caixa não seja comprometido e que não haja atrasos nos pagamentos. Caso ainda assim alguma conta sofra atraso, é importante procurar renegociar essa data com os fornecedores, o que ajuda a evitar a incidência de multas e juros.

Não misture os gastos pessoais com os da empresa

Um erro que nunca pode acontecer é usar o dinheiro que é exclusivamente da empresa para pagar contas pessoais. É preciso ter em mente que isso complica — e muito! — a saúde financeira de um negócio. Primeiro a empresa deve se manter para começar a lucrar, para só então o empresário obter os seus próprios rendimentos.

Gerencie tudo o que deve ser recebido

Além de ser necessário ter controle das contas a pagar, é também preciso controlar as contas a receber. É através desse controle que se consegue evitar atrasos e inadimplência dos clientes, saber exatamente quanto e quando a empresa irá receber os pagamentos, dentre outras coisas. Para que a administração financeira do negócio seja eficaz no que diz respeito aos pagamentos a serem recebidos, nós recomendamos que você:

Facilite o pagamento antecipado

Ofereça vantagens ou descontos para os clientes que pagarem antecipadamente à data de vencimento da cobrança. Isso irá estimulá-los a pagarem em dia e evitarem os atrasos.

Envie suas cobranças em tempo hábil

Se você atrasa na hora de enviar as cobranças para os clientes, é fato que na grande maioria dos casos eles também irão atrasar para efetuar o pagamento. Portanto, é fundamental enviar as cobranças sempre em dia, para evitar ao máximo esse tipo de transtorno.

Mantenha diálogo com os clientes

O diálogo cria uma relação de maior proximidade com o cliente e faz com que ele se sinta mais confortável em relação à empresa. Dessa maneira, no caso de, por exemplo, haver um atraso no envio da cobrança, se deve entrar em contato com o consumidor imediatamente — o que pode ajudar a melhorar o nível de recebimentos.

Não deixe de cobrar dos clientes

Alguns empreendedores ficam com receio de cobrar e acabar perdendo o cliente. Mas lembre-se que, se você vendeu, é seu direito receber por essa venda! Deixar de cobrar pode fazer com que você deixe de receber — o que é extremamente prejudicial para sua empresa.

Tenha cuidado com a liberação de crédito

Seja rigoroso com relação à política de crédito da empresa. Por mais que vender seja objetivo principal do negócio, para que ele sobreviva e dê lucros, é necessário — claro — receber pelas vendas. Por isso, é muito importante manter um controle mais rigoroso sobre os clientes que sempre atrasam as contas. Dessa forma, você saberá quando pode ou não emprestar recursos a esses clientes.

Além disso, muita inadimplência ou pagamentos com prazos muito longos podem gerar sérios problemas de fluxo de caixa.

Organize sua gestão

Organização é fundamental para uma gestão eficaz. Faça a previsão de todas as contas a receber — lembre-se de nunca contar como total uma compra que é parcelada — e de todas as contas a pagar — incluindo as despesas fixas e uma margem para as variáveis. Confira se todos os dados lançados conferem com os documentos referentes para que não haja divergências.

Faça um planejamento

O controle de todas as contas a pagar e receber permite entender melhor os ciclos de pagamentos e recebimentos — para, dessa forma, negociar com fornecedores prazos maiores para pagamento quando necessário e planejar para que eles não sejam efetuados antes dos recebimentos terem caído na conta da empresa. O planejamento permite equilibrar melhor as contas e evita que o caixa fique comprometido com pagamentos que antecedem os recebimentos.

Utilize um software de gestão

O uso de cadernos ou planilhas eletrônicas para o controle da gestão estão sujeitos a muitos erros e problemas em relação ao arquivamento, além de uma maior dificuldade na hora de encontrar os dados necessários. Para fazer esse tipo de controle, existem sistemas mais modernos, que são os softwares de gestão. Esses softwares permitem — de forma muito mais dinâmica e automatizada — o gerenciamento dos pagamentos e recebimentos, os registros das informações dos clientes e o acompanhamento das movimentações através de extratos, além de várias outras ações.

Um sistema de gestão sem dúvida irá otimizar todo seu processo e torná-lo mais confiável, além de tornar o seu trabalho mais simples e permitir que você direcione seus esforços a atividades que realmente precisam de maior atenção.

Quando falamos de gestão financeira, qualquer erro, por menor que seja, pode trazer grandes problemas para o negócio. Dessa maneira, fazer uma gestão eficaz com total controle sobre as contas a pagar e receber é fundamental para o sucesso de seu empreendimento. Para isso, é necessário fazer a conferência dos dados periodicamente, avaliar alternativas, negociar prazos e definir estratégias que estejam de acordo com seu modelo de negócios.

Agora nos conte: como é feita a gestão das contas a pagar e receber de sua empresa? Ela é feita por um gestor, contador ou é você mesmo quem controla tudo? Você utiliza um software de gestão? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários e participe da conversa!

Contas a pagar e receber

Resumo
[Planilha + Artigo] Controle de Contas a pagar e Contas a receber
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[Planilha + Artigo] Controle de Contas a pagar e Contas a receber
Descrição
Saiba como controlar as contas a pagar e contas a receber de sua empresa. Realize um controle fácil e útil, organizando seu fluxo de caixa.
Autor
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6 Comments

  1. Cartão pré pago: vantagens e desvantagens de usar esse tipo de cartão 24 de fevereiro de 2017 at 11:16

    […] cartão pré pago é um instrumento para pagamentos de contas, compras, saques e gestão de […]

  2. Susana Muniz 14 de junho de 2017 at 12:40

    Tenho escola de cabeleireiro preciso de um software para prestação de serviços voltando para escola

  3. Maria Morgana Groh 5 de outubro de 2017 at 10:34

    Olá, Bom dia
    Sou eu mesma que controlo as entradas e saídas da minha empresa. Tenho uma Marcenaria.
    Controlo através de planilhas. Esta dando certo. Mas preciso usar muitas planilhas pra ter resultados

  4. Kiskadi + QuantoSobra | Uma Parceria para o Varejo - Kiskadi 11 de dezembro de 2017 at 13:38

    […] que você leia nosso artigo Controle de Contas a pagar e Contas a receber: Como realizar para ter mais sugestões de como efetuar este controle financeiro de forma […]

  5. Elaine 6 de fevereiro de 2018 at 10:31

    Bom dia
    Eu que controlo porem ja peguei a empresa com vicios e nao consigo mudar o quadro de antecipacao logo nao consigo controlar entrada com pagamento .

    1. Stéfano Willig
      Stéfano Willig 22 de fevereiro de 2018 at 15:44

      Bom dia Elaine, como vai?

      Seu problema tem sido as contas a receber? Aconselho ler este artigo: https://blog.quantosobra.com.br/guia-lojista-como-lidar-com-o-cliente-na-inadimplencia/

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