Controle de custos: como fazer uma boa gestão financeira na sua empresa

Fazer um controle de custos completo em sua empresa é quase obrigatório. Isso porque, apesar de a maioria dos empresários dedicar sua atenção e seus esforços a outras gestões, o controle de custos acaba ficando de lado.

Grande parte dos empresários sabe da importância de se fazer uma boa gestão do controle de estoque, gestão do fluxo de caixa e, até mesmo, focam no planejamento financeiro. Apesar disso, acabam esquecendo que uma parte vital da saúde das finanças do seu negócio passa pelo controle de custos.

Sabemos que nenhuma empresa vai para frente sem o fator monetário estar bem gerido. Embora nem sempre o empresário tenha aberto o seu negócio por dinheiro, é óbvio que para que a empresa continue sobrevivendo e pagando os seus funcionários, o lucro é indispensável.

É daí que vem a importância do controle de custos, afinal, você deve ter o controle de para onde estão indo os recursos de seus lucros, assim como, o controle de quais áreas estão custando mais caras para os cofres da empresa.

Além disso, somente sabendo dessas métricas que você vai saber em que áreas deve continuar investindo e quais não merecem tantos investimentos assim.

Antes de adentrar mais profundamente no assunto, vamos entender o que define o controle de custos.

O que é controle de custos

Controle de custos é ter a administração dos custos fixos e dos custos variáveis do funcionamento de uma empresa sob controle. É fazer a gestão desses custos de forma que a empresa diminua suas despesas e maximize os seus lucros, sempre com o menor número de gastos possível.

Esse controle de custos é feito por meio de diversas ferramentas e métodos, cada um com um objetivo específico. Porém, o resultado final desejado é sempre o mesmo: ter na ponta do lápis os gastos, despesas e investimentos da empresa para analisar e aperfeiçoar os resultados que eles trazem.

Como fazer o controle de custos na sua empresa

Existem diversas dicas para que o controle de custos funcione como o esperado no seu negócio. Separamos as que consideramos mais indicadas e que têm mais chance de atingir o resultado em curto prazo. Vamos às dicas:

Custos Fixos e Custos Variáveis

Com toda certeza você, como empresário, já ouviu falar desses termos, não é? Apesar disso, não basta somente conhecer os termos e o que eles significam. Esse conhecimento deve ser aplicado na empresa e em benefício da empresa. Por isso, vamos recapitular:

  • Custos Fixos:

O conceito de custo fixo é bem fácil de entender: custo fixo é aquela parte do custo que não aumenta nem diminui de acordo com a produção da sua empresa. Em outras palavras, é o gasto que será igual ou terá pouca variação, todos os meses, como dissemos nesse texto específico sobre Custos Fixos que publicamos.

  • Custos Variáveis:

Assim como os custos fixos, os custos variáveis são exatamente o que o nome diz: custos que variam de acordo com o volume de produção da empresa. Os custos variáveis se alteram com o tempo e com o ritmo de volume de vendas ou prestação de serviços.

Conhecer estes dois termos e saber como calcular eles, permite que o empresário saiba, exatamente o quanto está gastando em sua produção e, também, para a manutenção do dia a dia da empresa, já que os custos fixos não se alteram de maneira drástica. Esses dados são muito importante para o planejamento orçamentário do seu negócio.

 

Falando em planejamento orçamentário, você já conhece o nosso Curso de Gestão Financeira? Ele é completamente gratuito e vai ajudar você a manter todas as finanças da sua empresa sob controle, potencializando lucros e cortando gastos. Para ter acesso ao curso, basta clicar na imagem abaixo:

Controle de custos: como fazer uma boa gestão financeira na sua empresa

Custos e despesas

Apesar de muitos pensarem que custos e despesas são a mesma coisa, elas são coisas bem diferentes uma da outra. Como, para fazer um controle de custos eficiente você deve conhecer o que significa cada um, vamos recapitular:

  • Custos:

Os custos de uma empresa estão ligados aos investimentos feitos exclusivamente para a produção ou para a atividade-fim do negócio. Nessa categoria, entram o pagamento do salário dos funcionários, a compra de matérias-primas, compra de maquinário, etc…

  • Despesas

As despesas de um negócio são os recursos destinados à manutenção da empresa, sem influenciar a produção. Nesta categoria se encaixam as contas de telefone, salário dos profissionais da área administrativa do negócio, contas de internet, comissão de vendedores, etc…

Ter o conhecimento destes dois tipos de direcionamentos de recursos é importante para que você não confunda os investimentos que vão ser feitos e que trazem resultados, com os investimentos feitos somente para a manutenção do cotidiano da empresa.

Lucratividade e rentabilidade

Outros dois indicativos importantes para que você consiga fazer um controle de custos eficiente. A lucratividade irá fornecer os números referentes aos ganhos obtidos por sua loja sobre as vendas realizadas. Enquanto a rentabilidade irá indicar o retorno dos investimentos feitos.

A gente explicou direitinho a diferença entre estes dois parâmetros, neste texto aqui, onde também ensinamos a calcular cada um deles.

Controle de custos na prática

Depois de aprender a conceituar parâmetros importantes, chegou a hora de colocar mãos à obra e começar a fazer o controle de custos de forma prática.

  • Organize:

A ordem é importante, não somente no mundo financeiro de uma empresa mas, também, em todas as áreas e gestões internas de um negócio. Quando nos referimos à ordem financeira, significa que o empresário e sua equipe devem ficar atentos e controlar todos os valores que passam pelo fluxo de caixa. Todo o dinheiro que entra e todo o dinheiro que sai da empresa devem ser controlados e gerenciados. O mesmo vale para o giro de estoque e para o controle de vendas. Ter esse planejamento orçamentário bem feito garante tranquilidade para o empresário e a garantia de que ele está com as métricas da empresa em dia e calculadas. Para isso, o empresário pode fazer uso de diversas planilhas do Excel ou pode escolher um programa de gestão financeira de confiança.

  • Dinheiro fora X dinheiro dentro

Um controle de custos eficiente deve considerar que além do dinheiro que a empresa tem em seu caixa, ainda existem valores que ela deve receber. Se a empresa trabalha com crediário, existe muito dinheiro na rua referente às parcelas que seus clientes ainda têm de acertar. Se a empresa aceita pagamento por cartão de crédito, há valores que o banco ainda deve repassar referente a parcelas destes pagamentos ou, mesmo, da conciliação de cartões de crédito. Para manter essa área em dia, o ideal é que o empresário conte com uma planilha de controle de vendas no cartão, além de um bom software de gestão, como dissemos acima.

Apesar de ter muitos valores na rua, ainda por receber, qualquer empresa também tem suas contas a pagar. Seja acertos que devem ser feitos com fornecedores, seja as contas de manutenção da própria empresa. É obrigatório que o empresário tenha esse balanço, entre contas a pagar e contas a receber muito bem controlado. Além da ajuda de um contabilista, a gente recomenda que esse controle seja feito, no mínimo, com a ajuda de uma planilha de controle de contas a pagar e receber.

Controle de custos: como fazer uma boa gestão financeira na sua empresa

  • Redução de custos

Aqui, entramos em uma parte muito importante do controle de custos. Apesar do nome, a redução de custos não é somente ir cortando despesas e gastos de maneira desordenada. Esse controle deve ser feito de maneira planejada, com a ajuda de um bom plano de ação. Um plano de ação vai ajudar você a planejar e executar a maneira com que vai acontecer esse corte de custos e que áreas ele vai atingir.

Não esqueça de que de nada adianta cortar despesas em áreas em que esses investimentos vão fazer falta. Recomendamos que você escolha um plano de ação efetivo, aqui em nossa sessão de planos de ação, e que leia as 8 dicas de redução de custos que o nosso CEO, Stéfano Willig separou aqui nesse artigo.

  • Monitore

Você deve saber exatamente o quanto cada uma das operações da empresa está custando. Não somente isso. Você deve saber com antecedência o quanto cada ação vai exigir do seu orçamento. Para saber de tudo isso, você e sua equipe devem fazer um monitoramento completo de todas as ações propostas na empresa, assim como das suas execuções. Mais uma vez, são os planos de ação que vão ajudar você nessa tarefa. Nos links que compartilhamos acima, você vai encontrar tudo o que precisa para monitorar efetivamente as ações da sua empresa. Este artigo sobre gestão organizacional e este sobre administração de empresas também podem ajudar você nessas tarefas.

Existem muitas outras dicas efetivas para se fazer o controle de custos de uma empresa. Se você conhece alguma técnica que não citamos aqui, que tal compartilhar com os nossos leitores na caixa de comentários que fica ali embaixo?

A gente também criou uma planilha gratuita para ajudar você a cuidar e automatizar os seus custos. Para baixar ela, basta clicar na imagem abaixo. O vídeo abaixo ensina direitinho como usar ela.

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