Fazer um controle de custos de uma empresa é uma prática quase obrigatória. Afinal, sem esse monitoramento contínuo, uma companhia pode investir seus recursos de forma equivocada e, a médio e longo prazo, pode, até mesmo, fechar suas portas. .
Acha exagero? Pois saiba que isso aconteceu com 1,4 milhão de empresas em 2021 no Brasil. E de acordo com o Governo Federal, como aponta matéria do Terra, um dos principais motivos foi a falta de controle das finanças.
É verdade que grande parte dos empreendedores sabem como fazer uma boa gestão do controle de estoque, uma gestão de fluxo de caixa e, até mesmo, de planejamento financeiro. Porém, muitos esquecem que uma parte vital da saúde das finanças do negócio passa pelo controle de custos fixos e variáveis e outros tipos.
Por isso, neste artigo você aprenderá o que é, como fazer e ainda qual é a importância do controle de custos para a empresa.
Nele, você verá que para colocar em prática o controle de custos é necessário:
- ter organização;
- saber calcular o quanto de dinheiro está fora e quanto está dentro do negócio;
- saber fazer uma redução de custos eficiente e nas áreas necessárias;
- e monitorar todo o processo de execução do plano.
Dito isso, confira como é feito o controle de custos de uma empresa na prática!
O que é controle de custos de uma empresa?
Controle de custos de uma empresa é, basicamente, manter a administração dos custos fixos e variáveis necessários para o funcionamento do negócio sob controle. Ou seja, é gerir estes custos de forma que o empreendimento diminua suas despesas, ao mesmo que maximize os seus lucros, sempre visando ter o menor número de gastos possível.
Esse controle pode ser feito por meio de diversas ferramentas e métodos, cada um com um objetivo específico. Porém, o resultado final desejado é sempre o mesmo: ter na ponta do lápis os gastos, despesas e investimentos da empresa para analisar e aperfeiçoar os resultados que eles trazem.
O que é preciso saber para fazer o controle de custos na sua empresa?
Como dito, o controle de custos nas pequenas empresas, e até mesmo nas de médio e grande porte, analisa diversos dados para que o negócio funcione como o esperado.
Pensando nisso, a seguir você poderá ver alguns dos tópicos mais indicados quando se pensa em como é feito o controle de custos de uma empresa e os que têm mais chances de oferecer um bom resultado em curto prazo para a administração do negócio.
Dito isto, vamos às dicas:
Custos e despesas
Apesar de muitos pensarem que custos e despesas são a mesma coisa, elas são coisas bem diferentes uma e, para fazer um controle de custos de uma empresa de maneira eficiente, você deve conhecer o que significa cada um:
Custos
Os custos estão ligados aos investimentos feitos exclusivamente para a produção ou para a atividade-fim do negócio. Nessa categoria, entram o pagamento do salário dos funcionários, a compra de matérias-primas, de maquinário, etc.
Despesas
As despesas são os recursos destinados à manutenção da empresa, sem que isso influencie a sua produção. Nesta categoria se encaixam as contas de telefone, salário dos profissionais da área administrativa, contas de internet, comissão de vendedores e muito mais.
Custos fixos e variáveis
Os custos, por sua vez, podem ser divididos entre os fixos e os variáveis. E não basta somente conhecê-los e saber o que eles significam. Esse conhecimento deve ser aplicado no dia a dia da empresa e em benefício dela. Por isso, vamos explicar:
Custos fixos
O conceito de custo fixo é bem fácil de entender: é aquela parte do custo que não aumenta nem diminui de acordo com a produção do negócio. Em outras palavras, eles mudam de acordo com a época do ano, como explicados neste artigo que fala tudo sobre os custos fixos.
Custos variáveis
Já os custos variáveis, como o nome diz, são aqueles que variam de acordo com o tempo e com o ritmo do volume de vendas ou prestação de serviços. Os custos variáveis se alteram com o tempo e com o ritmo de volume de vendas ou prestação de serviços.
Saber como calcular esses dois tipos de custos permite que você, como empresário, saiba exatamente o quanto está gastando em sua produção e em sua manutenção do dia a dia. Portanto, eles são de extrema importância para fazer o planejamento orçamentário do seu negócio.
Lucratividade e rentabilidade
Outros dois indicadores importantes para que você possa fazer um controle de custos de uma empresa de maneira eficiente. A lucratividade fornecerá os números referentes aos ganhos obtidos por sua loja sobre as vendas realizadas.
Enquanto que a rentabilidade indicará o retorno dos investimentos que foram feitos. Quer aprender como calculá-los? Então confere este artigo completo sobre lucratividade e rentabilidade que preparamos para você!
Como é feito o controle de custos de uma empresa na prática?
Agora que você já aprendeu o que é e o que precisa saber, chegou a hora de descobrir como é feito o controle de custos de uma empresa na prática com o passo a passo que você verá a seguir!
Organize-se
Ordem é importante não somente na parte financeira de uma empresa, mas também em toda a gestão de um negócio. E, quando nos referimos à ordem financeira, queremos dizer que o empresário e sua equipe devem ficar atentos e controlar todos os valores que passam pelo fluxo de caixa. Isso é, todo dinheiro que entra e sai do empreendimento.
Isso também é válido para o giro de estoque e para o controle de vendas. Ter esse planejamento orçamentário oferece uma garantia de que as métricas da empresa estão em dia.
Para fazer isso, você pode fazer o download gratuito de vários modelos de planilhas do Excel que o QuantoSobra preparou.
Leve em consideração o dinheiro fora e o dinheiro dentro
Um controle de custos de uma empresa eficiente deve considerar que além do dinheiro que a empresa tem em caixa, ainda existem valores que ela deve receber. Se o negócio trabalha com crediário, por exemplo, há muito dinheiro na rua referente às parcelas que seus clientes ainda têm de acertar.
Já caso o local aceite pagamento por cartão de crédito, existem valores que o banco ainda deve repassar das parcelas ou até mesmo da conciliação de cartões de crédito.
Para manter essa área em dia, o ideal é que você conte com uma planilha de controle de vendas no cartão, além de um bom software de gestão, como o Awise.
Contudo, apesar de ter muitos valores na rua, o que pode ser chamado de dinheiro fora, qualquer empresa também tem suas contas a pagar. Sejam acertos que devem ser feitos com os fornecedores ou contas de manutenção da própria empresa.
Por isso, é obrigatório que você tenha esse um balanço entre contas a pagar e contas a receber muito bem controlado. Além de, é claro, a ajuda de contabilista e o auxílio de uma planilha de controle de contas a pagar e receber.
Reduza seus custos
Aqui entramos em uma parte muito importante para o controle de custos nas pequenas empresas, e também nas de maior porte. Porém, apesar do nome, a redução de custos não é somente ir cortando despesas e gastos de maneira desordenada.
Esse controle precisa ser feito com planejamento e com o auxílio de um bom plano de ação. Isso é o que te ajudará a pensar no que fazer e executar não apenas como acontecerá esse corte, mas também quais áreas ele atingirá.
Não se esqueça também de que nada adianta reduzir despesas em áreas nas quais esses investimentos farão falta. Por esse motivo, recomendamos que você escolha um plano de ação efetivo e que leia as 8 ideias para redução de custos que o nosso CEO, Stéfano Willig separou neste artigo.
Monitore todos os dados
Começou a fazer o controle de custos da sua empresa? Então saiba que você deve saber exatamente o quanto cada uma das operações realizadas pelo negócio está te custando. E não somente isso, é necessário também ter o conhecimento prévio do quanto cada ação exigirá do orçamento que está disponível.
Para descobrir tudo isso, você e sua equipe devem fazer um monitoramento completo de todas as ações propostas na empresa, assim como das execuções delas. Mais uma vez, são os planos de ação que te ajudarão nessa tarefa.
Para entender melhor como montar tudo isso, você pode conferir este artigo sobre gestão organizacional e este outro sobre administração de empresas.
Quer facilitar ainda mais a sua vida? Então faça o download gratuito do modelo de planilha de custos da QuantoSobra clicando na imagem abaixo:
Aproveite também e aperte o play no vídeo a seguir e aprenda como usar essa planilha no seu negócio!
Quais os tipos de controle de custos?
Como existem vários custos para que uma empresa se mantenha funcionando, é lógico que tenha mais de um tipo de controle de custo, não é mesmo? Cada um deles leva em consideração as diferentes origens das despesas.
Alguns exemplos de controle de custos são:
- controle de custos fixos e variáveis, que são as despesas que não mudam e as que variam de acordo com a produção, respectivamente;
- controle de custos diretos, são os que estão relacionados à produção, como máquinas e outros objetos necessários e a matéria-prima;
- controle de custos indiretos, que são ligados ao produto final. Por exemplo, eletricidade e água, gastos com transporte e até mesmo com armazenamento;
- controle de custos de produção, que são os gastos com matéria-prima e mão de obra para que ela se transforme no produto final.
Vale destacar que o passo a passo que listamos acima vale para montar qualquer um dos tipos de controle de custos que citamos aqui.
Qual é a importância do controle de custos para a empresa?
Sabemos que nenhum negócio vai para frente sem o fator monetário estar bem gerido. E, embora nem sempre o empresário tenha aberto o empreendimento por dinheiro, é óbvio que para que ele continue sobrevivendo e pagando os seus funcionários, é indispensável que ele tenha lucro.
É justamente daí que vem a importância do controle de custos para uma empresa. Afinal, é preciso saber exatamente para onde os recursos estão indo e ainda ter uma ideia de quais são as áreas que estão sendo mais caras para os cofres do estabelecimento.
Só sabendo todas essas métricas que você descobrirá em quais setores continuar investindo e quais não merecem tanta atenção.
Como citamos acima, ter um bom software de gestão pode te ajudar a fazer um bom controle de custos e para isso existe o Awise. Com ele você tem acesso ao controle de caixa, de contas e cartões, de relatórios de desempenho e até mesmo fazer o gerenciamento de metas.
O melhor de tudo é que você pode começar a usar o sistema de gerenciamento Awise hoje mesmo sem precisar pagar nada por ele. Faça o teste agora mesmo e tenha o controle da sua empresa na palma da sua mão.
