Plano de ação: o que é e como criar um para sua empresa

Um plano de ação vai permitir que os seus projetos de curso e, também, de longo prazo possam sair do papel. O conjunto de estratégias facilita a execução de tarefas que resultam em metas atingidas. Isso porque, estas técnicas agilizam atividades atribuindo cada ação a um grupo específico de pessoas, que fica responsável somente por aquela ação.

A soma destas pequenas ações e das atividades destes pequenos grupos, geralmente traz o resultado esperado, com rapidez. Todos sabemos que não basta somente ter um bom planejamento estratégico e um bom plano de negócios. O que separa o sucesso de uma empresa do seu fracasso é a execução. Atividades colocadas em prática, saindo do papel.

Mesmo um bom planejamento orçamentário depende de ações e práticas bem executadas, uma vez que o capital que entra em cada empresa vem dos resultados que ela tem junto a seus clientes. Portanto, o plano de ação é por onde passa também, a execução do plano de marketing do seu negócio e a aplicação prática de diversas outras tarefas que podem levar a empresa ao seu auge.

Cabe ao bom gestor saber aplicar essas diversas estratégias, com conhecimento e sabedoria. Antes, é claro, ele deve entender muito bem do que está fazendo, para que a sua equipe saiba exatamente o que executar e quando executar. Por isso, criamos este artigo, que vai explicar um pouco mais sobre esse tema, e mostrar práticas bem fáceis de serem aplicadas no dia a dia de uma empresa.

Antes, vamos entender:

O que é plano de ação

Um plano de ação é uma estratégia eficiente de planejamento, monitoramento e gerenciamento das atividades de um negócio. O uso dessa ferramenta é um dos melhores métodos para fazer o planejamento estratégico de uma empresa sair do papel e, também, para mensurar realisticamente os resultados dessas estratégias.

Este plano é construído na forma de um documento, ou mesmo, de uma planilha de Excel e, lista as atividades que já foram feitas e as que ainda devem ser executadas dentro de um processo.

Essa forma de checklist, garante que o colaborador a quem determinada tarefa foi atribuída, não vai esquecer de executar ela, além de fazer essa ação na ordem correta.

Como o objetivo de todo plano de ação é atingir determinado resultado, essa listagem, feita por você e seus sócios, ou as pessoas competentes a isso dentro da sua empresa, vai servir de guia, quase um passo a passo, das tarefas a atribuições da cada colaborador ou equipe.

Como o monitoramento do andamento da execução das atividades é um dos principais focos do plano de ação, é uma boa ideia que você documente esse plano em uma ferramenta que você tenha facilidade de usar e que seja de fácil entendimento, também, para seus colaboradores.

Em um bom plano de ação, é essencial que constem pelo menos os seguintes itens:

  • Meta a ser alcançada com o conjunto de ações;
  • Lista com as atividades que devem ser desempenhadas;
  • Prazo em que todas as atividades devem ser concluídas;
  • Orçamento que vai abranger todas as atividades;
  • Qual colaborador vai ser responsável por cada ação;
  • Resultados esperados de cada atividade executada;
  • Riscos que podem ser esperados;
  • Plano B para alcançar os objetivos propostos.

Vale lembrar que o tempo é escasso e valioso dentro de uma empresa, uma vez que tempo é dinheiro. Por isso, o objetivo principal do plano de ação é organizar as atividades para que elas sejam executadas no espaço de tempo mais curto possível, tendo, também, os melhores resultados possíveis.

Plano de ação empresarial: qual a sua importância

Você já viu acima um pouco dos benefícios que podem ser trazidos pela elaboração de um bom plano de ação. Mas, é claro, não é só isso. Além do planejamento estratégico, é possível implementar esse plano de trabalho em diversas outras áreas de um negócio, como na gestão de estoque, gestão de pessoas, gestão de clientes, controle financeiro e em todas as outras gestões que você achar necessário.

Isso porque, por ser um sistema que fraciona as atividades e acompanha o andamento da execução delas, o plano de ação é ideal para metas de curto prazo, como a gestão dessas áreas que citamos, que, por sua vez, uma vez bem geridas, trazem inúmeros benefícios a longo prazo para a empresa.

Além disso, por ser uma estratégia que estimula a colaboração entre os funcionários, o plano de ação ajuda na tomada de decisão dos líderes de cada setor e, se acompanhado de uma boa cultura organizacional, pode ajudar o crescimento da empresa também no setor pessoal.

Vamos à parte prática:

Como montar um plano de ação

É bastante simples montar um plano de ação. A primeira etapa pode ser dividida em 5 passos claros e bem definidos:

  • Primeiro passo: Iniciar

Aqui, você e seus sócios devem se sentar para definir qual é o objetivo principal desse plano de ação. Esta etapa é a mais importante, pois é o objetivo final, a meta a ser alcançada, que vai guiar os próximos passos e vai ajudar a calcular as métricas na hora que todas as atividades já estiverem executadas.

Você deve se lembrar de ter profissionais bem capacitados desde o início dessa operação, para garantir bons resultados já na elaboração da meta do plano de ação.

Estipule um objetivo único e claro a ser alcançado. Esse é o primeiro e principal passo.

  • Segundo passo: Planejar

Agora que você já definiu claramente qual é o objetivo do seu plano de ação, aqui, nesta etapa, você deve planejar a maneira com que vai se estruturar a execução das atividades desse plano. É aqui nessa etapa que você vai definir:

  • As ações a serem tomadas para atingir o objetivo;
  • O cronograma do plano de ação;
  • Os responsáveis por cada atividade;
  • O orçamento disponível para a execução do plano de ação;
  • Recursos materiais necessários para as ações, assim como recursos humanos que podem se fazer necessários;
  • Todas as outras estratégias que você acha que devem ser adotadas e conhecidas antes da execução do plano de ação, em si.
  • Terceiro passo: Executar

Agora sim, a ação. A parte da execução é a etapa que vai, realmente trazer os resultados que foram planejados lá no primeiro passo. Aqui, você e seus sócios ou o gestor escolhido, devem separar as atividades programadas em categorias e destinar cada uma delas a uma pessoa ou equipe. Esse fracionamento traz agilidade às ações e torna mais fácil que elas sejam executadas. Além disso, você deve estipular um orçamento específico para cada uma dessas micro atividades. Isso para que fique mais fácil de monitorar os custos e, também, os resultados lá no final. E mãos à obra. É hora de executar tudo o que foi pré-definido.

  • Quarto passo: monitorar

Todos os passos da execução devem ser monitorados e mensurados. Isso garante que todas as atividades sejam cumpridas com eficiência e que nada vai ficar para trás. Também garante que se possa fazer uma correção de rota no caso de determinada ação não estar trazendo a reação esperada. Prazos e gastos devem receber atenção especial nesse caso.

  • Quinto passo: encerrar

Este passo é importante, não só para que você ou seu gestor possam avaliar se as ações tiveram todos os resultados esperados e atingiram as metas estipuladas mas, também, para que você consiga listar todos os acertos e erros de todo o processo para saber o que fazer e o que não fazer em um próximo plano de ação. Recolha todos os dados possíveis sobre esses processos já executados e analise com calma junto com os seus sócios. Um bom sistema de gestão empresarial pode ajudar nesse acompanhamento e coleta de dados e resultados.

Plano de ação 5W2H

O plano de ação 5W2H é mais um dos vários métodos de plano de trabalho. Ele define as atividades e itens a serem cumpridos em forma de checklists. Desta vez, o empresário e seus sócios vão definir o que deve ser feito respondendo algumas perguntas, cujas iniciais, inclusive, formam o nome da técnica:

Os 5W:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)

Os 2H:

  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

A metodologia de execução é bem parecida com a anterior. Você deve responder a estas perguntas que já montam, de forma clara o cronograma que você e sua equipe devem seguir.

Esta técnica é bastante conhecida por ser bem completa e por ser mais detalhada, mas, com uma boa execução, as duas se mostram muito efetivas.

Faça o teste aí na sua empresa e depois conta para a gente sobre os resultados.

Se você gostou do assunto, dá uma olhadinha no vídeo abaixo, que fala um pouco mais sobre o tema:

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