5w2h: como fazer esse plano de ação

O plano de ação 5w2h vai ajudar você a sua empresa a definirem suas metas e a traçar as atividades que vão ajudar a sua equipe a alcançar o sucesso delas.

O dia a dia de um negócio pode ser bastante corrido. Nem sempre se tem todos os recursos humanos necessários para a grande quantidade de tarefas que uma empresa demanda.

Por isso, a economia de tempo é um bem precioso para um empresário, que sabe que não é somente uma teoria aquela frase que diz que tempo é dinheiro. Para um dono de empresa tempo é dinheiro porque uma tarefa não executada por falta de tempo pode representar uma grande perda de valores.

Se um colaborador não consegue fazer uma encomenda junto aos fornecedores em um determinado dia, por falta de tempo, o prejuízo pode ser grande pela perda dos clientes que procurariam por essas mercadorias.

Se uma conta deixa de ser paga, os juros podem sair caros para o empreendedor, ainda mais se isso se repete com frequência. Esses são apenas pequenos exemplos de como o tempo, ou a falta dele, podem afetar o desempenho e os resultados de um negócio.

Por isso, existem diversas técnicas que ajudam no planejamento estratégico de um negócio. Essas ferramentas são desenvolvidas exatamente para que o planejamento de ações seja facilitado e traçar as metas seja algo simples.

Além disso, essas práticas ainda guiam e monitoram a execução desses planos traçados, de maneira que o empresário possa acompanhar todo o trajeto das atividades, seus resultados e se elas alcançaram a meta final.

O 5w2h é mais uma dessas técnicas e, embora existam outras, como o Plano de Ação e a Análise SWOT, é uma ferramenta bastante completa, que ajuda a planejar e gerenciar todo o processo, desde a concepção da ideia até a execução dela por meio de um conjunto de atividades.

Vamos entender o que é essa técnica:

O que é 5w2h

O 5w2h é um plano de ação focado no planejamento, execução e na produtividade. Ele é composto de um conjunto de diretrizes que ajudam os gestores a traçar suas estratégias de maneira bem fácil e prática.

O termo 5w2h é uma sigla em inglês que indica as iniciais dessas diretrizes que guiam a ferramenta:

O 5w se refere às iniciais de:

  • What, que significa “o que” em Português;
  • Why, que é traduzido como “Porque”;
  • Where, termo em inglês que significa “Onde”;
  • Who, ou “Quem” em Português;
  • When, que em Português significa “Quando”.

Já o 2h faz referência às iniciais de:

  • How, que traduzido para o Português é “Como”;
  • How much, que significa “Quanto” em inglês.

Esse formato de checklist é exatamente para facilitar o preenchimento com os detalhes que as questões pedem. Vamos explicar o que preencher em cada uma dessas perguntas:

  • What (o que?)

Aqui você vai definir o que vai ser feito. Qual é o projeto ou a estratégia que vai ser adotada? Qual é o objetivo que a sua empresa e a sua equipe desejam alcançar? Existe alguma meta já traçada? As respostas para essas perguntas devem constar neste item.

  • Why (porque?)

Porque você vai fazer o que respondeu no primeiro ítem? Por que motivos está traçando as estratégias que traçou? Vai solucionar algum problema ou agilizar e melhorar algum processo? A resposta para essas questões podem ser colocadas nesse segundo ítem.

  • Where (onde?)

Onde a ação planejada vai ser executada? Dentro da empresa? Na empresa de algum parceiro? No pátio da empresa? Em algum ambiente virtual?

  • Who (quem?)

Quem vai executar a ação que foi planejada? Há alguém que é responsável pela necessidade de ação? Quantas pessoas executarão o projeto? Quem vai fazer a gestão das pessoas envolvidas no projeto?

  • When (quando?)

Qual é o prazo para a execução de cada tarefa? Qual o prazo geral para que tudo esteja pronto? Quando começa e quanto termina toda a execução?

  • How (como?)

Como vai ser executada a ação que foi planejada lá no primeiro passo? Quais serão as atitudes que vão ser tomadas para que o resultado esperado seja alcançado? Responda essas questões em detalhes e você vai ter os dados para preencher esse item.

  • How much (quanto?)

Esta última questão se refere planejamento orçamentário de toda a execução mas, também, ao orçamento de todas as pequenas tarefas que envolvem o projeto todo. Calcule o quanto vai custar cada ação e some, para descobrir o quanto vai custar toda a ação planejada depois de pronta.

Como fazer o 5w2h

Não tem mistério. Observe que a estrutura da ferramenta já é em forma de checklist e isso pode ajudar a simplificar a implementação do plano de ação. Muitos profissionais usam uma planilha de 5w2h, que facilita ainda mais a execução das atividades definidas e listadas. Ou montam um gráfico como consta na seguinte imagem:

5w2h: como fazer esse plano de ação na sua empresa

Você ainda pode usar um documento de texto comum, ou mesmo, um caderno e uma caneta. O importante é que as questões do 5w2h estejam bem respondidas, bem detalhadas, já que isso vai servir, não só para que o gestor tenha plena noção do processo todo mas, também, para que os colaboradores que vão executar a ação se guiem.

Depois de selecionar o material ou plataforma que você vai usar basta se sentar com seus sócios e com sua equipe e decidirem qual problema está precisando de solução mais urgente, uma vez que esse tipo de estratégia visa a resolução completa de uma questão, de forma rápida.

Escolhido o problema é hora de começar a destrinchar ele, ainda com a ajuda de seus sócios e equipe. Use as perguntas do 5w2h para fazer um detalhamento completo do problema, de suas possíveis soluções e das atividades que podem ser implementadas para a resolução dele.

Essa etapa não consiste em somente jogar ideias ao vento ou de sair tentando qualquer ação para corrigir o problema identificado. É necessário que você tenha profissionais competentes em sua equipe e que tenham contato com o tipo de questão que está sendo debatida.

Uma vez que o problema é técnico, nada mais correto que a solução também seja técnica, não é mesmo? Por isso, as alternativas debatidas devem ter caráter sério e visar a resolução real do problema, da maneira mais efetiva e menos custosa para a empresa, tanto em termos de recursos financeiros, materiais, quanto humanos.

Depois disso é colocar mãos à obra. Destacar as pessoas que você já selecionou para executar as ações detalhadas no plano de ação 5w2h e selecionar uma pessoa para fazer a gestão desses processos.

Vale lembrar que o empresário não precisa se prender a uma só ação. O 5w2h ajuda na execução tanto de um plano de negócios, de um plano de marketing, quanto nos mais diversos tipos métodos de controle de estoque e até, na gestão financeira uma empresa.

Se você gostou do assunto, ou ainda tem dúvidas sobre ele, dá uma olhadinha no vídeo abaixo, que fala um pouco mais sobre a técnica:

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