Gestão de contas a pagar eficaz – tudo o que você precisa saber

Você já se perguntou se está fazendo a gestão de contas a pagar do seu comércio corretamente? Ou, ainda, quais são os procedimentos adequados para garantir a eficácia dessa ferramenta?

Antes de mais nada, saiba que tais dúvidas são muito importantes, uma vez que esse controle é indispensável para a saúde financeira de qualquer estabelecimento. Além do mais, elas costumam ser bem comuns.

Por esse motivo, preparamos um post que aborda o tema em detalhes. Nele, você verá qual a importância do controle das contas a pagar para as empresas, o passo a passo de como fazê-lo e receberá dicas de ferramentas que te auxiliarão nesse processo. Confira!

Primeiramente, o que são contas a pagar?

O próprio nome já indica o que são esses custos, não é? Mas, para ficar bastante claro, as contas a pagar são todas as despesas que uma empresa tem e são indispensáveis para sua manutenção. Alguns dos gastos mais comuns costumam ser:

• contas de luz e água;
• faturas de internet e telefone;
• salários da equipe;
• reposição e manutenção do estoque;
• transporte de mercadorias;
• aluguel.

A lista pode ser mais longa. Tudo dependerá do tipo de empreendimento, visto que cada negócio possui necessidades próprias e que precisam ser analisadas com cuidado, caso a caso.

Vale destacar que as contas a pagar têm duas categorias, que são as de custos fixos e variáveis:

• custos fixos: são aqueles que não costumam mudar, daí vem o nome deles. Em outras palavras, eles se mantém quase os mesmos todos os meses;

• custos variáveis: mudam com frequência, de acordo com a época do ano e as demandas particulares de cada companhia. Aqui, costumam ser incluídos os gastos que variam conforme a sazonalidade.

>>>> Veja mais: como fazer controle de estoque – passo a passo + planilha grátis

Quais são as rotinas de contas a pagar?

Existem diversos procedimentos vitais para a realização de uma boa gestão de contas a pagar. Alguns dos principais são:

• conferir e aprovar todos os pagamentos;
• agendar a quitação de contas;
• enviar os comprovantes aos setores responsáveis;
• emitir relatórios;
• validar contas bancárias;
• dar baixa nos valores devidos;
• verificar o dinheiro disponível em caixa.

O ideal é que essas ações fiquem sob a responsabilidade de uma única pessoa ou setor, caso a companhia seja de grande porte. Isso serve para evitar confusões e erros no momento de finalizar algum dos itens citados.

Adicionalmente, vale lembrar que sua firma pode ter outras rotinas. Por isso, antes de pegar um modelo pronto e aderir, é fundamental analisar sua realidade para descobrir o que se encaixa naquilo que você precisa.

Para que serve a gestão de contas a pagar?

Após aprender o que são e quais são as rotinas de contas a pagar, vamos entender melhor para que serve esse tipo de gestão.

De maneira bem simplificada, ela serve para que você tenha controle sobre o setor financeiro do empreendimento.  

Todo mundo sabe que o objetivo de qualquer companhia é obter lucros. Porém, é impossível conseguir isso sem antes saber quanto é gasto para mantê-la funcionando.

E é aí que entra a gestão de contas a pagar, justamente para que você descubra o montante gasto para sustentar as funções básicas da empresa. Assim, possibilita o pagamento das obrigações em dia, evitando o acúmulo de dívidas e o pagamento de juros por atraso.

Além disso, a técnica permite que você identifique as áreas que estão tomando muito recursos e estabeleça um plano de ação para reduzir os gastos.

Qual a importância do controle das contas a pagar para as empresas? 4 motivos para começar hoje

Como falamos, a gestão de contas a pagar é essencial para manter a saúde financeira do seu empreendimento. Dito isso, veja a seguir alguns dos principais benefícios que tornam esse procedimento tão crucial.

1. Reduz os custos

Como saber se está gastando mais do que devia em um setor, se você não tem noção do total das suas contas a pagar? Pois é, isso seria praticamente impossível.

Ao gerir esse segmento, você terá uma ampla visão do que é necessário para que sua empresa funcione plenamente. Ao mesmo tempo, pode-se verificar quais áreas estão usando mais recursos e, assim, planejar o corte deles de maneira consciente.

Além do mais, essa técnica permite até mesmo identificar aqueles gastos que já deveriam ter sido eliminados, posto que não dão um bom retorno ou são completamente inúteis.

Outro ponto é que saber exatamente quanto e quando pagar, pois isso diminui as chances de esquecer alguma conta. Como resultado, a probabilidade de você ter que arcar com juros por atrasos se torna menor.

>>>> Aproveite e leia: redução de custos – 8 ideias para cortar gastos sem diminuir a qualidade do seu serviço

2. Evita o endividamento

Ninguém quer ficar endividado, não é mesmo? Contudo, essa era a realidade de 5,4 milhões de empresas brasileiras até fevereiro de 2022, segundo os dados divulgados pelo Serasa Experian.

Quando falamos em microempreendedores individuais – os MEIs – o número ultrapassou a marca dos 3,9 milhões.

“Mas o que a gestão de contas a pagar tem a ver com isso?”, você pode questionar. A resposta é bem simples. Ao saber as datas e os valores dos compromissos, fica mais fácil se preparar para arcar com suas obrigações, especialmente as fiscais.

Logo, o controle dessa área pode reduzir – e muito – os riscos da sua marca entrar na lista de empreendimentos inadimplentes.

>>>> Por falar nisso, não deixe de conferir o artigo: quais os principais riscos da inadimplência para meu negócio?

3. Melhora a imagem da empresa

Você já deixou de vender a prazo para um cliente porque, uma vez, ele atrasou o pagamento? Então, saiba que não é o único com essa prática e que seus fornecedores costumam agir da mesma forma. E mais: eles conversam entre si.

Diante disso, atrasar o valor devido a um deles pode “sujar seu nome na praça”. Dessa maneira, será mais complicado arrumar bons profissionais para repor o estoque, o que prejudicará todo o funcionamento da sua loja.

Portanto, pagar tudo em dia – ou antecipar algumas parcelas – serve para melhorar a reputação da sua marca. Isso porque você prova que é confiável e os fornecedores não terão medo de aceitar pedidos grandes ou até negociar as condições de pagamento.

>>>> Nós temos um artigo incrível que te ensina como captar novos fornecedores, confira e veja algumas dicas úteis para seu dia a dia.

4. Otimiza a gestão financeira

Uma gestão financeira eficaz é decorrente de um conjunto de fatores. E um deles é o controle das contas a pagar. Afinal, saber identificar os lucros e administrar os recursos depende diretamente de ter plena consciência de quanto você gasta para alcançá-los.

Do mesmo modo, esse procedimento auxilia na precificação dos produtos e serviços, já que dá acesso aos custos indispensáveis para que eles cheguem até suas prateleiras.

O QuantoSobra entende bem a importância do controle financeiro. Pensando nisso, preparamos um vídeo com 6 dicas de como melhorar essa gestão. Aperte o PLAY e confira!

Como fazer a gestão de contas a pagar em 5 passos?

Agora, você chegou ao tutorial de como fazer a gestão de contas. A melhor parte é que ele tem apenas 5 passos e é bem simples. Veja só!

Passo 1: identifique todas as contas a pagar

Não dá para fazer a gestão de contas a pagar sem saber, exatamente, quais são as da sua firma. Por esse motivo, o primeiro passo é identificar e anotar todas as suas despesas.

Nessa etapa, o ideal é dividi-las entre custos fixos – os que não mudam – e variáveis – os que sofrem mudanças dependendo do período. Ademais, crie categorias e agregue nelas os itens semelhantes.

Essas etapas são vitais para ordenar seu documento, facilitar a leitura e a atualização.

Passo 2: organize as datas de pagamento

O segundo passo é organizar todas as datas de pagamento. Idealmente, coloque as contas que vencem primeiro no topo da lista, dado que elas tendem a ter prioridade na hora da quitação.

Lembre-se de tomar bastante cuidado, pois um único erro pode comprometer todo o documento. Não se esqueça de adicionar alguma entrada apenas porque acha que ela é “pequena” e “não fará diferença no final”, porque ela vai impactar, sim.

Passo 3: priorize os custos fixos

Na hora de dar início ao pagamento das contas, priorize aquelas que se enquadram na categoria dos custos fixos. De modo geral, elas são tidas como cruciais para o funcionamento do negócio.

Após quitar todas elas, siga para as que se encaixam como custos variáveis.

Ah, não se esqueça de marcar na sua ferramenta após saldar uma dívida, viu? Ou correrá o risco de pagar a mesma conta duas vezes.

Passo 4: cheque o fluxo de caixa

O próximo passo é checar o fluxo de caixa regularmente. Apenas para esclarecer, essa é uma ferramenta que controla os movimentos financeiros de entrada e saída de um empreendimento.

Ao acompanhá-lo, você identifica as áreas onde os gastos estão sendo maiores e se os ganhos irão cobri-los integralmente. Adicionalmente, saberá se será preciso adicionar custos adicionais no final da semana ou do mês.

Passo 5: controle as contas a receber

Paralelamente à gestão de contas a pagar, realize o controle das suas contas a receber. Isso serve para que você agende seus pagamentos – quando possível – para que eles coincidam com as datas de entrada de dinheiro.

Essa ação também ajuda na organização, para que você tenha a capacidade de arcar com todas suas obrigações nos prazos. Da mesma forma, ela avisa sobre a necessidade de pensar em novas maneiras de aumentar os lucros.

3 dicas de ferramentas para fazer a gestão de contas a pagar

Existem diversas formas de fazer a gestão de contas a pagar, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Logo adiante, explicamos como elas funcionam para que você possa escolher a que mais se adéqua à sua realidade.

1. Caderninho

O hábito de usar um caderninho para anotar todas as contas a pagar é algo que não surgiu ontem. E muitas pessoas ainda usam essa ferramenta nos dias de hoje. A verdade é que ela pode ser útil, mas possui muitas limitações, como falta de praticidade e organização.

Isso porque é mais complicado manter um controle das movimentações. Em paralelo, você gasta mais tempo preenchendo tudo e é difícil acompanhar os dados, já que não consegue pesquisar um item específico com apenas um clique.

2. Planilha

As planilhas do Excel são ferramentas indispensáveis na administração empresarial. Elas possuem várias funcionalidades, são práticas e possibilitam pesquisar as entradas e separar todos os dados em diferentes abas.

Inclusive, o QuantoSobra tem um modelo de planilha de contas a pagar e a receber prontinho para você ter o controle da administração do seu negócio. Clique na imagem abaixo para baixar GRATUITAMENTE. 

Quer aprender a usar todas as funcionalidades dessa planilha? Então, assista ao vídeo abaixo: 

3. Sistema de gestão para empresas

As duas citadas acima funcionam. Entretanto, a solução mais útil e completa para fazer o controle de contas é, sem sombra de dúvidas, um software de gestão empresarial, como o Awise.

Ele permite que você acompanhe tudo o que sai do caixa do seu negócio com praticidade e de onde estiver, basta ter um dispositivo conectado à internet. Outras funcionalidades dessa ferramenta são:

• emissão de notas fiscais;
• criação de relatórios de desempenho;
• gerenciamento de metas;
• balanço de estoque;
• controle de vendas e de cartões;
• geração de códigos de barras;
• precificação;
• e muito mais.

Sabe qual é a melhor parte? O Awise é de graça, para sempre. Isso mesmo, você pode fazer um teste e começar a usar o software a partir de hoje, sem precisar gastar um centavo.

Aproveite e confira na prática o que ele pode fazer pelo crescimento do seu negócio!