O controle de estoque pode ser considerado a gestão mais importante de uma empresa. E isso não se aplica somente a pequenas empresas do varejo, mas sim, a todas as empresas que, de alguma forma, dependem da venda de produtos para sobreviver.

Com uma gestão eficiente do controle de estoques, as chances de uma pequena empresa prosperar aumentam substancialmente, uma vez que é dos estoques que, além de se armazenarem as mercadorias do negócio, é de onde se pode tirar dados vitais para a saúde da empresa. 

Entretanto, poucos empresários dão a devida atenção à gestão de controle de estoques. Isso porque, muitos acreditam que os estoques são somente depósitos de produtos, sem nenhuma utilidade além de guardar as mercadorias que são recebidas pelos fornecedores.

Ledo engano. É do controle de estoque feito com efetividade que se descobre, por exemplo, dados sobre a saúde financeira do negócio, os períodos em que há mais vendas, quais são os produtos mais bem aceitos pelos consumidores, quais produtos têm mais saída e, por consequência, quais devem seguir sendo comprados em maior quantidade e, também, quais não vendem e não devem ser mais comprados.

Além disso, o controle de estoques ainda vai fornecer informações sobre os momentos ideais para se criar uma promoção de queima de estoques, uma vez que, fazendo a gestão dos estoques de maneira eficiente, você vai saber exatamente como anda o seu giro de estoque e, com isso, vai saber quais são os produtos que estão encalhados, representando perda de dinheiro.

Ainda: é através do controle de estoque que você vai conseguir fazer um planejamento financeiro mais exato e completo para o seu negócio, já que com os dados disponibilizados pela rotação do estoque, você vai conseguir fazer previsões de vendas de acordo com cada período estabelecido por você.

Ou seja, sem um controle de estoque efetivo, você vai estar às cegas a respeito da saúde de todas as outras áreas da sua empresa. Isso, independente do tamanho dela, seja micro, média pequena ou grande empresa.

Pensando nisso, e em como você vai poder fazer o controle de estoque da sua pequena empresa com habilidade, conhecimento, eficiência e competência, a gente criou este passo a passo de controle de estoque, onde você vai saber tudo sobre esta gestão. 

Aqui neste passo a passo, você vai descobrir:

Sumário

O que é controle de estoque?

O controle de estoque é a gestão do fluxo das entradas e saídas de mercadorias de uma empresa. Através do controle de estoque é feita a gestão dos investimentos que devem ser feitos em novos produtos, a previsão de vendas desses produtos, a quantidade necessária de mercadorias para se comprar, a sazonalidade de cada tipo de produtos e muito mais. O conceito de controle de estoque é ter os seus produtos organizados e categorizados de tal maneira isso impacta em todas as outras áreas da sua empresa.

Com um controle de estoque feito de forma responsável, a empresa garante que não haverá falta de produtos nas estantes, independente da demanda e das quantidades necessárias. Isso porque, a gestão de estoque torna possível prever, através dos cálculos corretos, a quantidade de produtos que será necessária para cada período, de acordo com as vendas dessas mercadorias.

Além disso, a gestão do estoque permite que se saiba com antecedência os recursos que deverão ser destinados para a compra de novos lotes de mercadorias junto a seus revendedores, garantindo, além de eficiência, a economia e a organização financeira.

Outro ponto pouco percebido quando se trata do controle de estoque é o quanto ele pode influenciar no aumento dos lucros de uma empresa. Isso porque, além da economia que você vai fazer controlando e organizando as entradas e saídas de mercadorias do negócio, o controle de estoque permite que você compre de seus fornecedores as quantidades exatas de produtos, de acordo com a saída deles, sem gastar além do necessário e garantindo que não vai haver sobra de mercadorias. 

A influência do controle de estoque no seu fluxo de caixa também é notável, uma vez que com os estoques bem gerenciados, você vai comprar somente os produtos que você já sabe que os seus clientes gostam de comprar, aumentando as suas vendas e olhando todo o processo, desde a encomenda das mercadorias até a chegada delas até o consumidor final.

Quando se trata de economia, o controle de estoque também tem a sua influência. Observe: existem custos ocultos em um estoque. Quando você compra um lote de mercadorias de seus fornecedores, você investe um determinado valor, esperando, com as vendas desses produtos, obter determinado lucro.

Entretanto, se você não conseguir vender a quantidade esperada dessas mercadorias, uma grande parte delas fica encalhada nos seus estoques. Aí é que está uma parte dos custos ocultos do estoque: além de gastar para adquirir as mercadorias você também tem gastos para manter elas armazenadas. 

Pense comigo: quais são os custos da eletricidade que você paga somente da iluminação, refrigeração – se for o seu caso – e maquinários do seu estoque? E quanto ao custo com a limpeza do local do seu estoque? E quanto aos investimentos feitos com os funcionários contratados para cuidar da organização destes estoques? 

São custos embutidos que muitas vezes não são percebidos nem contabilizados pelo empresário, mas que, ao final de cada mês estão lá, constando entre os seus custos fixos e custos variáveis.

Além de tudo isso, se você não calcular da maneira correta a quantidade de mercadorias que deve comprar e acabar com produtos sobrando, além de ter que arcar com os custos do armazenamento prolongado desses produtos que sobraram, provavelmente você ainda terá que gastar para investir em uma queima de estoque para recuperar o giro do seu estoque.

Entendeu o que é controle de estoque e qual a sua importância? Sem uma boa gestão de estoque a sua empresa simplesmente não consegue manter suas portas abertas por muito tempo.

Como o controle de estoque pode ajudar a sua empresa?

O controle de estoque pode ajudar a sua empresa, não só na eficiência financeira, economia e previsibilidade de demanda. Existe um outro aspecto que é beneficiado pelo controle de estoque: a retenção de clientes.

Você já se perguntou quantos clientes você perde diariamente simplesmente por não ter nas suas estantes os produtos que eles estão procurando? Esse erro, bastante comum, acontece quando não se tem um controle de estoque eficiente, uma vez que se você controla bem esta área sempre vai conseguir saber o momento exato em que determinadas mercadorias atingem o nível de estoque mínimo.

Com isso, você sempre vai saber a hora certa de contatar seus fornecedores para pedir uma nova remessa de produtos. Este processo também está incluído nas boas técnicas de fidelização de clientes. O cliente sempre vai voltar à sua loja se souber que lá sempre vai encontrar o que precisa.

Enfim, entre todos os fatores em que o controle de estoque pode ajudar a sua empresa estão:

1. Controle de validade

Se você trabalha com a venda de produtos perecíveis, o controle da validade deles é obrigatório. Você consegue imaginar quantos problemas podem ser gerados se acontecer de você vender um produto fora da validade para algum cliente? Além de receber reclamações do próprio cliente você pode ter problemas, também, com a vigilância sanitária da sua cidade. Além de tudo isso, um erro do tipo pode acabar com a reputação da sua empresa. 

Se você controlar efetivamente o seu estoque, este erro vai ficar no passado. Isso porque, além de você poder comprar seus produtos na quantidade certa, com os prazos de validade alinhados com a demanda, você também vai ter o controle das datas em que cada lote vence, aumentando, assim, o seu controle sobre esse aspecto.

Falando nisso, a gente criou uma planilha de Controle de Validade grátis. Assim, você já pode começar a fazer essa gestão, sem custos à sua empresa. Para baixar a planilha de Controle de Validade, basta clicar no botão abaixo:

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2. Conservação de mercadorias

Este é um outro lado do controle de validade. Mesmo que você não venda produtos perecíveis, todas as suas mercadorias possuem um prazo de deterioração. Até mesmo se você vende roupas: o tempo estraga estes produtos.

Se estas mercadorias estiverem encalhadas no seu estoque é muito pior porque, além de estarem se deteriorando ainda estão ficando ultrapassadas e gerando custos de armazenamentos, como já citamos.

Por isso, o controle de estoque é importante: com ele você vai saber quando estes produtos estão parados além do tempo que deveriam e vai poder criar uma queima de estoque. Estas mercadorias que sobram também podem ser consideradas ponta de estoque e você poderá organizar um outlet com elas. O importante é não perder o dinheiro investido para as traças.

3. Controle e prevenção de perdas

Sim, com um estoque controlado você consegue gerenciar as as perdas de produtos, evitando o prejuízo , ou, pelo menos sabendo onde é necessário remediar. estas perdas podem acontecer pelos mais diversos motivos: tanto os motivos citados acima de simples desgaste destes produtos por conta do tempo, sejam estragos por traças, prazos de validade vencidos ou, até mesmo, roubos por tarde se seus clientes ou de algum colaborador menos confiável.

O fato é que se você fizer um bom controle de estoque, os riscos de ter estas perdas caem drasticamente, uma vez que você vai ter suas mercadorias todas organizadas, contadas e categorizadas em seu armazém.

Se você optar por um sistema de gestão de empresas estes riscos praticamente não existem, uma vez que um sistema desse tipo, como o QuantoSobra, centralizam todas as informações do seu estoque em um só lugar, além de interligar o seu PDV com os produtos que estão em seus estoques. Ou seja: com um sistema do tipo, sempre quando você vende um produto para o seu cliente é feita a baixa automática dessa mercadoria no seu estoque.

Caso você queira comprovar que esta é a melhor opção, não só para o seu controle de estoque mas, também para a gestão de todas as outras áreas da sua empresa, você pode testar o QuantoSobra gratuitamente. Basta clicar no botão abaixo:

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4. Menos erros humanos

Sempre estamos sujeitos a erros, não é? Afinal, somos humanos e é impossível acertar sempre. Entretanto, quando se trata de erros dentro da sua empresa, cada erro pode custar caro, no sentido exato da palavra.

Se você não faz um bom controle de estoque, a chance de um erro grave acontecer é bastante grande. Erros como achar que ainda tem uma mercadoria em estoque e só descobrir que esta mercadoria acabou na hora que algum cliente está procurando por ela é bem comum.

Este mesmo erro, de acreditar ter um produto em estoque quando, na realidade, ele já está esgotado também pode se tornar um erro de logística. Se a necessidade desse produto for urgente, pode demorar dias até que seus fornecedores consigam entregar um novo lote dele. E aí, o que fazer?

Se você faz o controle de estoque da sua empresa, seja por meio de planilhas, seja por meio de um sistema mais inteligente e automático, você deixa esses erros para trás, uma vez que, como já dissemos, estes sistemas podem avisar você quando você alcança o estoque mínimo de cada produto.

Falando nisso, a gente tem duas planilhas que podem ajudar você nisso, caso você não queira optar por um sistema de gestão integrado. Dá uma olhadinha nos botões abaixo e baixa as planilhas gratuitamente.

Controle de estoque

Quais são os métodos de controle de estoque?

Existem diversos métodos de controle de estoque. Todos com a sua eficiência, embora alguns tenham características que favoreçam um tipo de empresa e, outros favoreçam outros tipos, como você vai ver a seguir. A gente separou os 8 principais métodos de controle de estoque para que você decida qual é o que melhor se adapta ao seu negócio, mas, você deve se lembrar, também, que sempre pode mesclar as metodologias e criar a sua própria de acordo com as suas necessidades.

Como cada empresa é única, os métodos de controle de estoque também podem variar e se adaptar a cada realidade e a cada necessidade de um negócio.

Entretanto, a escolha do tipo correto de método de controle de estoque é bastante importante, uma vez que esta escolha pode ter impactos, tanto no lado financeiro da sua empresa quanto nas outras áreas.

Com a escolha correta do método de controle de estoque apropriado para o seu negócio, você pode esperar inúmeras vantagens, como:

  • Eficiência na interação entre o seu estoque e o seu ponto de venda, com altas e baixas automáticas de suas mercadorias e cada compra e venda;
  • Competência na hora de fazer as compras de mercadorias junto a seus fornecedores e, por consequência, a chance de obter descontos;
  • Menos custos na armazenagem, limpeza e manutenção do seu estoque;
  • Redução dos custos em função de desgastes, perdas, extravios ou roubos;
  • Controle do volume de vendas de cada tipo de mercadoria;
  • Percepção da sazonalidade real de cada tipo de mercadoria;
  • Otimização da área financeira do seu negócio, uma vez que você poupa na compra, tem controle sobre os custos de armazenagem, pode comprar com antecedência e percebe o momento certo de fazer uma queima de estoque caso sobrem mercadorias, e muito mais…

Conheça agora os principais métodos de controle de estoque:

1. PEPS

O que é o método PEPS: também conhecido em inglês como First in First ou, método FIFO, PEPS é a sigla em português para Primeiro que Entra, Primeiro que Sai. 

Como o nome indica, no método PEPS de controle de estoque, os produtos que entraram primeiro no seu estoque devem ser os primeiros a serem vendidos. 

Como no método PEPS o aspecto cronológico é o fator mais importante, este método é excelente para aquelas empresas que trabalham com a venda de produtos perecíveis.

Como calcular o método PEPS: É bastante fácil calcular o método PEPS. Isso porque, como você já sabe, a ordem cronológica das entradas e saídas é o principal fator. Na hora de calcular o PEPS o tempo também é o quesito mais importante:

As primeiras mercadorias que chegarem à sua empresa vão definir o preço total do estoque. Por exemplo:

Se você comprou um lote de 200 camisetas ao custo de R$ 10,00 cada, então o valor total do seu estoque é de 2 mil reais.

O preço de cada uma dessas mercadorias, então, vai ser definido de acordo com o valor pago por este lote ao qual elas pertencem. Mas, digamos que você tenha vendido 100 destas camisetas e decidiu fazer um novo pedido a seus fornecedores.

Você pede mais 100 peças mas descobre que, agora, o preço de cada unidade é de R$ 12,00. Ou seja, este novo estoque tem o valor total de R $1.200. 

Entretanto, você não vai ter prejuízos, porque vai atribuir aos produtos de cada estoque, um preço baseado no custo que aquele estoque teve.

Com isso, cada estoque passa a ter o custo e lucro real e você tem menos chances de ter prejuízo, uma vez que você vai atribuir seus preços de acordo com os custos de cada estoque e, os primeiros produtos que chegaram na sua empresa vão ser os primeiros a sair.

Com o método PEPS a sua empresa consegue manter os preços de cada produto mais próximo ao que é praticado pelo mercado a cada período. este método de controle de estoque é aceito pela Receita Federal na hora do pagamento de tributos.

Veja mais detalhes sobre como funciona o método de controle de estoque PEPS no vídeo abaixo:

2. UEPS

O que é o método UEPS: o método UEPS é designado por esta sigla que significa Último a Entrar, Primeiro a Sair. Este método de controle de estoque é o exato oposto do método PEPS. Ou seja, no caso do UEPS, os últimos produtos que entraram no seu estoque devem ser os primeiros a serem vendidos.

Como calcular o método UEPS: o cálculo do método UEPS também é super simples:

De acordo com o método UEPS o custo do seu estoque deve ser baseado no valor dos últimos produtos que entraram no seu estoque. Como os preços que você paga por suas mercadorias estão sempre subindo, os preços dos seus produtos, repassados ao seu consumidor final, também vão ser maiores.

Como com este método ocorre uma supervalorização dos produtos mais antigos do seu estoque, a Receita Federal não aceita o UEPS na hora da tributação.

Veja mais detalhes de como funciona o método de controle de estoque UEPS no vídeo abaixo:

3. Custo Médio

O que é o método de Custo Médio: o método de Custo Médio, também conhecido como preço médio ponderado, é a soma do valor investido no estoque, dividido pela soma da quantidade de itens nesse mesmo estoque. Veja este exemplo e definição que fizemos neste artigo, aqui, no blog.

Como calcular o método de Custo Médio: Vamos imaginar que no início do mês a sua loja comprou 100 peças de um produto por R$ 500,00. Então, ainda no mesmo mês, você comprou mais 200 unidades deste mesmo item, desta vez pagando R$ 1.150 por elas. Qual é o custo médio desta mercadoria?

Simples: você deve somar os custos totais investidos no produto:

R$ 500 + R$ 1.150 = R$ 1.650

Agora você deve somar o número total de peças compradas no período:

100 + 200 = 300

O custo médio é o resultado do valor total dividido pelo número total de peças, ou seja:

1.650 / 300 = R$ 5,50

O preço médio de cada unidade é de R$ 5,50.

Esta média é recalculada cada vez que você atualiza o seu estoque com este mesmo produto. Fácil, não é?

Ainda é possível dividir o CM em Custo Médio Ponderado Fixo e Custo Médio Ponderado Móvel.

Custo Médio Ponderado Fixo

Esta abordagem deve ser feita somente se a sua empresa faz controle de inventário em um período único, como no início ou no final do mês. O cálculo é o mesmo, sendo apenas feito uma única vez, garantindo uma visão periódica fixa de seu Custo Médio.

Custo Médio Ponderado Móvel

Esta é a alternativa caso você faça a verificação do seu estoque com frequência. O Custo Médio Ponderado Móvel vai considerar os valores que variam em cada compra ou em cada processo de produção. Quanto maior o número de produtos adquiridos, maior o preço unitário e quanto menor o número de itens, também menor é o preço de cada unidade.

É esta facilidade de cálculo, aliada com as demais vantagens da fórmula, que faz com que o Custo Médio seja o método de avaliação e controle de estoque mais usado pelas empresas atualmente. Ele também é, junto com o método PEPS, os dois sistemas de gestão de estoques que são aceitos pela Receita Federal. Veja aqui, o nosso artigo completo sobre Custo Médio.

Além desse artigo explicando tudo sobre Custo Médio, a gente criou uma planilha que calcula esta média automaticamente para você. Para baixar a planilha de Custo Médio gratuitamente, basta clicar no botão abaixo:

Como fazer controle de estoque: planilha de custo médio grátis

Veja como funciona a planilha de Custo Médio no vídeo abaixo:

4. Just In Time

O que é o método Just in Time: O método de controle de estoque Just in Time, que na tradução do inglês significa Na Hora Certa é o sistema de estoque que tem como prioridade a ideia de cortar custos, levando eles ao mínimo necessário. 

Com o método Just in Time, os produtos só são entregues aos seus estoques quando são necessários para serem usados de maneira imediata, ou seja, eles são comprados para a venda a curto prazo.

Existe um risco de ficar sem estoque na sua loja, no caso da compra e venda, ou se errar os cálculos, de ficar sem matéria prima na sua empresa. Desta maneira, você precisa confiar que seu fornecedor irá lhe entregar os produtos quando necessário.

Este método pode ser utilizado juntamente com outros processos para deixar seu controle de estoque mais exato, por exemplo:

  • Ponto de pedido: O ponto de pedido é um determinado nível de estoque onde se gera um novo pedido de compra;
  • Quantidade econômica de encomenda: Trata-se de uma fórmula para chegar a um balanço ideal entre ter muito ou pouco estoque. Trata-se de uma fórmula complexa e que não tem tanta aplicação para pequenos negócios, principalmente pequenas lojas. 
  • Compras fixas: Se a sua venda/necessidade de estoque é previsível, você pode ter ordens de compra com fixas em determinado período, por exemplo, a cada mês ou trimestre você deixará fixado com seu fornecedor a compra de uma quantidade específica de um produto. Porém, optando por fazer isto, você deverá ter o controle de suas quantidades em estoque e dos preços, fazendo revisões periódicas.

Veja de maneira detalhada como funciona o método de controle de estoque Just in Time no vídeo abaixo:

5. Curva ABC

O que é o método Curva ABC: O método de controle de estoque Curva ABC visa organizar os produtos em nível de prioridade. Ou seja, no sistema de Curva ABC, também conhecido como teorema de Pareto, você vai definir quais são as mercadorias mais importantes que estão no seu estoque para, assim, saber a quais produtos deve dar prioridade. 

O grau de importância pode ser definido por diversos fatores: você pode considerar mais importantes, por exemplo, os produtos que têm mais giro de estoque, ou, priorizar os produtos que trazem mais lucro para o seu negócio. Há também, a possibilidade de se priorizar aquelas mercadorias que trazem mais custo ao seu estoque. Esse grau de importância fica a seu critério. 

Como calcular o método Curva ABC: Digamos que você considere mais importantes, os produtos que trazem maior retorno monetário para o seu negócio. Você, então, vai criar uma escala de prioridades, da seguinte maneira:

  • Categoria A: Produtos que trazem o maior retorno monetário para a empresa;
  • Categoria B: Produtos que trazem retorno monetário médio para o negócio.
  • Categoria C: Produtos que trazem um retorno monetário baixo para a empresa.

Este processo, de priorizar suas mercadorias vai trazer para você muito mais conhecimento sobre como está funcionando o seu giro de estoque, além de trazer mais lucro, uma vez que você vai saber quais são os produtos que trazem o lucro esperado e vai poder dar mais atenção para eles.

A gente ensinou tudo sobre como calcular a Curva ABC e sobre como criar o gráfico de Curva ABC, aqui, neste artigo.

Além disso, a gente criou uma planilha de Curva ABC gratuita, para você criar este gráfico para seu estoque sem precisar fazer nenhum investimento. Para baixar a tabela de Curva ABC, basta clicar no botão abaixo:

Planilha de curva abc grátis para baixar

Veja como funciona a planilha de Curva ABC no vídeo abaixo:

6. Giro de Estoque

O que é o método Giro de Estoque: no método de controle de estoque de Giro de Estoque, o controle é feito a partir da análise da rotatividade dos produtos no seu estoque. Ou seja, é o fluxo de mercadorias na sua empresa que vai ser o ponto de partida da sua análise. O método de Giro de estoque funciona para qualquer tipo de estoque e pode trazer informações importantes sobre a saúde financeira do seu negócio quando se trata de retorno financeiro dos seus investimentos em mercadorias.

Como calcular o método giro de estoque: como explicamos aqui, é muito fácil calcular o Giro de Estoque. Ele pode ser calculado a partir da seguinte fórmula:

Número total de vendas / volume médio de estoque no período = giro de estoque

Vamos explicar melhor:

Você tem uma loja de roupas que vende 2.000 peças por ano e o seu estoque médio durante esse mesmo ano é de 100 peças. Você deve então calcular:

2.000 / 100 = 20

Ou seja, o seu estoque gira 20 vezes por ano.

A gente ensinou tudo sobre o método de controle de estoque Giro de estoque, aqui neste artigo.

Além disso, a gente também criou uma planilha gratuita para você calcular o seu Giro de Estoque de maneira automática e sem custos para o seu negócio. Para baixar a tabela de Giro de estoque, basta clicar na imagem abaixo:

Controle de estoque: planilha de giro de estoque grátis para baixar

Veja como funciona a planilha de Giro de Estoque no vídeo abaixo:

7. Ciclo PDCA

O que é o método PDCA: O método de controle de estoque PDCA tem como foco principal ajudar você a prevenir e a resolver problemas que podem ocorrer no seu estoque. Como assim? É bem simples: o PDCA é basicamente um plano de ação. Com ele você vai conseguir dirigir os seus esforços em prioridades como Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Na verdade, a sigla PDCA vem do inglês e abrange justamente estes itens: Plan, Do, Check e Act. 

Com o método de controle de estoque PDCA você vai conseguir traçar ações para corrigir qualquer coisa que der errado nos seus processos de estocagem e organização de mercadorias.

Como calcular de acordo com o plano de ação PDCA: com o método de controle de estoque PDCA você deve passar por três fases, identificadas como: identificar o problema ou objetivo, observar o problema, analisar o problema, criar um plano de ação para resolver o problema.

Veja como funciona o método PDCA no vídeo abaixo:

A gente ensinou tudo sobre como usar o método de controle de estoques do plano de ação PDCA, aqui, neste artigo.

8. Custo Específico

O que é o método de Custo Específico: o método de controle de estoque Custo Específico é bastante indicado para mercadorias de grande porte e para estoques com poucas unidades.

Este é, provavelmente, o método de controle de estoque mais fácil de se utilizar, como você vai perceber.

Como calcular o método de Custo Específico: primeiro, você deve estabelecer qual é o preço exato de cada uma das mercadorias que você tem em seu estoque. A partir disso, você soma os preços de cada uma dessas unidades e obtém o exato valor total do seu estoque.

Ufa! São vários métodos de controle de estoque, não é. Agora, mais uma questão importante deve estar passando pela sua cabeça e a gente já vai responder ela:

Como escolher o melhor método de controle de estoque para a sua empresa?

A resposta para esta questão é bem simples, na verdade. Você deve escolher o sistema de controle de estoque que mais se adapta à realidade da sua empresa.

Vale lembrar um outro fator: somente dois desses métodos de controle de estoque que citamos acima são aceitos pela Receita Federal na hora de você pagar impostos obrigatórios para sua empresa. Por isso, fique atento: escolha pelo menos um deles e, depois, para a sua organização interna, use os outros métodos como sistemas de controle de estoque secundários. Ou seja, utilize os outros métodos somente para o seu uso interno e para obter as métricas que são vitais para o seu negócio.

Já identificou o melhor método de controle de estoque? Então vamos votar a mão na massa a seguir:

Como começar a fazer o controle de estoque

Quer saber como começar a fazer o controle de estoque agora que você já sabe tudo sobre os sistemas de controle de estoque e já escolheu qual o método que melhor se adapta à sua empresa? Vamos lá então!

Tudo no controle de estoque se resume a organização e categorização. Estes dois itens, se bem feitos, vão facilitar a sua vida na hora de fazer todos os outros processos como precificação e vendas. Por isso, o primeiro passo para começar a fazer o controle de estoque é:

1. Inventário

Impossível começar a controlar o seu estoque sem saber exatamente o que tem nele, não é. Principalmente se você nunca foi adepto de algum tipo de organização dos seus estoques ou se dependia do caderninho para fazer esta gestão.
Por isso, você deve iniciar este processo fazendo a contagem de todas as mercadorias que estão estocadas em seu armazém. Isso vai dar a noção exata do tamanho do seu estoque, além dos custos de manutenção que você tem para manter eles ali.

2. Categorização

Esta parte é bastante importante, uma vez que, agora que você sabe o número de produtos que tem em seu estoque, você deve saber quais são os tipos de mercadorias que estão lá. Por isso, você deve separar estes produtos em categorias. Além de facilitar a organização do local e do seu próprio sistema, a categorização do seu estoque agiliza a localização destes produtos em um momento de urgência.

3. Precificação

Agora que seus produtos já estão contados e organizados por categoria, pode ser uma boa ideia colocar preços neles, não é? Este passo é importante porque vai ajudar você  no próximo item do nosso artigo. Inclusive, a gente criou uma planilha de precificação gratuita. Assim, você pode calcular o preço de cada um dos seus produtos de maneira gratuita. Para baixar a planilha de precificação de produtos, basta clicar no botão abaixo:

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4. Valorização

Agora que você seguiu todos os passos acima você deve somar os preços de cada um dos itens do seu estoque de forma a conseguir o valor total de tudo o que você tem no seu depósito. Você lembra que em muitos dos métodos de controle de estoque que falamos lá no começo do texto, saber o valor total do seu estoque é um fator importante? 

Pronto. Agora você já sabe como começar a fazer o controle de estoque.

Vamos então a dois outros fatores importantes na hora de fazer a gestão do seu estoque.

Estoque mínimo e estoque máximo no seu controle de estoque

O estoque mínimo e o estoque máximo são fatores de segurança para os seus estoques. Explicando: se você tiver o controle do seu estoque mínimo, você não corre riscos de ficar sem os produtos que mais vendem no seu negócio.

Já fazendo o controle do estoque máximo do seu estoque, você evita gastar além do necessário comprando produtos além da necessidade real. Vou explicar melhor:

Estoque mínimo

O que é estoque mínimo: Lembra que falamos lá em cima sobre os perigos de o cliente chegar na sua empresa e não encontrar os produtos que está procurando porque você está sem estoque? Então, esse perigo tem, ainda, mais um efeito colateral: o seu cliente pode ir procurar esses produtos na empresa do seu concorrente. Vai ser pior ainda, se o seu concorrente souber fidelizar esse cliente. Esse cliente pode nunca mais voltar à sua loja.

Por isso, é importante que você faça o controle do seu estoque mínimo. Assim, você sempre vai estar atento ao momento em que os seus produtos atingem um número crítico e é a hora de encomendar uma nova remessa de mercadorias de seus fornecedores.

Como calcular o estoque mínimo: para calcular o estoque mínimo da sua empresa, você vai precisar de dois dados:

  • O consumo médio do produto em cada período;
  • O tempo que você leva para repor este produto no seu estoque.

De posse destes dados, basta aplicar a seguinte fórmula para calcular o estoque mínimo:

Estoque mínimo = consumo médio diário X tempo de reposição

Explicando melhor, no exemplo que demos neste artigo, aqui:

Em 30 dias você teve o consumo de 180 unidades de uma mercadoria. Para descobrir o consumo médio diário, basta dividir o consumo pelo período de tempo, assim:

180/30 = 6

Ou seja, o consumo médio diário deste produto é 6.

Digamos que para repor esta mercadoria você leva 20 dias. Então, você deve multiplicar o consumo médio diário pelo prazo de reposição, assim:

20 * 6 = 120

Ou seja, o seu estoque mínimo é de 120 unidades deste produto.

Estoque máximo

O que é estoque máximo: o estoque máximo tem o objetivo de impedir que você invista além do necessário comprando mais mercadorias do que precisa. A ideia é que você não tenha prejuízos caso os produtos comprados não tenham a rotatividade que você imaginou na hora de comprar eles.

Como calcular o estoque máximo: usando os dados do exemplo acima, para calcular o estoque máximo você deve aplicar a seguinte fórmula:

Estoque máximo= estoque mínimo + lote de reposição

Levando em conta que o valor do seu estoque mínimo seja de 120 unidades e o lote de reposição costuma ter 50 unidades. Você deve apenas somar um valor ao outro, assim:

120 + 50 = 170

Ou seja, o seu estoque máximo deve ser de 170 unidades deste produto.

Calcular o estoque mínimo e o estoque máximo é bem simples, não é? E são dois fatores vitais para o seu controle de estoque e, por consequência, para as finanças do seu negócio. A gente criou um artigo detalhado sobre estoque mínimo e máximo, aqui, caso você queira se aprofundar no assunto.

Apesar de serem cálculos simples, a gente criou uma planilha gratuita para você calcular o estoque mínimo e o estoque máximo da sua empresa. Para baixar ela, basta clicar no botão abaixo:

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Estoque de segurança

Mais um método de controle de estoque essencial para a sua empresa, o estoque de segurança é mais uma alternativa para impedir que você perca vendas e clientes em função da falta de produtos em seu estoque. Vamos entender como funciona:

O que é estoque de segurança: o estoque de segurança consiste em ter em seu estoque um número específico de mercadorias que estão armazenadas para alguma emergência. Os produtos que compõem o estoque de segurança não devem ser vendidos como as mercadorias dos lotes comuns do seu estoque.

Eles devem ficar armazenados para o momento em que acontece algo muito inesperado e imprevisto, como atraso na entrega de mercadorias por parte de seus fornecedores, ou, no caso de acontecer algum dano aos produtos armazenados no seu estoque comum.

Como calcular o Estoque de Segurança: para fazer o cálculo do estoque de segurança você deve ter dois dados em mãos:

  • A demanda diária do produto em questão;
  • O tempo de entrega deste produto pelos seus fornecedores.

De posse desses dados, basta aplicar a seguinte fórmula para calcular o Estoque de Segurança:

Estoque de Segurança = Demanda média diária x tempo de entrega

Vamos, agora, a um exemplo prático:

Se a sua empresa vende 30 unidades de um determinado tipo de vestido por dia e o tempo que o fornecedor demora para entregar estas peças é de 4 dias, então, basta aplicar a fórmula:

30X4=120

Ou seja, você deve ter, em seu estoque de segurança, pelo menos 120 peças desse vestido.

O cálculo do estoque de segurança é bem simples, não é? Na verdade, a base dele é igual ao cálculo do estoque mínimo, como você pode ter notado. Vamos adiante:

Como fazer controle de estoque

A pergunta que não quer calar, ao final deste artigo é aquela que trouxe você até aqui: como fazer controle de estoque? De posse de todas as informações que passamos para você ao longo desse artigo você já deve saber:

  • O que é controle de estoque;
  • Como o controle de estoque pode ajudar a sua empresa;
  • Quais são os métodos de controle de estoque;
  • Como escolher o melhor método de controle de estoque para sua empresa;
  • Como começar a fazer o seu controle de estoque;
  • Os métodos de estoque mínimo e estoque máximo;
  • O método de estoque de segurança.

Sabendo tudo isso, você deve escolher como vai, efetivamente, fazer o controle de estoque do seu negócio. Existem três formas conhecidas de controlar o seu estoque:

1. Controle de Estoque pelo Caderninho

Controlar o estoque por meio de um caderninho é a técnica mais utilizada pelos negócios que estão no comecinho, quando não há tanta atenção e preocupação com os impactos positivos que um estoque organizado pode trazer para uma empresa.

Apesar de comum, usar o caderno para controlar o estoque é bastante arriscado. Sempre há o risco de erro humano, além de haver a necessidade de se fazer todos os cálculos manualmente, o que pode consumir demasiado tempo do empresário.

Além disso, este método de controle de estoque peca por ser inseguro, uma vez que se você perder, manchar, rasgar, deteriorar ou ter o seu caderninho roubado, todo o seu controle de estoque vai pelos ares.

Entretanto, se você optar por este método, a fórmula é simples: vá anotando todas as entradas e saídas de mercadorias neste caderninho e, ao final de cada dia ou cada período definido por você, calcule quantos produtos saíram e quantos produtos chegaram e o quanto de lucro foi trazido nestas transações.

2. Controle de Estoque por Planilhas

Controlar o seu estoque por planilhas também é um método de controle de estoque bem conhecido e utilizado. Esta técnica é um pouco mais ágil e segura do que a do caderninho, uma vez que as planilhas são capazes de fazer os cálculos do seu estoque de maneira automática e simplificada.

Apesar disso, esta técnica de controle de estoque também é manual, uma vez que você vai ter que inserir informações novas nas planilhas cada vez que uma entrada ou saída de mercadoria acontece.

Além disso, controlando o estoque com planilhas você corre o risco de multiplicar o seu trabalho, já que não existe uma planilha que faça o controle de todas as áreas do seu estoque. Portanto, quanto mais controle você quiser ter sobre todas as gestões do seu estoque, mais planilhas você vai precisar baixar.

Apesar disso e sabendo o quanto as planilhas Excel podem ajudar o pequeno empresário, a gente criou várias planilhas gratuitas de controle de estoque. Para ver e baixar todas elas, basta clicar no botão abaixo:

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3. Controle de Estoque por Sistema de Gestão

O método mais completo de controle de estoque, como não podia deixar de ser, é fazer esta gestão por meio de um sistema de gestão de estoque. Com um sistema do tipo, como o QuantoSobra, você faz tudo o que várias planilhas Excel fazem, de maneira automática e em um só lugar. 

Com um sistema de gestão de estoques, você deixa o seu controle de estoque nas mãos da tecnologia e da inteligência artificial, tendo mais segurança e menos riscos de erro humano. 

Um sistema como o QuantoSobra vai gerir todos os aspectos do seu estoque, como estoque mínimo e máximo, estoque de segurança, informações para inventário, giro de estoque, controle de entradas e saídas de mercadorias, gestão de vendas e PDV integrado com seu estoque, indicadores completos sobre o status do seu estoque, e muito mais.

Além de tudo isso, o QuantoSobra ainda cuida de todas as outras áreas da sua empresa, fazendo o controle do fluxo de caixa, contas a pagar e receber, controle de inadimplência, impressão de etiquetas de preço e de carnês, fechamento de caixa sem erros e tudo que a sua possa precisar em termos de gestão.

O melhor de tudo? Você pode testar o QuantoSobra gratuitamente para comprovar que ele é a melhor solução, não só para o seu controle de estoque mas, também, para a gestão de toda a sua empresa.

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