Toda empresa precisa de um setor financeiro bem organizado, independente do tamanho, da tradição na sua empresa ou se você mesmo é o responsável por mais de um setor no seu negócio.
O setor financeiro geralmente é um setor difícil de entrar para resolver os problemas sendo a parte mais delicada da empresa. Mas não adianta se esquivar dos problemas que lá existem, pois, eles são de grande impacto em toda a organização.
Muitas das vezes em empresas de pequeno porte, o próprio empresário se vê responsável pelo setor financeiro, e isso pode ser uma sobrecarga a mais sobre a cabeça pensante do empreendimento, já que para gerir esse setor é necessário aptidão e organização.
Muitos empresários são extremamente criativos e ativos na hora de agir, montar e desempenhar muitas funções, mas não tem aptidão para administrar financeiramente seu negócio, e agora o que fazer?
Por isso é sempre importante que um bom empreendedor esteja cercado de pessoas que tem as características que completam seu gerenciamento. Se você não tem aptidão para um setor, busque quem desempenhe essa atividade no seu lugar. Não se force a ser bom em todos os setores, todos temos facilidades em algum setor e dificuldade em outros, isso é normal.
Mas não se acomode, estude sobre o tema, busque sempre ter o mínimo de instrução no assunto, mesmo que não seja seu perfil você deverá saber gerenciar e administrar esse setor da sua empresa.
Aqui nós vamos te mostrar algumas dicas que você precisa colocar em prática para ver o seu negócio decolar. A organização financeira é importante pelo fato de ser o coração da empresa, uma empresa que não gera lucros não persiste por muito tempo. E como nosso objetivo é decolar com muito crescimento, estabilidade e boa administração, vamos te passar as 10 dicas para manter a saúde do seu setor financeiro.
Como organizar o setor financeiro da sua empresa:
1. Faça o diagnóstico da sua empresa
Nossa primeira dica é faça o diagnóstico da sua empresa. Tenha planilhas de entrada e saída dos gastos da sua empresa, quantidade de investimento em estoque e débitos a receber.
Este é um controle mínimo de um setor financeiro. Sabendo o quanto você deve o quanto você tem a receber poderemos montar um plano de gerenciamento focado em resolver definitivamente os problemas.
Essa visão geral pode levar um tempo e necessitar de paciência, caso sua empresa não tenha nenhuma dessas informações, mais calma isso é necessário para você ter um norte bem definido e planejar quais serão os próximos passos.
2. Defina o plano de ação
Após a visualização dos problemas reais da empresa você precisa definir as formas de resolução possíveis. Renegocie dívidas, cobre e parcele possíveis devedores, converse com fornecedores e veja qual a melhor saída para cada caso.
Se necessário corte gastos, priorize os setores mais atingidos e mantenha o foco definindo metas realistas para serem atingidas, essas metas vão te auxiliar na organização do setor financeiro da sua empresa de forma permanente. Aqui, a gente ensinou o que é e como fazer um bom plano de ação.
3. Registre todas as movimentações financeiras
Quanto mais informações você tiver sobre o seu negócio, mais dados você terá para eliminar os problemas e fazer as projeções para que o seu caixa se mantenha no azul.
Tenha planilhas grátis, sistema integrado de gerenciamento e todas as ferramentas para melhorar o setor financeiro da sua empresa.
4. Tenha um software de controle financeiro
Um software agiliza o encontro de informações e minimiza erros por ter menos interferência humana. Quanto mais otimizado for o processo de entrada dos dados financeiros da sua empresa mais controle você terá, vale o investimento em um software que te entregue panoramas de como está sua empresa, formas de programar o quanto ainda é necessário para cumprir suas metas e outras funcionalidades que você pode ter dentro do seu sistema. O QuantoSobra pode ajudar você nisso. O nosso sistema foi desenvolvido justamente para fazer a gestão completa do setor financeiro de pequenas empresas, cuidando do fluxo de caixa, fazendo a gestão do PDV, cuidando das entradas e saídas financeiras, gerenciando contas a pagar e receber, e muito mais.
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5. Tenha um plano de emergência
Em caso de grandes dificuldades, sua empresa precisará ter um plano inicial de ação já montado para a pior das hipóteses. A partir do ano de 2020 todo o mundo se viu numa catástrofe financeira e por muitas empresas não terem esse plano emergência muitas fecharam suas portas.
Ninguém espera por dias difíceis, mas eles podem chegar quando menos se espera, então mantenha sua empresa preparada para qualquer cenário financeiro, tendo reservas de emergência para suprir a necessidade da sua empresa pelo menos por 6 meses. Isso possibilita que você tenha mais confiança para caminhar até que as coisas possam ter as direções mais planejadas e definidas sem desespero, o que proporciona mais segurança para tomada de decisões administrativas.
6. Tenha disciplina
Ela é necessária na vida particular e empresarial de qualquer pessoa com objetivos a seguir. A disciplina proporciona com que grandes alvos sejam alcançados, claro que nem tudo acontece de uma só vez, mas um grande objetivo pode sim ser alcançado, sendo dividido em conquistas menores, que vão ser os degraus para a grande chegada ao alvo principal.
Essa conquista só é possível com muita disciplina, um dia de cada vez, uma meta de cada vez. Tenha isso em mente e passe para sua equipe, dessa forma vocês alcançarão a organização do seu setor financeiro mais rápido do que imaginam.
7. Separe as contas da empresa das contas pessoais
Sim, é um erro básico, mas muito difícil de combater, principalmente em pequenas empresas onde tudo é colocado sobre os ombros do empreendedor.
Essa prática pode acarretar falta de organização financeira, instabilidade do setor financeiro pessoal e empresarial, além de falta de controle de caixa.
Além de não ter a real comprovação das entradas da sua empresa, empresas que têm essa junção de despesas pessoais e empresariais geralmente têm mais dificuldade de ter caixa positivo. Já que sempre este saldo é utilizado para benefício pessoal.
Claro, que todos os participantes da empresa têm direito ao seu pró-labore, mas é necessário um cálculo de qual será esse valor. Tendo ele estipulado você consegue ter uma dimensão das suas dívidas pessoais e empresariais.
Tenha uma conta vinculada a pessoa física e outra ao seu CNPJ para depósitos da empresa, isso facilita a organização do setor financeiro e a saúde da sua empresa a longo prazo.
Uma ótima opção, muito mais econômica são os bancos digitais, eles oferecem praticamente os mesmos serviços dos bancos tradicionais, mas tem taxas muito mais atrativas, são ágeis e econômicos em comparação aos bancos tradicionais.
Além de ser uma boa opção de investimento do seu dinheiro, seja ele para sua empresa ou para seu uso pessoal, essas Fintechs trazem opções de investimento, podem gerar facilmente boletos para seus clientes fazerem pagamentos e seus aplicativos te mostram todo o andamento das transações em aplicativos na tela do seu celular.
8. Controle bem o estoque e as movimentações financeiras
O que a organização do setor financeiro impacta no meu estoque? Esse pode ser um questionamento muito relevante quando falamos de organização financeira de uma empresa, o estoque da sua empresa também pode ser considerado como dinheiro parado, para quem tem a visão de que tudo aquilo veio dos seus recursos, e se ele fica muito tempo ali parado, não vai ter o mesmo valor quando chegar às mãos dos clientes.
Independente de qual seja o seu ramo, tenha controle sobre seu estoque e seus fornecedores. Nossas próximas dicas são com base nessa área tão importante na organização do setor financeiro da sua empresa. Em vários ramos de atuação é necessário um estoque diversificado de matéria-prima, mas tenha em mente que muito estoque não significa mercadoria vendida e isso pode dar também prejuízos se for bem administrado.
Um grande estoque significa a necessidade de muito espaço de armazenamento e muito capital investido. E isso implica diretamente no seu setor financeiro.
Sempre é necessário um estudo de qual é a matéria que não pode faltar no seu estoque para que não falte o fornecimento dos seus produtos.
9. Negocie boas condições de pagamento
Ter bons fornecedores implica diretamente na sua produção, qualidade do serviço fornecido e no seu setor financeiro. Pois, dessa forma você terá prazos para pagar e acesso à matéria-prima de qualidade.
Tenha sempre fornecedores que te entregam boas condições de pagamento e te possibilite ajustar prazos, negociar valores e parcelamentos, dessa forma você pode evitar que sua empresa tenha que retirar um valor significativo de uma só vez do seu caixa ou pagar juros excessivos em empréstimos e cheque especial.
10. Faça uma gestão adequada dos fornecedores
Caso você precise de muitos fornecedores você precisa ter um bom relacionamento com eles, alinhando sempre os preços e prazos, estudando as condições oferecidas e reconhecendo a importância do bom relacionamento com seu fornecedor. Já que sua matéria-prima interfere diretamente na sua entrega para o seu consumidor final e implica no seu setor financeiro e sua organização mensal.
O sucesso da sua empresa está diretamente vinculado à dedicação em vários aspectos como a disciplina, organização financeira, investimento em estoque e outros pontos cruciais de uma empresa, independente do seu porte. Tenha foco nas metas e se planeje para que o voo da sua marca seja tranquilo e sem turbulências.
