A gestão competente do estoque é uma das primeiras preocupações para quem busca sucesso no seu negócio, não é possível nem mesmo saber qual é o lucro real da empresa, sem acompanhar o que entrou e o que saiu do armazém da empresa.É por isso que a seguir, separamos algumas dicas essenciais sobre como organizar o estoque de uma empresa de forma simples e barata.

Neste artigo você vai ler:

Porque é importante organizar o estoque?

Antes de mostrarmos as dicas de como organizar o estoque, primeiro é preciso destacar quais as vantagens de executar os processos de gestão.

Separamos três pontos principais para provar que o seu negócio só tem a ganhar com um estoque organizado (e muito a perder com a desorganização dessa área).

Eficiência no giro de estoque

Quando você não mantém o controle do seu estoque em dia, aumenta as chances de errar o cálculo e acabar precisando lidar com produtos que não são frequentemente vendidos, e acabam ficando encalhados. Isso faz com que seu giro de estoque seja baixo. 

Estoque parado é dinheiro parado e na prática isso faz com que você acumule prejuízos financeiros diversos.

A partir do momento que você mantém seu estoque organizado você evita esse tipo de despesa, sabendo quando e quanto comprar de mercadorias, evitando que produtos fiquem parados e aumentando o giro de estoque. 

Reduzir o desperdício

Se você não controla o que entra e o que sai no seu estoque, fica muito mais difícil controlar os desperdícios que acontecem na produção. 

Imagina que sua empresa fabrique bicicletas e compre todos os materiais para produzi-la.

Agora imagine que uma remessa de parafusos veio com defeito e por isso uma caixa com 100 só se salvaram 10. Isso significa que 90 parafusos foram pagos e não utilizados. 

Entretanto, se você tem um controle eficiente do que entra em seu estoque, fica mais fácil identificar e pedir a substituição ao fornecedor.

Sem um controle de mercadorias, é provável que você perca prazos e precise enfrentar uma série de prejuízos como o citado no exemplo.

Evitar extravios de produtos

Outro ponto essencial que mostra como é importante saber como organizar o estoque é o de evitar extravios de matérias-primas ou produtos já acabados.

Pense bem, se você não controla o que entra e o que sai do estoque, qualquer pessoa pode levar um material para casa sem que você sinta falta.

Seguindo nosso mesmo exemplo anterior, se você compra uma caixa com 100 parafusos, mas não registra isso e nem controla quantos sobram confirme você os usa, qualquer pessoa pode extraviar a mercadoria, e talvez você nem fique sabendo. 

Esse tipo de situação aumenta os custos da empresa e atrapalham os seus lucros. 

Como organizar o estoque? TOP 5 dicas para sua empresa

Sabemos que apesar de muito importante, não é uma tarefa simples manter um estoque funcionando da maneira adequada. Por isso, separamos algumas dicas de boas práticas sobre como organizar o estoque de uma empresa, veja a seguir.

1. Classifique, categorize e cadastre tudo dentro do estoque

Se você já tem um estoque desorganizado ou vai começar a montar o seu estoque, o primeiro passo é criar categorias e classificações para separar os itens que já fazem parte dele.

Junte materiais da mesma categoria em uma mesma prateleira, categorize por ordem alfabética, por tamanho ou use outro método que se encaixe melhor na sua realidade.

Crie o seu método de cadastro e defina quais características irão ser usadas para cadastrar os produtos. 

Aqui, você vai precisar conhecer seu negócio, afinal, cada tipo de empresa precisa fazer um tipo de organização. Por exemplo, negócios que lidam com alimentos precisam definir categorias diferentes daqueles que trabalham com a venda de roupas.

Conheça também: O programa para loja de roupas que você precisa para um controle completo

2. Estabeleça um controle rígido de entrada e saída de mercadorias

Esse controle precisa estar sob a responsabilidade de pelo menos uma pessoa, que deverá registrar tudo o que entrar e o que sair do estoque. 

No final de cada dia, será necessário fazer um levantamento para conferir o volume de peças em estoque e o montante de saídas. A ideia aqui é identificar se esses números “batem”. 

Por exemplo, se o estoque do dia anterior terminou com 50 calças de um mesmo modelo, e hoje foram feitas 5 vendas deste produto, seu estoque deve ter 45 peças. Qualquer diferença em relação a esse número deve ter sua razão pesquisada.

O controle deve ser acompanhado pela gerência para que se tenha uma visão mais ampla do fluxo.

Para tornar esse acompanhamento mais eficiente e possível no dia a dia de grandes ou pequenas empresas, é importante que você implemente um sistema de controle de estoque que permita automatizar uma série de processos. 

Se você está começando e quer algo mais simples, faça o download gratuito da planilha de controle de estoque que criamos para você. 

3. Treine seus funcionários

De nada adianta criar métodos e adotar critérios para segmentar e organizar seu estoque se seus funcionários não estiverem alinhados às práticas estabelecidas. 

Por isso, tanto os funcionários do almoxarifado quanto aqueles que abastecem ou esvaziam o estoque precisam ser treinados.

Procure fazer um treinamento geral, que inclua orientações específicas para cada colaborador e função.

4. Planeje a reposição do estoque

Uma vez que seu estoque está categorizado e com entradas e saídas documentadas, fica mais fácil identificar o que tem maior saída e quando algum produto precisa ser reposto para que não falte ao cliente.

Conhecer o estoque mínimo das suas mercadorias, vai contribuir para que não falte nem sobre produtos. 

Ao notar que um produto ou insumo precisa de reposição semanal, você já pode combinar um esquema de entrega com seu fornecedor.

Acesse também: Planilha de estoque mínimo e máximo grátis: tabela excel para baixar

5. Trabalhe apenas com fornecedores confiáveis, ágeis e flexíveis

Para que o seu estoque tenha a reposição no momento certo é necessário que você procure os fornecedores mais confiáveis e ágeis para que não fique na mão a espera de um produto, insumo ou matéria-prima.

Procure testar alguns fornecedores novos de tempos em tempos para ter opções em caso de necessidade. 

Sempre preze pelas parcerias flexíveis, elas serão muito úteis caso seja necessária uma alteração nos pedidos ou na forma de pagamento.

E aí, aprendeu mais sobre como organizar o estoque? Ficou mais alguma dúvida? Para tornar todos esses processos mais simples, rápidos e confiáveis você pode contar com o sistema da QuantoSobra. Ao invés de precisar lidar com várias planilhas de Excel para cada área da sua gestão, você tem acesso a uma gestão integrada, automática e em um só lugar

Com o QuantoSobra você será capaz de fazer a gestão de todos os aspectos do seu estoque, como:

  • estoque mínimo e máximo,
  • estoque de segurança, 
  • informações para inventário, 
  • giro de estoque, 
  • controle de entradas e saídas de mercadorias, 
  • gestão de vendas e PDV integrado com seu estoque, 
  • indicadores completos sobre o status do seu estoque, e muito mais.

Além de tudo isso, também pode controlar outras áreas estratégicas como:

  • fluxo de caixa, 
  • contas a pagar e receber, 
  • controle de inadimplência, 
  • impressão de etiquetas de preço e de carnês, 
  • fechamento de caixa e mais.

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