O controle de almoxarifado é a gestão mais importante de uma empresa. É através da gestão do almoxarifado que a empresa administra as suas vendas, melhora a eficiência das suas entradas e saídas e aumenta seus lucros. 

Esta gestão, também conhecida como controle de estoque, tem como objetivo organizar, catalogar, precificar, registrar e administrar as mercadorias armazenadas no seu almoxarifado de maneira concreta e efetiva. Com isso, todos os processos e gestões internas da empresa também são otimizados, uma vez que o controle das entradas e saídas de produtos de um negócio têm grande impacto em todas as outras áreas da empresa.

Independente de o seu negócio ser micro, pequena ou grande empresa, o controle de almoxarifado é indispensável para uma boa gestão de custos e para a lucratividade e rentabilidade do negócio. 

Com o controle de almoxarifado, você vai ter em mãos dados e fatores importantes para a saúde financeira e para o funcionamento interno da sua empresa. Não se trata somente de organização de produtos e mercadorias no seu estoque. Se trata de controle sobre todo o processo de compra dessas mercadorias, da precificação, da venda e do prazo para novas encomendas destes produtos junto aos seus fornecedores.

Além disso, vem de um bom controle de almoxarifado, também, o levantamento de preços dos produtos que a empresa adquire e o cálculo dos melhores preços possíveis para que estas mercadorias sejam vendidas para o seu consumidor final com um valor acessível sem deixar de trazer lucros para o negócio.

Levando em conta a importância do controle de almoxarifado, a gente preparou este artigo. Nele, você vai aprender a fazer o controle de almoxarifado de maneira fácil, eficiente e completa. Além disso, no final deste texto você vai encontrar uma planilha de controle de almoxarifado grátis para baixar. 

Assim você faz a gestão do seu almoxarifado ou estoque, com efetividade e gratuitamente.

Vamos entender um pouco mais?

O que é controle de almoxarifado

O controle de almoxarifado é a gestão que administra as entradas e saídas de mercadorias de uma empresa. É através do controle de almoxarifado que a empresa evita que faltem produtos importantes nas estantes, controla o prazo de validade das mercadorias, obtém dados sobre a sazonalidade, as altas e baixas nas vendas e a precificação mais adequada para cada lote de produtos.

É também, por meio do controle de almoxarifado que são calculados os investimentos necessários em novas remessas de produtos, a análise do quanto cada um dos produtos vendeu e, se vale ou não a pena seguir investindo neles.

Ou seja, um bom controle de almoxarifado garante que você não perca dinheiro investindo em mercadorias que não trazem o devido retorno ao seu negócio.

O oposto também é válido: é o controle de almoxarifado que vai trazer para a sua empresa informações e dados que apontem quais são as mercadorias que têm maiores vendas e rotatividade em cada período. Isso permite que você direcione corretamente recursos financeiros para a compra de mais quantidades dessas mercadorias.

Como você vai ver com mais profundidade ao longo deste artigo, fazer corretamente a gestão de almoxarifado ainda garante que você pague mais barato pelas mercadorias.

Isso porque, faz parte dessa gestão a pesquisa de preços junto a diversos fornecedores antes da encomenda de cada remessa de produtos. Assim, a sua empresa obtém informações sobre os melhores preços e, também, sobre a qualidade de cada lote de mercadorias antes mesmo de comprar. 

Além disso, como o controle de almoxarifado administra as entradas e saídas de mercadorias da empresa, você sempre vai saber com antecedência sobre os produtos que estão chegando ao seu estoque mínimo. Com esta informação em mãos, você vai poder negociar descontos com seus fornecedores, em função da antecedência da encomenda. 

Antes de ir para o próximo item do nosso artigo, ainda é necessário salientar mais uma vantagem do controle de almoxarifado: todo esse processo de organizar os seus estoques vai ter impacto direto sobre seus lucros, como vamos ver mais adiante nesse texto.

Vamos entender, então, um pouco mais sobre qual é a função do almoxarifado?

Qual a função do almoxarifado

A função do almoxarifado vai muito além da simples estocagem de mercadorias. Na verdade, a função do almoxarifado é, também, garantir o acondicionamento correto dos seus produtos. Isso passa pela contratação de colaboradores bem capacitados para cuidar da limpeza, organização, catalogação e até mesmo temperatura do seu ambiente de estoque, dependendo do que a sua empresa vende.

A organização de toda a empresa começa no almoxarifado, uma vez que é dessa ordem que dependem a qualidade das suas vendas. Se os produtos estiverem mal acomodados, você corre o risco de ter perdas e desperdício de mercadorias. Ou, mesmo, corre o risco de vender uma mercadoria avariada para seus clientes.

Além disso, há o quesito perecibilidade. Se a sua empresa vende produtos perecíveis, a acomodação e ambientação do seu estoque é ainda mais importante, uma vez que elas podem alterar características fundamentais nesses produtos.

É importante salientar, ainda, que a organização do almoxarifado implica também na eficiência das suas vendas no sentido de que: se seus produtos não estão catalogados, organizados, etiquetados e separados por áreas, fica muito difícil encontrar essas mercadorias na hora de repor elas nas suas estantes ou, em um momento de emergência, fazer a venda de um desses produtos para um cliente que não encontrou eles na estante.

Entendeu porque sempre dizemos que o controle de almoxarifado influencia no setor financeiro da sua empresa? Porque estes processos estão todos interligados e começam pelo seu estoque.

Com isso, fica mais fácil entender o nosso próximo item:

Qual a importância do controle de almoxarifado

A importância do controle de almoxarifado está, justamente, em manter a gestão de uma área tão vital para uma empresa, sob controle. Como citamos antes, a organização do seu almoxarifado influencia diretamente as suas vendas, que são a principal função do seu negócio e, também, a origem de seus lucros.

Com isso, se você usa o seu almoxarifado somente como depósito de mercadorias, você pode estar perdendo dinheiro em várias frentes diferentes:

  • Por perdas de mercadorias e materiais

Todos os tipos de mercadorias sofrem com o desgaste do tempo. Se são produtos perecíveis, eles podem passar do prazo de validade ou estragarem devido à más condições de temperatura e armazenamento em seu almoxarifado. Se são roupas, elas podem sair de moda ou serem prejudicadas por traças, poeira, ou, até mesmo, pela iluminação do seu estoque. Ainda, você pode sofrer perdas de mercadorias por roubo por parte de colaboradores, fornecedores ou qualquer outra pessoa mal-intencionada que tenha acesso ao seu estoque.

  • Compras mal calculadas

O controle de almoxarifado eficiente sempre vai permitir que você saiba exatamente quantas mercadorias comprar de acordo com a demanda de cada período. Se você não faz esta gestão com responsabilidade, por certo está perdendo dinheiro investindo demais em mercadorias que não têm saída, ou, perdendo vendas por não ter as mercadorias certas na hora certa.

  • Compras inflacionadas

Lembra que dissemos, no começo desse artigo, que também é função do controle de almoxarifado, analisar os preços das mercadorias antes de efetuar a encomenda e o recebimento desses produtos? Se você não faz a gestão de almoxarifado da maneira correta, você pode estar pagando acima do preço de mercado por suas mercadorias.

Vamos explicar com mais profundidade a seguir:

Quais as vantagens do controle de almoxarifado

O controle de almoxarifado traz incontáveis benefícios e vantagens para uma empresa. Vamos entender:

1. Mais dados para a sua gestão

A gestão de entradas e saídas de almoxarifado garante que você tenha em mãos todos os dados necessários para a organização geral da sua empresa. As saídas de mercadorias vão falar, sempre, sobre o seu número de vendas e, consequentemente, sobre seus lucros. As entradas sempre vão ajudar você a entender como andam os seus investimentos em mercadorias e se estes investimentos estão trazendo retorno. A análise desse giro de estoque, vai trazer para você os dados sobre como anda a aceitação dos seus produtos por parte dos seus clientes. Isso aprimora todos os processos de compra e venda.

2. Produtos certos na hora certa

A gestão de almoxarifado vai melhorar muito a logística interna do seu negócio. Isso porque, fazendo este controle você vai saber a hora certa de substituir ou repor os produtos das suas estantes. Além disso, dentro do seu depósito essa verdade também se aplica: você vai saber sempre o momento correto para novas encomendas de lotes de mercadorias, sem correr o risco de deixar algum produto faltar. O que nos leva ao próximo item:

3. Clientes satisfeitos

Se o seu cliente sempre encontra na sua loja aquilo que está procurando, ele sempre vai retornar. Inclusive, ter sempre os produtos favoritos dos seus clientes é uma das técnicas de fidelização mais efetivas que se conhece. Além disso, o controle de almoxarifado vai ajudar você a saber quais são os gostos específicos do seu público, ajudando você a acertar sempre na compra de novas mercadorias.

4. Melhor planejamento

Você vai conseguir fazer seus planejamentos orçamentários com muito mais efetividade depois de começar a fazer o controle de almoxarifado. Isso porque, você vai conseguir ter muito mais dados em mãos, além de conseguir antecipar as necessidades do seu estoque com muita precisão. Tudo isso baseado nas entradas e saídas do seu almoxarifado e na sazonalidade do seu mercado.

Claro que, quando falamos das vantagens do controle de almoxarifado, somente estes quatro itens que citamos são só a ponta do iceberg. A gestão do seu depósito de mercadorias traz muito mais benefícios, tanto a curto como a longo prazo, como você vai notar ao iniciar a administração dessa área.

Vamos então, à questão principal deste artigo? Vamos entender como fazer controle de almoxarifado:

Como fazer controle de almoxarifado

Antes de começar a fazer o controle de almoxarifado, você vai ter que escolher qual é o melhor método de controle de estoque para o seu tipo de empresa. Por isso, recomendo que você dê uma olhadinha neste artigo, aqui. Nele eu expliquei tudo o que você precisa saber sobre todos os métodos para gerir o seu almoxarifado ou estoque. Eu espero aqui, enquanto você dá uma olhadinha no outro artigo.

Já voltou? Ótimo! Agora podemos seguir:

Como fazer controle de almoxarifado em 10 dicas

A gente separou algumas dicas para ajudar você a começar a fazer o seu controle de almoxarifado. Com elas, você vai conseguir organizar com facilidade o seu estoque, gerindo e administrando cada pedacinho dele, de forma a obter os melhores resultados para sua empresa e para suas finanças. Isso porque, o principal beneficiado quando você faz uma gestão de almoxarifado eficiente é o seu cliente. E, se o seu cliente está satisfeito, as suas vendas estão no melhor que podem ser.

1. Organize o ambiente físico

O primeiro passo para fazer o controle de almoxarifado é organizar o ambiente em que o seu estoque vai ficar. Lembra que no começo deste artigo eu falei sobre as influências que o ambiente têm sobre a validade, durabilidade e desgaste das suas mercadorias? Então, toda a gestão de almoxarifado começa por um bom ambiente. Nele, você deve observar os seguintes itens:

  • Temperatura
  • Umidade
  • Luz do sol
  • Espaço
  • Limpeza
  • Organização das estantes
  • Tratamentos contra insetos e pequenos animais
  • Ventilação
  • Saída de emergência.

Tudo, é claro, que esteja de acordo com os produtos que a sua empresa vende. Evidentemente, estes são somente exemplos de fatores a se observar. Adapte tudo isso às suas necessidades.

2. Separe seus produtos por categoria

Este passo é muito importante, porque é, efetivamente, o início da organização do seu almoxarifado. A ideia é criar categorias para cada tipo de produto que você tenha estocado. Por exemplo: congelados, enlatados, secos, cereais, etc. Se a sua empresa vende roupas, o mesmo esquema se aplica: camisetas, calças, roupas de baixo, etc. O ideal é criar uma área específica para cada categoria. Isso vai facilitar a organização e a sua vida na hora de procurar por um produto específico.

3. Organize

Agora que você já sabe em qual categoria cada mercadoria se encaixa, é hora de organizar as coisas. Como o profissional que cuida do seu almoxarifado vai encontrar um produto específico? Por ordem alfabética? Por ordem de valor? Por ordem de entrada? Por ordem de mais vendidos?

Pense em qual organização mais se encaixa no método de controle de estoque que você escolheu, neste artigo aqui.

4. Calcule o valor total do almoxarifado

O seu estoque tem um valor total, sabia? Esse valor é encontrado quando você soma os valores de custo de cada um dos produtos que estão nele. Tendo esse dado em mãos vai ficar muito mais fácil precificar as suas mercadorias sem errar o preço e sem perder a sua margem de lucros.

Além disso, o seu almoxarifado também tem um custo médio. O cálculo desse custo médio também é bem fácil e você pode encontrar ele aqui, onde falamos tudo sobre o método de custo médio de controle de almoxarifado. Isso nos leva ao próximo item:

5. Precifique da maneira correta

Muitos empresários acabam errando na hora de colocar preço nos seus produtos. Isso porque, muitos acabam dando pouca importância ao item anterior: somar o custo total do almoxarifado e, também, saber o custo médio desse estoque. 

Somente sabendo destes dois indicativos é que é possível colocar preços justos nas suas mercadorias. Sem perder dinheiro investido, sem cobrar demais de seus clientes e sem cobrar abaixo da margem de mercado. Inclusive, a gente criou uma planilha para ajudar você nisso:

CLIQUE AQUI: Planilha de Cálculo de Preço de Venda Grátis

Isso nos leva ao próximo item:

6. Pesquise preços

Não é somente o seu cliente que deve pesquisar preços antes de comprar. Essa realidade também se aplica a você, afinal, você também é cliente de seus fornecedores.

Como sabemos, os preços das mercadorias costumam flutuar de acordo com o momento econômico do período. Por isso, nem sempre o melhor é comprar sempre do mesmo fornecedor. Você deve fazer pesquisas periódicas para descobrir se existem outros fornecedores, vendendo produtos com a mesma qualidade por um preço inferior. Isso permite que, além de economia para a sua empresa, seus fornecedores procurem manter seus preços sempre competitivos.

CLIQUE AQUI: Planilha de Cadastro de Fornecedores e Cliente Grátis

7. Priorize os melhores produtos

Na hora de controlar o seu almoxarifado você tem que saber quais são os produtos que você deve priorizar. Essa prioridade, é claro, é você quem vai definir. Você pode priorizar os produtos que trazem mais retorno, por exemplo. Também pode priorizar os produtos que são mais pedidos pelos seus clientes. Há também a possibilidade de priorizar os produtos que devem sair primeiro, por inúmeros fatores, como sazonalidade. Existe, inclusive, um método de controle de almoxarifado que ajuda você nessa priorização: se chama curva ABC. 

Inclusive a gente ensinou um passo a passo para você criar um gráfico de curva ABC, aqui. Também criamos um modelo grátis de curva ABC para você baixar e usar, aqui.

8. Escolha a melhor ferramenta de controle de almoxarifado

Uma vez que você tenha escolhido o melhor método de controle de almoxarifado, você deve escolher qual a melhor ferramenta para você fazer a gestão dessa área.

A forma mais conhecida é este primeiro item:

  • Caderninho

Muitos empresários, quando estão começando, fazem o controle de seus estoques e almoxarifados através de caderninho, caneta e calculadora. O método, embora simples, funciona para quem vende poucas mercadorias por dia e não tem tanto interesse em uma gestão mais segura e robusta.

  • Planilha

Com uma planilha de controle de almoxarifado esta gestão fica um pouco mais simplificada. Embora ainda seja uma forma de controle manual, uma tabela Excel pode ser de grande ajuda na gestão do seu almoxarifado. Isso porque, além de gratuitas, as planilhas Excel possuem fórmulas internas que fazem os cálculos por você, tornando mais eficiente o seu controle.

  • Sistema de controle de almoxarifado

Com um sistema criado especialmente para gerir o seu estoque e almoxarifado e, também as demais áreas da sua empresa, a gestão fica mais simples. Isso porque, ela é feita de maneira automática e centralizada, cruzando os dados do seu estoque com as suas vendas. Dando baixas e altas automáticas. 

9. Faça promoções e queima de estoques

Esta dica é clássica. A gente já falou tudo sobre como fazer este tipo de promoção e queima de estoque nos seguintes artigos:

Entretanto, o que uma queima de estoque tem a ver com a gestão de almoxarifado?

Tudo! Tem tudo a ver!

Isso porque, faz parte da gestão de almoxarifado conseguir dar vazão para os produtos que foram comprados mas não tiveram a saída planejada. Afinal, como sempre dizemos aqui no blog, estoque parado é dinheiro parado e você sabe o quanto investiu nas suas mercadorias, não é?

Então! Uma queima de estoque é a última jogada para não perder dinheiro com mercadoria parada no almoxarifado. Com esta estratégia promocional, você desencalha estes produtos e, de quebra, pode conseguir algum lucro além do retorno do seu investimento.

Além disso, com esta estratégia você abre espaço em seu almoxarifado para a entrada de novas mercadorias, além de poupar nos custos de armazenagem.

10. Tenha mão de obra capacitada

Essa dica não serve somente na hora de se fazer o controle de almoxarifado. Serve para a gestão de todas as áreas do seu negócio. 

Pense comigo: por mais que um colaborador mais capacitado receba um salário maior do que a média, este investimento sempre se paga em função da competência dele.

Um colaborador capacitado sempre vai trabalhar com eficiência e eficiência corta muitos custos. Além disso, quando se trata de seus estoques, um profissional capacitado vai estar otimizando processos internos importantes que têm impacto no lucro de toda a empresa. Por isso, não poupe na hora de contratar alguém capacitado e confiável para cuidar e gerir o seu almoxarifado.

Como organizar uma planilha controle de almoxarifado

Na verdade, muitos empresários se fazem esta pergunta, sem perceber que a resposta é mais simples do que parece: você não precisa organizar uma planilha de almoxarifado. Porque criar uma planilha se você pode encontrar várias planilhas de gestão de almoxarifado grátis na internet?

Nós mesmos, do QuantoSobra, criamos materiais excelentes nesse sentido, buscando trazer sempre as melhores e mais efetivas planilhas grátis para pequenas empresas.

Por isso, no item abaixo, você pode baixar a planilha Excel de controle de almoxarifado grátis que criamos para você.

Planilha de controle de almoxarifado

Você quer baixar a planilha de controle de almoxarifado grátis? É bem simples. Mas antes, eu vou te mostrar, em vídeo, como você faz a gestão de almoxarifado e estoque com esta tabela Excel:

Bem completa, não é? Não existe forma melhor de simplificar a gestão do seu almoxarifado!

Baixar planilha de controle de almoxarifado: gestão de entrada e saída grátis

Para fazer o download da planilha de almoxarifado grátis, basta clicar no botão abaixo. Lembrando que a planilha é grátis e sempre vai ser gratuita, independente do momento em que você baixar ela.

Planilha de controle de almoxarifado Excel grátis para baixar

Programa especializado em gestão de Almoxarifado

Você não confia em planilhas grátis para fazer a gestão de uma área tão importante quanto seu almoxarifado? A gente entende! Planilhas podem não ser tão seguras e possuem suas limitações. 

Pensando em facilitar a sua vida, a gente desenvolveu o QuantoSobra. Um sistema de gestão de almoxarifado que vai fazer muito mais do que isso: o sistema foi desenhado para fazer a gestão do seu fluxo de caixa, do seu cadastro de clientes, gerar etiquetas de precificação, gerir o seu PDV e integrar suas vendas com o seu estoque. Isso e muito mais. 

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