O controle de almoxarifado é a gestão mais importante de uma empresa. Através desse processo é possível administrar as vendas, melhorar a eficiência das entradas e saídas e aumentar os lucros.

Esse tipo de gestão, que também é conhecido como controle de estoque, tem o objetivo de organizar, catalogar, precificar, registrar e administrar tudo o que está armazenado no almoxarifado de maneira concreta e efetiva. Com isso, todos os processos internos são otimizados por tabela.

Vale destacar que independentemente do porte do seu  negócio, essa prática é   indispensável para a sua lucratividade e rentabilidade.

Isso porque, ao organizar essa parte, você tem em mãos dados importantes para a saúde financeira e funcionamento do seu estabelecimento. Logo, se trata de ter controle sobre tudo que envolve a compra, armazenamento e venda dos seus produtos.

Levando em conta qual a importância do controle de almoxarifado, a gente preparou este artigo. Nele, você vai aprender a fazer o controle de entrada e saída de almoxarifado de maneira fácil, eficiente e completa. Além disso, no final deste texto, você vai encontrar uma planilha grátis e completa para baixar. Confira!

O que é controle de almoxarifado?

Controle de almoxarifado é a gestão das entradas e saídas de mercadorias do estoque de uma empresa. Isso para evitar que faltem produtos importantes nas estantes, controlar o prazo de validade das mercadorias e obter dados sobre a sazonalidade. Esse processo também serve para identificar os períodos de altas e baixas nas vendas e também para ajudar na precificação mais adequada para cada lote de produtos.

Também é por meio do controle de almoxarifado que são calculados os investimentos necessários em novas remessas de produtos. Isso porque, através desse processo é possível saber ao certo quanto cada um vendeu e, se vale ou não a pena seguir investindo neles.

Ou seja, um bom controle de almoxarifado garante que você não perca dinheiro em mercadorias que não trazem o devido retorno ao seu negócio. Isso também trará informações e dados que apontem o que tem maiores chances de venda e rotatividade em cada período.

Tudo isso permite que você direcione corretamente os seus recursos financeiros para a compra de mais ou menos quantidades de cada mercadoria necessária.

Outro ponto é que fazer a gestão de almoxarifado corretamente  garante que você pague mais barato pelos produtos. Isso porque, ele engloba a pesquisa de preço com diversos fornecedores antes de fazer a encomenda.

Além disso, com ele é possível saber o que está chegando ao estoque mínimo com antecedência e dá a liberdade de fazer o pedido antes que as mercadorias acabem e ainda possa negociar os valores. Logo, organizar seus estoques tem um impacto direto sobre seus lucros.

Qual é a função do almoxarifado?

Agora que você já sabe o que é controle de almoxarifado, saiba que a função do almoxarifado vai muito além da simples estocagem de mercadorias. Na verdade, ele serve também para garantir o acondicionamento correto dos seus produtos.

Tudo isso passa pela contratação de colaboradores bem capacitados para cuidar da limpeza, organização, catalogação e até mesmo do controle de temperatura do ambiente de estoque, dependendo do que a sua empresa vende.

Portanto, é possível dizer que a organização de toda empresa começa no almoxarifado, uma vez que é dele que dependem a qualidade das suas vendas. Por exemplo, se os produtos estiverem mal acomodados, você corre o risco de ter perdas e desperdícios ou até mesmo de comercializar algo avariado para os seus clientes.

Além disso, há o quesito perecibilidade. Caso seu negócio trabalhe com produtos perecíveis, como carnes, a acomodação e ambientação do seu estoque, é ainda mais importante. Isso porque, ambas podem alterar as características fundamentais das mercadorias.

É importante salientar, ainda, que a organização do almoxarifado implica também na eficiência das suas vendas no sentido de que: se seus produtos não estão catalogados, organizados, etiquetados e separados por áreas, fica muito difícil encontrar essas mercadorias na hora de repor elas nas suas estantes ou, em um momento de emergência, fazer a venda de um desses produtos para um cliente que não encontrou eles na estante.

Com isso, fica mais fácil entender controle de entrada e saída de almoxarifado e o próximo item:

Qual a importância do controle de almoxarifado?

Agora que você já sabe o que é e para que serve, chegou a entender qual a importância do controle de almoxarifado para uma empresa. E, como citamos, fazer a gestão dessa área influencia diretamente suas vendas, que são a principal função do negócio, e também a origem dos lucros.

Sendo assim, se você usa o almoxarifado apenas como depósito e não faz um controle dele, pode estar perdendo dinheiro em várias frentes, como:

Por perdas de mercadorias e materiais

Todos os tipos de mercadorias sofrem com o desgaste do tempo. Se são produtos perecíveis, eles podem passar do prazo de validade ou estragarem devido a más condições de temperatura e armazenamento em seu almoxarifado.

Já no caso das roupas, elas podem sair de moda ou serem prejudicadas por traças, poeira, ou, até mesmo, pela iluminação do seu estoque. Você ainda pode sofrer perdas de mercadorias por roubo por parte de colaboradores, fornecedores ou qualquer outra pessoa má -intencionada que tenha acesso ao seu estoque.

Compras mal calculadas

O controle de almoxarifado eficiente sempre vai permitir que você saiba exatamente quantas mercadorias comprar de acordo com a demanda de cada período. Se você não faz esta gestão com responsabilidade, por certo está perdendo dinheiro investindo demais em coisas que não têm saída, ou, perdendo vendas por não ter produtos certos, na hora certa.

Compras inflacionadas

Lembra que dissemos, no começo desse artigo que também é função do controle de almoxarifado, analisar os preços das mercadorias antes de efetuar a encomenda e o recebimento desses produtos? Se você não faz a gestão de almoxarifado da maneira correta, você pode estar pagando acima do preço de mercado por suas mercadorias.

Quais as vantagens de fazer controle de almoxarifado?

O controle de almoxarifado traz incontáveis benefícios e vantagens para uma empresa. Veja 4 deles a seguir:

1. Mais dados para a sua gestão

A gestão de entradas e saídas de almoxarifado garante que você tenha em mãos todos os dados necessários para a organização geral da sua empresa.

As saídas de mercadorias vão falar, sempre, sobre o seu número de vendas e, consequentemente, sobre seus lucros. Já as entradas vão te ajudar a entender como andam os seus investimentos em mercadorias e se eles estão trazendo retorno.

A análise desse giro de estoque, também trará os dados sobre como anda a aceitação dos seus produtos por parte dos seus clientes. Isso aprimora todos os processos de compra e venda.

2. Produtos certos na hora certa

A gestão de almoxarifado também vai melhorar muito a logística interna do seu negócio. Isso porque, fazendo este controle você saberá a hora certa de substituir ou repor os produtos das suas estantes.

Além disso, dentro do seu depósito essa verdade também se aplica: você saberá sempre o momento correto para novas encomendas de lotes de mercadorias, sem correr o risco de deixar algum produto faltar. O que nos leva ao próximo item:

3. Clientes satisfeitos

Se o seu cliente sempre encontra na sua loja aquilo que está procurando, ele retornará com frequência. Além disso, o controle de almoxarifado vai te ajudar a saber quais são os gostos específicos do seu público, ajudando a acertar sempre na compra de novas mercadorias.

4. Melhor planejamento

Você vai conseguir fazer seus planejamentos orçamentários com muito mais efetividade depois de começar a fazer o controle de almoxarifado. Isso porque, terá muito mais dados em mãos, além de conseguir antecipar as necessidades do seu estoque com muita precisão.

Tudo isso baseado nas entradas e saídas do seu almoxarifado e na sazonalidade do seu mercado.

Como controlar um almoxarifado de forma eficiente: 10 dicas práticas

Agora chegou o momento de aprender quais são as ações a serem feitas para o controle do almoxarifado e, para isso, a gente separou algumas dicas que podem te ajudar bastante no começo.

Com elas, você conseguirá organizar com facilidade o seu estoque, gerindo e administrando cada pedacinho dele, de forma a obter os melhores resultados para as finanças da sua empresa.

Isso porque, o principal beneficiado com uma gestão de almoxarifado é o seu cliente e, quando ele está satisfeito, você vende muito mais.

Dito isso, confira quais são as ações a serem feitas para o controle do almoxarifado:

1. Organize o espaço físico

O primeiro passo para fazer o controle de almoxarifado é organizar o ambiente em que o seu estoque vai ficar. Isso por causa das influências dele sobre a validade e qualidade das suas mercadorias, como falamos lá no começo.

Então, todo o controle de almoxarifado começa por um bom espaço e, por isso, você deve observar os seguintes itens:

  • temperatura;
  • umidade;
  • luz do sol;
  • espaço;
  • limpeza;
  • organização das estantes;
  • tratamentos contra insetos e pequenos animais;
  • ventilação;
  • saída de emergência.

Tudo, é claro, que esteja de acordo com os produtos que a sua empresa vende. Evidentemente, estes são somente exemplos de fatores a se observar. Portanto, observe seu negócio e adapte tudo isso às suas necessidades.

2. Separe seus produtos por categoria

Este passo é muito importante, porque é, efetivamente, o início da organização do seu almoxarifado. A ideia é criar categorias para cada tipo de produto que você tenha estocado.

Por exemplo: congelados, enlatados, secos, cereais, etc. Se a sua empresa vende roupas, o mesmo esquema se aplica: camisetas, calças, roupas de baixo, etc. O ideal é criar uma área específica para cada categoria. Isso vai facilitar a organização e a sua vida na hora de procurar por um produto específico.

3. Organize

Agora que você já sabe em qual categoria cada mercadoria se encaixa, é hora de organizar as coisas. Como o profissional que cuida do seu almoxarifado vai encontrar um produto específico? Por ordem alfabética? Por ordem de valor? Por ordem de entrada? Por ordem de mais vendidos?

Pense em qual organização mais se encaixa no método de controle de estoque que você escolheu, neste artigo aqui.

4. Calcule o valor total do almoxarifado

Sabia que o seu estoque tem um valor total? Esse valor é encontrado quando você soma os valores de custo de cada um dos produtos que estão nele. Tendo esse dado em mãos vai ficar muito mais fácil precificar as suas mercadorias sem errar o preço e sem perder a sua margem de lucros.

Além disso, o seu almoxarifado também tem um custo médio. O cálculo dele é bem fácil e você pode encontrá-lo neste artigo, no qual falamos tudo sobre o método de custo médio de controle de almoxarifado.

5. Precifique da maneira correta

Muitos empresários acabam errando na hora de colocar preço nos seus produtos. Isso porque, muitos acabam dando pouca importância ao item anterior: somar o custo total do almoxarifado e, também, saber o custo médio desse estoque.

Somente sabendo destes dois indicativos é que é possível colocar preços justos nas suas mercadorias. Sem perder dinheiro investido, sem cobrar demais de seus clientes e sem cobrar abaixo da margem de mercado. Inclusive, a gente criou uma planilha para ajudar você nisso:

Aqui você pode encontrar uma Planilha de Cálculo de Preço de Venda Grátis

6. Pesquise preços

Não é somente o seu cliente que deve pesquisar preços antes de comprar. Essa realidade também se aplica a você, afinal, você também é cliente de seus fornecedores.

Como sabemos, os preços das mercadorias costumam flutuar de acordo com o momento econômico do período. Por isso, nem sempre o melhor é comprar do mesmo fornecedor.

Logo, você deve fazer pesquisas periódicas para descobrir se existem outros fornecedores, vendendo produtos com a mesma qualidade por um preço inferior. Isso além de trazer uma economia para a sua empresa, permite que seus fornecedores procurem manter seus preços sempre competitivos.

Confira aqui uma Planilha de Cadastro de Fornecedores e Cliente Grátis

7. Priorize os melhores produtos

Na hora de controlar o seu almoxarifado você tem que saber quais são os produtos que  deve priorizar. Essa prioridade, é claro, é você quem definirá. É possível priorizar os que trazem mais retorno, por exemplo.

Também pode priorizar aqueles que são mais pedidos pelos seus clientes. Há também a possibilidade de dar mais peso aos que devem sair primeiro, por inúmeros fatores, como sazonalidade.

Existe até mesmo um método de controle de almoxarifado que ajuda você nesse processo: ele se chama curva ABC.

Inclusive a gente ensinou um passo a passo para você criar um gráfico de curva ABC. Também criamos um modelo grátis de curva ABC para você baixar e usar.

8. Escolha a melhor ferramenta de controle de almoxarifado

Uma vez que você tenha escolhido o melhor método de controle de almoxarifado, você deve selecionar a melhor ferramenta para você fazer a gestão dessa área. As principais são:

Caderninho: muitos empresários, quando estão começando, fazem o controle de seus estoques e almoxarifados no  caderninho. O método, embora simples, funciona para quem vende poucas mercadorias por dia e não tem tanto interesse em uma gestão mais segura e robusta.

Planilha: com uma planilha de controle de almoxarifado esta gestão fica um pouco mais simplificada. Embora ainda seja uma forma de controle manual, uma tabela Excel pode ser de grande ajuda na gestão do seu almoxarifado. Isso porque, além de gratuitas, as planilhas Excel possuem fórmulas internas que fazem os cálculos por você, tornando mais eficiente o seu controle.

Sistema de controle de almoxarifado: com um sistema criado especialmente para gerir o seu estoque e almoxarifado e, também as demais áreas da sua empresa, a gestão fica mais simples. Isso porque, ela é feita de maneira automática e centralizada, cruzando os dados do seu estoque com as suas vendas. Dando baixas e altas automáticas.

9. Faça promoções e queima de estoques

Esta dica é clássica. A gente já falou tudo sobre como fazer este tipo de promoção e queima de estoque nos seguintes artigos:

Entretanto, o que uma queima de estoque tem a ver com a gestão de almoxarifado?

A resposta para essa dúvida é tudo! Tem tudo a ver!

Isso porque faz parte da gestão de almoxarifado  dar vazão aos produtos comprados que  não tiveram a saída planejada. Afinal, como sempre dizemos aqui no blog, estoque parado é dinheiro parado, e você sabe o quanto investiu nas suas mercadorias, não é?

Então! Uma queima de estoque é a última jogada para não perder dinheiro com mercadoria parada. Com esta estratégia promocional, você desencalha estes produtos e, de quebra, pode conseguir algum lucro além do retorno do seu investimento.

Além disso, com esta estratégia, você abre espaço para a entrada de novas mercadorias, além de poupar nos custos de armazenagem.

10. Tenha mão de obra capacitada

Essa dica não serve somente na hora de se fazer o controle de almoxarifado, mas para a gestão de todas as áreas do seu negócio.

Até porque, por mais que um colaborador mais capacitado receba um salário maior do que o da média, este investimento sempre se paga em função de sua  competência.

Um bom funcionário sempre trabalhará com eficiência e isso é algo que corta muitos custos. Além do mais, quando se trata de seus estoques, um profissional qualificado estará otimizando processos internos importantes e que têm impacto no lucro de toda a empresa.

Por isso, não poupe na hora de contratar alguém capacitado e confiável para cuidar e gerir o seu almoxarifado.

Como organizar uma planilha de controle de almoxarifado?

Muitos empresários costumam se perguntar como organizar uma planilha de controle de almoxarifado. Mas o que eles não percebem é que isso é bem mais simples do que parece, já que você não precisa criar uma planilha do zero.

Isso mesmo, hoje em dia é possível encontrar diversos modelos funcionais e completos. Nós do QuantoSobra, inclusive, criamos um modelo totalmente gratuito para você começar a usar na sua empresa.

Para baixar, é preciso apenas clicar na imagem abaixo!

Aproveite também e aperte play neste vídeo e aprenda como usá-la corretamente!

Use um programa de gestão para ajudar a fazer o controle de almoxarifado

Quer algo a mais, além das planilhas, para aprender como controlar um almoxarifado de forma eficiente? A gente entende, até porque essas ferramentas possuem suas limitações e, para contorná-las, você pode utilizar um sistema de gestão de empresas.

O Awise é um bom exemplo disso. Com ele, você consegue controlar e fazer o balanço de estoque, além de ter acesso a diversas outras ferramentas para deixar o dia a dia do seu empreendimento mais tranquilo.

O melhor de tudo é que o Awise é gratuito e você pode começar a usá-lo agora mesmo.