PDCA: conheça o ciclo PDCA e aprimore a qualidade na sua empresa

O PDCA é mais uma destas ferramentas imprescindíveis para qualquer dono de empresa ou gestor. Conhecer o ciclo PDCA permite o aperfeiçoamento do controle de qualidade de  qualquer área gerenciada.

Aqui no blog a gente já trouxe para você diversos planos de ação que ajudam nesse aprimoramento de gestão por meio de planejamento estratégicos, como o método 5W2h, a análise SWOT e o diagrama Ishikawa. A gente trouxe também, o modelo de ciclo de vida do produto, para você facilitar o controle de qualidade da sua produção ou das suas vendas.

Ainda com o foco nessa qualidade, a gente vai falar agora, sobre o ciclo PDCA, que além de visar pela perfeição das metodologias aplicadas dentro da empresa, ainda oferece uma visão geral de problemas e das potenciais soluções para eles.

O PDCA é mais um daqueles métodos que surgiram para que as grandes empresas pudessem aplicar um sistema de melhorias contínuas em suas linhas de produção. O seu desenvolvimento focou em planejamento de processos, independente das áreas em que o método for aplicado.

Por ter essa versatilidade como característica, o ciclo PDCA pode ser usado com resultados efetivos, tanto para pequenas empresas como para grandes empreendimentos.

Então, antes de aprofundar as explicações sobre o assunto, vamos explicar o que é o PDCA.

O que é PDCA

PDCA ou ciclo PDCA é um método de gestão que visa o processo de melhoria e aperfeiçoamento contínuo dentro das atividades de uma empresa. O termo é a sigla em inglês para Plan, Do, Check, Action, que em tradução livre significa Planejar, Executar, Verificar e Agir.

O método foi criado no anos 20 por Walter A. Shewart mas foi pouco aplicado por empresários na época. Foi só a partir da década de 50 que o processo ficou realmente conhecido, depois que o guru da gestão de controle de qualidade William Edward Deming começou a espalhar pelo mundo esse conceito. Até hoje o ciclo PDCA também é conhecido por ciclo Deming, em referência a Edward.

O PDCA é dividido em 4 etapas, que se desdobram em subdivisões. As etapas são:

  • 1. Plan (Planejamento)

Esta é a parte do planejamento estratégico. Nesse momento você e sua equipe devem coletar informações sobre os problemas enfrentados em cada processo e estabelecer metas objetivas a respeito da resolução deles.

Vale lembrar que você deve elaborar metas resolutivas e não somente teóricas. Você e sua equipe devem elaborar um planos de ação que realmente resolvam os problemas em questão, sempre levando em conta a missão, visão e valores da sua empresa.

Estas devem ser as guias na hora de qualquer planejamento ou execução dentro da sua empresa, afinal tudo deve refletir as crenças internas da empresa. Os passo-a-passo traçados nesta etapa devem ser seguidos dos esforços da sua equipe de gestão de pessoas para selecionar quem serão os envolvidos na execução e na resolução do problema debatido.

A etapa de planejamento do ciclo PDCA se dividem em 4 fases:

  • Identificação do problema:

Como o nome diz, esta etapa do ciclo PDCA é destinado a identificar o problema. Você deve juntar a sua equipe e montar os relatórios referentes a este problema, assim como o seu histórico e sua recorrência. Um bom sistema de gestão pode ajudar você a recolher esses relatórios.

  • Observação do problema:

Nesta fase há um aprofundamento na observação dos detalhes em volta do problema. Junto com as etapas que envolvem execução, esta etapa é uma das mais importantes. Isso porque, é do conhecimento completo do que é o problema e das suas causas que a solução para ele vão surgir. Afinal, se você não sabe qual é o problema, como vai saber o que fazer para resolver ele?

  • Análise do problema:

O foco desta etapa do ciclo PDCA são as causas. O que está causando o problema? É falha humana? É falha de maquinário? É falta de treino para a equipe? Todas as hipóteses devem ser estudadas e esta análise deve ser profunda, de maneira a descartar possibilidades que tenham pouco a ver com o problema em questão. Isso simplifica na hora de executar as medidas de resolução dele.

  • Plano de ação:

Agora que você e sua equipe já estudaram a fundo o problema, chegou a hora de propor planos de ação que sejam resolutivas para a questão. Como dissemos lá em cima, existem diversos planos desse tipo, que podem ajudar você na hora do planejamento e da execução dessas ações. Aqui no blog a gente ensina a usar os planos de ação do método 5W2h, da análise SWOT e do diagrama Ishikawa.

  • 2. Do (Execução)

Esta é a segunda etapa do ciclo PDCA e é a parte que envolve mais trabalho. Aqui, você e sua equipe vão se engajar na resolução do problema de maneira efetiva. É a hora de executar os planos que vocês fizeram lá na primeira etapa. Vale lembrar que o ideal é que você tenha escolhido bons colaboradores para darem conta de cada tarefa, uma vez que a execução vai ter a qualidade dos funcionários que colocarem ela em prática.

  • 3. Check (Verificação)

Essa etapa abrange a verificação e a mensuração dos resultados alcançados pela execução dos projetos para a resolução do problema proposto. As ações trouxeram os resultados esperados? O problema foi resolvido? Aqui você deve recolher os dados de toda a execução e analisar se eles foram resolutivos e, mais do que isso, se eles podem ser executados continuamente, de maneira cíclica.

Se as ações não trouxeram os resultados esperados e se o problema ainda não foi resolvido, você deve reiniciar a jornada do ciclo PDCA.

  • 4. Act (Ação)

Última etapa do ciclo PDCA. Aqui você e sua equipe vão fazer uma reflexão sobre tudo o que foi planejado e executado, vão somar os conhecimentos adquiridos e vão planejar maneiras de implementar esses conhecimentos na rotina da empresa.

Lembra que o nome dessa estratégia é ciclo PDCA? Então, ele recebe o nome de ciclo justamente pela sua característica cíclica. Uma vez que você chega ao final dele você deve reiniciar o processo já que a ideia é essa, não é? Ir aperfeiçoando os processos internos constantemente.

Vale dizer que esse método é tão eficiente que é o modelo de gestão que a Toyota adota em seus campos industriais.

Bacana, não é? Agora que você já conhece o ciclo PDCA já pode começar e implementar esse processo de melhoria contínua aí na sua empresa.

Se você gostou do assunto, dá uma olhadinha no vídeo abaixo, que fala um pouco mais sobre o tema:

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