Por acaso, você faz a gestão de contas do seu negócio? Caso a resposta seja negativa, saiba que está perdendo diversos benefícios e, ainda, correndo riscos desnecessários.

Para exemplificar, vamos trazer uma pesquisa feita pela Serasa Experian. O relatório em questão mostrou que o Brasil possui mais de 6 milhões de empresas em situação de inadimplência, cuja maioria é formada por firmas de pequeno porte.

Esse número, por si só, evidencia a importância de gerenciar as contas de uma companhia, certo? Aliás, como garantir que você cumprirá com todas suas obrigações fiscais se não sabe o que entra e o que sai, bem como quanto tem em caixa?

Por isso, nós preparamos o artigo a seguir para demonstrar a relevância de administrar o setor financeiro. E mais: temos um passo a passo completo de como gerenciar as contas empresariais e aumentar seus rendimentos.

Primeiramente, o que é gestão de contas?

Gestão de contas é um procedimento que controla tudo o que entra e sai do caixa da empresa. Isso significa saber quais são os recursos financeiros disponíveis e como estão sendo usados. Aqui, o objetivo é ter um maior controle sobre o dinheiro da companhia.

Posto isso, é preciso considerar os dois tipos mais comuns de contas:

1. Contas a pagar

Essas são as despesas do lugar, ou seja, o que é necessário para mantê-lo funcionando, como aluguel, água, pagamento de fornecedores e funcionários etc.

Elas são divididas em fixas e variáveis. Enquanto o primeiro grupo não sofre mudanças aparentes, o segundo varia de acordo com a época do ano ou como consequência de acontecimentos externos.

2. Contas a receber

Refere-se ao dinheiro que entra (ou entrará) em caixa. Simples, não é? Nessa categoria, estamos falando dos valores que serão recebidos, incluindo as vendas que foram feitas a prazo. Em suma, é tudo que representa uma receita para a companhia.

4 vantagens de fazer a gestão de contas do seu negócio

O controle de contas tem o potencial de trazer várias vantagens para uma firma. E não importa se ela é de micro, pequeno, médio ou grande porte. Todas são beneficiadas igualmente. Confira!

1. Melhora o controle financeiro

Uma das vantagens da gestão de contas é que isso otimiza o controle financeiro do seu negócio. Em síntese, fica mais fácil administrar os recursos quando se tem plena noção de quanto tem disponível, quanto precisa pagar e quanto espera receber nos próximos meses.

Em vista disso, é possível afirmar que os dois processos estão interligados – e um depende do outro para ser eficaz.

2. Evita a inadimplência

Como deu para perceber na pesquisa que citamos lá no início, a inadimplência afeta muitos negócios brasileiros. Parte desse problema está ligado à inexistência ou à má gestão de contas.

Assim, um dos benefícios de adotar essa estratégia de administração é evitar que você fique devendo. Em especial, é mais difícil se esquecer de algo que está anotado, além de possibilitar o planejamento para arcar com suas obrigações.

Dica: temos um artigo completo que fala sobre os riscos que a inadimplência traz para sua companhia.  

3. Reduz os custos

Você planeja reduzir os custos de manutenção da sua firma? Então, saiba que essa é outra vantagem que vem junto com uma boa gestão financeira.

O grande motivo é que isso diminui os gastos com emissão de documentos e com a perda de dinheiro derivada do pagamento de multas por atrasos nas contas ou erros de cálculo.

Além do mais, a gestão financeira proporciona um aumento da produtividade do negócio e dá orientações sobre os melhores investimentos, bem como os momentos propícios para fazê-los.

>>>> Aproveite e leia: gestão de custos – tudo o que você precisa saber + 5 vantagens

4. Otimiza sua gestão

Por fim, todo o gerenciamento é otimizado ao fazer uma gestão financeira, devido à junção de todas as vantagens que citamos acima.

Outro ponto é que essa técnica faz com que a rotina organizacional e suas decisões sejam realizadas de maneira mais prática, visto que você tem dados para orientar cada passo.

Como fazer a gestão de contas? Checklist com 5 passos

Aprender como gerenciar as contas da empresa não é nenhum “bicho-papão”. Na verdade, quando isso é feito da maneira correta, não é algo tão complicado assim.

Lembre-se que ele demanda bastante atenção e cuidado para não cometer erros na hora de inserir os dados, o que pode levar tudo a perder em um piscar de olhos.

Contudo, fique calmo. Nós montamos um passo a passo que te auxiliará nesse trabalho.

Passo 1: padronize os processos

O primeiro passo para fazer uma gestão de contas eficiente é padronizar todos os seus procedimentos. Isso inclui: quais informações colocar e em quais abas da sua planilha elas serão inseridas, dentre outras coisas.

Mas por que isso é necessário? Você pode questionar. O principal motivo é para manter a qualidade dos dados, que não são de “enfeite”, uma vez que são analisados posteriormente.

Para ficar mais claro, que tal um exemplo? Imagine que, no meio de tantas obrigações do dia a dia, você não consegue fazer a gestão de contas em um mês e precisa que um colaborador faça o trabalho.

Ter um padrão para seguir garante que, independentemente de quem esteja à frente da operação, o resultado dela será o mesmo. Isso porque há um roteiro a ser seguido. Deu para entender?

Passo 2: controle tudo o que entra ou sai do caixa

Sim, não tem como realizar a gestão de contas sem saber tudo o que entra e sai do caixa do seu negócio. Afinal, como administrar o setor financeiro se você não tem pleno conhecimento sobre a situação da empresa, não é mesmo?

Por essa razão, não se esqueça de acompanhar: fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, contas a pagar e receber, dívidas de clientes inadimplentes etc. Enfim, tudo o que envolve o setor financeiro.

>>>> Veja mais: como funciona o contas a receber de uma empresa e a importância disso para a saúde financeira

Passo 3: defina as categorias para as contas

Após finalizar os dois passos anteriores, defina as categorias para cada tipo de conta. Destacamos que isso vai além de separá-las em contas a pagar ou receber.

O ideal é que você tenha uma aba para cada operação financeira. Isso serve para tornar a análise futura mais prática e rápida, já que não será necessário achar aquele valor que você procura no meio de centenas de entradas.

Algumas categorias possíveis são:

  • vendas à vista;
  • vendas a prazo;
  • compradores inadimplentes;
  • pagamento de fornecedores;
  • investimentos;
  • vendas por boleto.

Vale lembrar que é crucial que você adapte esse processo às suas necessidades. Em outras palavras, analise a companhia para descobrir o que se encaixa no que você procura.

Só para exemplificar, se você aceita pagamento via crediário, isso é algo que deve ter uma categoria própria.

Passo 4: faça um plano de negócios

Um plano de negócios é um relatório que compila todas as informações relevantes sobre um estabelecimento comercial. Nele, são encontradas informações como: os planos de marketing, o planejamento financeiro e, até mesmo, as previsões das receitas.

E por que isso é um dos passos da gestão de contas? Bem, acontece que esse tipo de planejamento é fundamental para o gerenciamento, pois afeta diretamente o setor financeiro.

Portanto, assim como vários outros aspectos da administração de uma empresa, eles estão conectados.

Passo 5: use a ferramenta certa

Para finalizar, a dica de ouro é utilizar a ferramenta certa para otimizar o processo. Por exemplo, uma planilha do Excel ou um software que tem mais recursos.

É indispensável que o meio escolhido ofereça tudo o que você precisa para fazer uma gestão de contas completa. Por falar nisso, o QuantoSobra preparou diversas planilhas para controle financeiro, 100% grátis, para você baixar.

Outra opção é utilizar um sistema de gestão, como o Awise. Esse é um software que permite que você faça isso sem dores de cabeça e de forma automatizada, o que poupa muito tempo e te deixa livre para cumprir com suas outras obrigações.

Quer aprender mais sobre como fazer o controle das contas do seu negócio? Aperte o PLAY neste vídeo e confira outras dicas, além do link de uma planilha 100% grátis! 

O que é gestão de estoque e como isso afeta a gestão de contas?

Não é segredo que o estoque é uma das áreas mais indispensáveis de qualquer empresa que atua no setor de vendas. E não importa se ela é um e-commerce ou possui ponto físico, viu?

Se você não sabe o que isso significa, dê uma olhada neste artigo sobre gestão de estoque que o QuantoSobra preparou para você. E, para adiantar, tenha em mente que esse é processo visa controlar todas as mercadorias que estão estocadas.

E no que isso afeta a gestão de contas? Bem, é nesse setor que fica grande parte do seu investimento. Logo, ele precisa ser levado em consideração, pois representa aquela parte que trará retorno no futuro, impactando nas entradas e saídas de dinheiro do caixa.

Outro ponto é que o estoque demanda gastos com reposição de produtos, custos de armazenamento, mão de obra qualificada, transporte etc.

>>>> Leia também: como organizar um estoque – 7 dicas para melhorar sua gestão!

Os erros mais comuns na hora de fazer o gerenciamento de contas

Agora que você já sabe como fazer a gestão de contas, fique atento a alguns erros comuns, mas que têm o potencial de mandar todo seu esforço “pelo ralo”:

  • não categorizar as contas;
  • deixar para fazer tudo de última hora;
  • não adotar um padrão de qualidade;
  • misturar as contas da empresa com as pessoais;
  • esquecer de controlar o estoque;
  • ignorar as despesas “pequenas”, achando que elas não são cruciais;
  • usar a ferramenta errada para a sua realidade;
  • deixar de identificar e cobrar os clientes inadimplentes.

Dito isso, comprometa-se a prestar atenção a esses pequenos, mas essenciais, detalhes, evitando cometer esses equívocos e colocar todo seu trabalho “a perder”.

Use a tecnologia ao seu favor na hora de gerenciar as contas da empresa

E aí, vai começar a fazer a gestão de contas do seu estabelecimento? Lembre-se de escolher uma boa ferramenta de gerenciamento para facilitar sua rotina, como o Awise. Com ele, pode-se:

  • controlar o caixa e as contas;
  • gerenciar suas metas;
  • fazer o balanço e controle de estoque;
  • criar etiquetas personalizadas;
  • emitir notas fiscais e muito mais.

O melhor de tudo é que o Awise é 100% gratuito, para sempre. Aproveite para fazer um teste e conferir na prática o que ele pode fazer pelo dia a dia do seu negócio!