Como organizar as contas a pagar da sua empresa? Essa dúvida é bastante comum entre empreendedores que estão começando a gerenciar seu negócio ou aqueles que desejam melhorar a sua organização financeira. Por isso, neste artigo você vai entender:

A saúde de uma empresa depende de múltiplos fatores, entretanto, é comum que empresários e equipes se concentrem apenas em aumentar o faturamento

É claro que vender mais deve ser um objetivo contínuo e seus esforços devem estar direcionados para isso. 

Entretanto, se o seu objetivo é ampliar o lucro existe uma outra ação que pode ser feita: reduzir custos. 

Ao organizar contas a pagar de uma empresa é possível verificar as oportunidades de corte de gastos que também vão contribuir para que sobre mais dinheiro no final do mês

Para ter acesso a dicas valiosas sobre redução de gastos na sua empresa, assista ao vídeo abaixo, com dicas e insights relevantes sobre o tópico.

Agora, lembre-se que aprender como organizar contas a pagar vai trazer muitos benefícios para a organização como:

  • garantir a capacidade de cumprir seus compromissos financeiros, 
  • manter o crédito junto a parceiros e fornecedores, 
  • evitar multas, 
  • manter as obrigações contábeis em dia.

Mas, afinal, o que fazer? Como organizar as contas do mês? Continue lendo este artigo e descubra. 

Leia também: Lucratividade e rentabilidade: o que são e como calcular estes indicadores

Como organizar contas a pagar de uma empresa? Passo a passo

Aprender como organizar uma planilha de contas a pagar ou preencher as informações em um software é um processo indispensável para ter sucesso na análise e no cumprimento de seus compromissos.

A seguir, listamos um passo a passo simples de como organizar as contas do mês para evitar contratempos e te preparar para agir em casos de falhas e gargalos financeiros. 

É importante que você tenha em mente que organizar contas a pagar não é apenas preencher uma planilha após o pagamento do valor em aberto

Fazendo uma gestão eficiente é possível fazer uma previsão financeira que pode gerar muitos insights e evitar que a empresa enfrente uma lista de problemas. 

Leia também: 5 ideias de planejamento financeiro para pequenas empresas

1. Tenha um sistema de controle 

É possível organizar contas a pagar no Excel, e se você estiver pensando nisso, te convidamos a fazer o download gratuito da planilha “Controle de Contas a Pagar e Receber”. 

Com ela você terá um controle eficiente sobre: 

  • quais pagamentos você já recebeu,
  • contas que já pagou
  • quanto já foi gasto durante o período, 
  • quais as próximas contas que precisam ser pagas, e mais. 

Tudo isso usando uma planilha prontinha. Basta baixar e começar a usar. 

Uma forma ainda mais eficiente de organizar as contas a pagar é usando um sistema de gestão financeira

O uso da tecnologia não é mais exclusividade de grandes corporações. Ao contrário, ela é extremamente relevante para organizações que possuem poucos profissionais e precisam aproveitar o tempo de cada um para realizar aquela lista de atividades importantes. 

Um software financeiro elimina retrabalho e contribui para a inteligência do negócio, ao atualizar automaticamente uma série de informações, a partir da inserção de um único dado…

Por exemplo, ao informar o sistema sobre a venda de um produto, o sistema faz automaticamente a atualização de dados sobre estoque, receita, faturamento, ticket médio, e muito mais.

O QuantoSobra é um sistema de gestão completo e você pode fazer um teste gratuito para conhecer seus recursos e entender como ele funciona, na prática. 

2. Comece com as despesas fixas

O controle de gastos da empresa vai muito além de planilhas para organizar contas. É preciso compreender como usar os dados que você tem em mãos. 

Para ter uma boa organização financeira comece listando as despesas que você já conhece, que são fixas e fazem parte do seu dia a dia. 

Por exemplo, salários, aluguel, contas de água, luz, internet e mais. 

Você já tem acesso a esses valores, ou pelo menos a um valor médio correspondente a cada um. 

Pensando nisso, inclua-os na planilha ou no software que você usar. Eles irão te ajudar a fazer uma previsão de gastos, oferecendo um ponto de partida para seu planejamento financeiro

Quando o pagamento for realizado, atualize o status da conta no seu sistema de controle e altere valores se necessário. 

3. Tenha um controle dos valores a receber

Mesmo que neste momento você esteja preocupado em organizar contas a pagar, é importante que tenha um controle dos pagamentos a receber

Com esse controle, tente programar o pagamento das despesas para datas próximas aos dias em que irá receber dos clientes. 

Isso evita que seu caixa fique negativo e que você corra o risco de não ter dinheiro suficiente para arcar com seus compromissos. Essa prática reduz seus gastos com multas e juros. 

4. Organize as datas dos pagamentos

Como dissemos na dica acima, a  planilha para organizar contas também deve contar os dias e valores que sua empresa irá receber. É comum que você faça vendas a prazo, usando boleto ou cartão. 

Logo, é importante tentar programar seus pagamentos para datas após o recebimento dos valores devidos por seus clientes. 

Se necessário, negocie com fornecedores e lembre-se sempre de oferecer incentivos para que os clientes paguem à vista. 

Softwares para organizar contas a pagar 

Como apresentamos acima, o uso de softwares para gestão financeira da empresa tem muitos benefícios a oferecer ao seu negócio, inclusive ao organizar contas a pagar.

O sistema permite, além do gerenciamento dos pagamentos e recebimentos, a realização de uma série de atividades indispensável para o negócio, entre elas:

  • controle do fluxo de caixa,
  • gestão da necessidade de capital de giro,
  • projeção de faturamento,
  • o registros das informações dos clientes,
  • o acompanhamento das movimentações de extratos,
  • atualização de estoque, e muito mais. 

O sistema do QuantoSobra torna o dia a dia da empresa mais simples, facilita a gestão financeira e garante maior segurança das informações. 

Conheça o QuantoSobra e faça um teste gratuito do nosso sistema de gestão online. 

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