Como organizar as contas a pagar da sua empresa? Essa dúvida é bastante comum entre empreendedores que estão começando a gerenciar seu negócio ou aqueles que desejam melhorar a sua organização financeira. Por isso, neste artigo você vai entender:
A saúde de uma empresa depende de múltiplos fatores, entretanto, é comum que empresários e equipes se concentrem apenas em aumentar o faturamento.
É claro que vender mais deve ser um objetivo contínuo e seus esforços devem estar direcionados para isso.
Entretanto, se o seu objetivo é ampliar o lucro existe uma outra ação que pode ser feita: reduzir custos.
Ao organizar contas a pagar de uma empresa é possível verificar as oportunidades de corte de gastos que também vão contribuir para que sobre mais dinheiro no final do mês.
Para ter acesso a dicas valiosas sobre redução de gastos na sua empresa, assista ao vídeo abaixo, com dicas e insights relevantes sobre o tópico.
Agora, lembre-se que aprender como organizar contas a pagar vai trazer muitos benefícios para a organização como:
- garantir a capacidade de cumprir seus compromissos financeiros,
- manter o crédito junto a parceiros e fornecedores,
- evitar multas,
- manter as obrigações contábeis em dia.
Mas, afinal, o que fazer? Como organizar as contas do mês? Continue lendo este artigo e descubra.
Leia também: Lucratividade e rentabilidade: o que são e como calcular estes indicadores
Como organizar contas a pagar de uma empresa? Passo a passo
Aprender como organizar uma planilha de contas a pagar ou preencher as informações em um software é um processo indispensável para ter sucesso na análise e no cumprimento de seus compromissos.
A seguir, listamos um passo a passo simples de como organizar as contas do mês para evitar contratempos e te preparar para agir em casos de falhas e gargalos financeiros.
É importante que você tenha em mente que organizar contas a pagar não é apenas preencher uma planilha após o pagamento do valor em aberto.
Fazendo uma gestão eficiente é possível fazer uma previsão financeira que pode gerar muitos insights e evitar que a empresa enfrente uma lista de problemas.
Leia também: 5 ideias de planejamento financeiro para pequenas empresas
1. Tenha um sistema de controle
É possível organizar contas a pagar no Excel, e se você estiver pensando nisso, te convidamos a fazer o download gratuito da planilha “Controle de Contas a Pagar e Receber”.
Com ela você terá um controle eficiente sobre:
- quais pagamentos você já recebeu,
- contas que já pagou
- quanto já foi gasto durante o período,
- quais as próximas contas que precisam ser pagas, e mais.
Tudo isso usando uma planilha prontinha. Basta baixar e começar a usar.
Uma forma ainda mais eficiente de organizar as contas a pagar é usando um sistema de gestão financeira.
O uso da tecnologia não é mais exclusividade de grandes corporações. Ao contrário, ela é extremamente relevante para organizações que possuem poucos profissionais e precisam aproveitar o tempo de cada um para realizar aquela lista de atividades importantes.
Um software financeiro elimina retrabalho e contribui para a inteligência do negócio, ao atualizar automaticamente uma série de informações, a partir da inserção de um único dado…
Por exemplo, ao informar o sistema sobre a venda de um produto, o sistema faz automaticamente a atualização de dados sobre estoque, receita, faturamento, ticket médio, e muito mais.
O QuantoSobra é um sistema de gestão completo e você pode fazer um teste gratuito para conhecer seus recursos e entender como ele funciona, na prática.
2. Comece com as despesas fixas
O controle de gastos da empresa vai muito além de planilhas para organizar contas. É preciso compreender como usar os dados que você tem em mãos.
Para ter uma boa organização financeira comece listando as despesas que você já conhece, que são fixas e fazem parte do seu dia a dia.
Por exemplo, salários, aluguel, contas de água, luz, internet e mais.
Você já tem acesso a esses valores, ou pelo menos a um valor médio correspondente a cada um.
Pensando nisso, inclua-os na planilha ou no software que você usar. Eles irão te ajudar a fazer uma previsão de gastos, oferecendo um ponto de partida para seu planejamento financeiro.
Quando o pagamento for realizado, atualize o status da conta no seu sistema de controle e altere valores se necessário.
3. Tenha um controle dos valores a receber
Mesmo que neste momento você esteja preocupado em organizar contas a pagar, é importante que tenha um controle dos pagamentos a receber.
Com esse controle, tente programar o pagamento das despesas para datas próximas aos dias em que irá receber dos clientes.
Isso evita que seu caixa fique negativo e que você corra o risco de não ter dinheiro suficiente para arcar com seus compromissos. Essa prática reduz seus gastos com multas e juros.
4. Organize as datas dos pagamentos
Como dissemos na dica acima, a planilha para organizar contas também deve contar os dias e valores que sua empresa irá receber. É comum que você faça vendas a prazo, usando boleto ou cartão.
Logo, é importante tentar programar seus pagamentos para datas após o recebimento dos valores devidos por seus clientes.
Se necessário, negocie com fornecedores e lembre-se sempre de oferecer incentivos para que os clientes paguem à vista.
Softwares para organizar contas a pagar
Como apresentamos acima, o uso de softwares para gestão financeira da empresa tem muitos benefícios a oferecer ao seu negócio, inclusive ao organizar contas a pagar.
O sistema permite, além do gerenciamento dos pagamentos e recebimentos, a realização de uma série de atividades indispensável para o negócio, entre elas:
- controle do fluxo de caixa,
- gestão da necessidade de capital de giro,
- projeção de faturamento,
- o registros das informações dos clientes,
- o acompanhamento das movimentações de extratos,
- atualização de estoque, e muito mais.
O sistema do QuantoSobra torna o dia a dia da empresa mais simples, facilita a gestão financeira e garante maior segurança das informações.
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