Como emitir nfe (Nota fiscal eletrônica)? Passo a-passo

Emitir NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é algo que pode ser um pouco complicado. Para te ajudar, fizemos este guia com um passo-a-passo de como fazer nota fiscal eletrônica (NFe). Veja no sumário o que você irá encontrar neste artigo.

Antes de seguir a sua leitura, fique atento:

• Aqui, você pode encontrar: todas as nossas Planilhas para Lojas de Roupas
• Aqui, você pode encontrar: todas as nossas Planilhas para Varejo
• Aqui, você pode encontrar: todas as nossas Planilhas Financeiras
• Aqui, você pode encontrar: todas as nossas Planilhas para Empresários
• Aqui, você pode encontrar: várias outras Planilhas Prontas
• Aqui, você pode encontrar: todas as nossas Planilhas Orçamentárias
• Aqui, você pode encontrar: todas as nossas Planilhas para Administrar Empresas

 

PS: Atenção! É importante salientar que o artigo contempla o passo a passo de como fazer nota fiscal eletrônica (NF-e) por empresas já habilitadas na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) a fazer a emissão. Confirme com seu contador ou com a própria SEFAZ se sua empresa já está habilitada. Em alguns casos, como MEI, por exemplo, são necessários alguns passos extras para habilitação da emissão de NF-e. Ainda, em cada Estado isso deverá ser feito de uma forma diferente, inclusive, em alguns estados, como o Rio de Janeiro, por exemplo, não é possível MEI emitir NF-e. O mesmo serve para PRODUTOR RURAL, em alguns Estados o Produtor Rural só poderá emitir NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica) pelo próprio site da SEFAZ. Confirme com o seu contador ou com a própria SEFAZ se você pode utilizar Softwares de Terceiros para emitir NF-e.

Sumário do Artigo Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

1. Requisitos;
   1. Certificado Digital
   2. Computador
   3. Software
   4. Internet
2. Campos obrigatórios e como preenchê-los:
   1. Dados do Emitente (você)
   2. Dados do Destinatário (seu cliente)
   3. Produto(s) ou Serviço(s) vendido(s)
      1. 1. Nome do Produto ou Serviço
         2. Tipo
         3. Quantidade
         4. Valor Unitário
         5. Valor Total
         6. Peso Líquido Total
         7. Peso Bruto Total
         8. NCM
            1. CEST (Código Especificador de Substituição Tributária)
         9. Tributação:
            1. ICMS
               1. Situação Tributária
               2. Origem
         10. Natureza da operação
         11. Forma de pagamento
         12. CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações)
         13. Base de Cálculo do ICMS
         14. Valor Total do ICMS
         15. Base de Cálculo do ICMS ST
         16. Valor Total do ICMS ST
         17. Valor Total dos produtos e serviços
      1. Valor Total do Frete
      2. Valor Total do Seguro
      3. Valor Total do Desconto
      4. Outras Despesas acessórias
      5. Valor Total da NF-e
      6. Valor aproximado total de tributos federais, estaduais e municipais.
3. Links úteis
4. eBook

Passo-a-passo como fazer Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Você sabe como emitir Nota Fiscal para MEI? Com o advento da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e sua obrigatoriedade, muitos empresários estão enfrentando esta dúvida de como emitir nota fiscal online.

Com intuito de te auxiliar na sua tarefa, fizemos este passo-a-passo que lhe guiará sobre  como emitir nota fiscal sendo MEI.

O foco é para empresas optantes pelo Simples Nacional, caso você não seja do Simples Nacional, inscreva-se em nossa Newsletter para ficar por dentro, faremos um guia para empresas não optantes do Simples tratando das diferenças para tais empresas.

1. Requisitos para emitir NFe (Nota Fiscal Eletrônica)

1.1 Certificado Digital: Para emitir nota fiscal online, você precisará de um Certificado Digital. Nós aconselhamos que você faça o certificado digital A1, pois ele tem diversas vantagens sobre o A3. Você pode fazer o seu certificado digital de forma online, em franquias do Cartório Mais, na Associação dos Contabilistas de sua cidade ou nas Agências dos Correios. Você pode ler mais sobre isto em nosso artigo Saiba tudo sobre o certificado digital a1. Caso você não consiga em sua cidade, pergunte ao seu contador onde fazer a sua certificação digital.

1.2 Computador: Para fazer a nota fiscal, você precisará de um computador, celular, tablet ou notebook. 

Qualquer dispositivo com acesso a INTERNET lhe permite emitir nota fiscal eletrônica, porém, o sistema de emissão deve ser compatível com tais dispositivos. 

Os softwares gratuitos disponibilizados pela Receita Federal são compatíveis somente com computador ou notebook, todavia, softwares em NUVEM, como o QuantoSobra, funcionam em qualquer dispositivo com internet, seja ele computador, tablet, celular ou notebook. Basta ter acesso a internet e você está emitindo Notas Fiscais Eletrônicas de qualquer lugar a qualquer hora.

1.3 Software: Conforme falamos anteriormente, você precisará de um software para emitir NFe (Nota Fiscal Eletrônica). 

Você pode utilizar Softwares especializados, como o QuantoSobra, ou poderá utilizar o Software Gratuito da Receita Federal (note que o software da Receita Federal irá parar de funcionar em janeiro de 2017, por isso, aconselhamos que use o QuantoSobra ;-)). 

Outra vantagem de utilizar um software como o QuantoSobra é que ele irá gravar todas as informações, não sendo necessário que você preencha tudo novamente cada vez que você for tirar uma nota. 

Além disso, ele salva os cenários de tributação que você tem em sua empresa, não sendo necessário ficar recalculando e configurando as tributações a cada nota emitida.

Caso você opte por utilizar o Emissor Gratuito da Receita Federal, você poderá fazer o download no site da própria SEFAZ/SP.

1.4 Internet: É impossível emitir NFe (Nota Fiscal Eletrônica) sem acesso a internet. Tendo em vista a comunicação direta com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu Estado e a Receita Federal, você precisará da liberação automatizada destes órgãos para emissão da sua NFe.

2. Campos obrigatórios para emitir NFe (Nota Fiscal Eletrônica):

É importante ressaltar que vamos falar sobre os campos que você deverá preencher, pois existem diversos outros campos obrigatórios que o sistema de emissão automaticamente preenche, como número de NFe, data de emissão etc. 

A seguir listamos quais são os campos que obrigatoriamente você deverá preencher para fazer a Nota Fiscal Eletrônica.

2.1 Dados do Emitente:

Trata-se do seu cadastro com CNPJ, Razão Social, Endereço, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal etc;

2.2 Dados do Destinatário:

Este é o seu cliente, para quem você vendeu a mercadoria ou serviço, sendo necessário informar o CNPJ ou CPF, endereço, Razão Social ou Nome Completo, Inscrição Estadual e Inscrição Municipal, quando houver;

2.3 Produtos ou Serviços vendidos:

São os produtos ou serviços vendidos ao seu cliente. Cada produto deverá conter os seguintes campos para emissão de NFe:

2.3.1 Nome ou Identificação do Produto ou Serviço:

O nome do produto, o que ele é, por exemplo, COPO 250ML, CAMISETA MARCA X TAM. P, COURO MACIO etc. A descrição deverá ser completa e deverá conter o nome, a marca, o modelo, a série, espécie, tamanho, cor e quaisquer mais informações que venham a ser úteis para sua identificação.

2.3.2 Tipo (un, pc, m² etc):

O tipo de unidade vendida, por exemplo, UN significa UNIDADE, PC significa PEÇA, M² significa METRO QUADRADO.

2.3.3 Quantidade:

A quantidade vendida. Por exemplo, se você vendeu 5 copos, a quantidade será 5. Se você vendeu couro em metro quadrado, você colocará a quantidade de metros quadrados vendidos, por exemplo, 3,58.

2.3.4 Valor unitário:

O valor de venda de cada unidade, em reais. O seu software poderá fazer isto automaticamente, caso você tenha cadastrado um valor unitário ou preenchido o valor total, sendo o valor unitário o valor total dividido pela quantidade vendida.

2.3.5 Valor total:

O valor total de venda que é o valor unitário X a quantidade vendida. Geralmente o sistema faz isto automaticamente se você preencheu quantidade e valor unitário.

2.3.6 Peso Líquido Total:

O peso líquido total dos produtos vendidos (não por unidade, mas o total das unidades somadas);

2.3.7 Peso Bruto Total:

O peso bruto total de todas as unidades vendidas. Note que o peso líquido/bruto total POR PRODUTO somente auxiliará o seu sistema a calcular automaticamente o peso líquido total de todos os produtos da NFe, porém, você pode informar tal valor manualmente, pois somente o total de TODOS OS PRODUTOS é obrigatório na emissão de NFe e não por produto;

2.3.8 NCM:

Código (Nomenclatura Comum do Mercosul) NCM (8 posições), é utilizado em todo Mercosul para identificar os produtos dos mais variados gêneros, criando assim uma classificação padrão para compras e vendas e determinando as alíquotas aplicáveis dos tributos sobre esse produto. Você pode encontrar a tabela NCM atualizada, aqui.

2.3.8.1 CEST:

O código CEST (Código Especificador de Substituição Tributária) nasceu com intuito de uniformizar a tributação dos produtos sujeitos à incidência do ICMS Substituição Tributária. Assim, o CEST é um novo código que se refere somente aos produtos relativos a substituição tributária. Leia mais sobre CEST neste link.

2.3.9 TRIBUTAÇÃO:

1. ICMS:

1. 1. Situação Tributária: Você pode verificar a lista de CST – CÓDIGO DE SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA neste artigo. No caso do Simples Nacional, pode também ser chamado de CSOSN. Este é outro campo obrigatório na emissão de NFe. Veja a tabela:
      

      0	Nacional, exceto as indicadas nos códigos 3, 4, 5 e 8;
      1	Estrangeira – Importação direta, exceto a indicada no código 6;
      2	Estrangeira – Adquirida no mercado interno, exceto a indicada no código 7;
      3	Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação superior a 40% e inferior ou igual a 70%;
      4	Nacional, cuja produção tenha sido feita em conformidade com os processos produtivos básicos de que tratam as legislações citadas nos Ajustes;
      5	Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação inferior ou igual a 40%;
      6	Estrangeira – Importação direta, sem similar nacional, constante em lista da CAMEX e gás natural;
      7	Estrangeira – Adquirida no mercado interno, sem similar nacional, constante em lista da CAMEX e gás natural.
      8	Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação superior a 70%;

      WordPress Tables Plugin
   2. ORIGEM: Você pode ver a tabela neste arquivo do site da Receita Federal:
      

      Entrada	1.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Estado.
      2.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços de outros Estados.	2.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços de outros Estados.
      3.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Exterior.	3.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Exterior.
      Saída	5.000 – Saídas ou Prestações de Serviços para o Estado.
      6.000 – Saídas ou Prestações de Serviços para outros Estados.	6.000 – Saídas ou Prestações de Serviços para outros Estados.
      7.000 – Saídas ou Prestações de Serviços para o Exterior.	7.000 – Saídas ou Prestações de Serviços para o Exterior.

      WordPress Tables Plugin

2.3.10 Natureza da Operação:

Venda, transferência, compra, importação, devolução, consignação, remessa (para fins de demonstração, de industrialização ou outra). Geralmente, a natureza da operação é preenchida de forma automática ao informar o CFOP (campo que falaremos a seguir), na emissão de NFe. Aqui você pode saber tudo sobre Natureza da Operação.

2.3.11 Forma de pagamento:

À vista; À prazo; Outros.

2.3.12 CFOP:

O que é? CFOP  são os CÓDIGOS FISCAIS DE OPERAÇÕES E PRESTAÇÕES das entradas e saídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual.O CFOP nada mais é do que um código de números que serve para identificar a natureza da circulação de mercadorias ou das prestações de serviços. O CFOP define se tal operação fiscal irá recolher impostos, ou não. Cada CFOP tem quatro dígitos, sendo o primeiro dígito o identificador do tipo de operação, se entrada ou saída de mercadorias, conforme tabela a seguir. Você encontra tudo sobre o que é CFOP e ver a tabela completa, neste artigo.

Entradas:

1.000 – Entrada ou Aquisições de Serviços no Estado.
2.000 – Entrada ou Aquisições de Serviços de outros Estados.
3.000 – Entrada ou Aquisições de Serviços do Exterior.

Saídas:

5.000 – Saídas ou Prestações de Serviços para o Estado.
6.000 – Saídas ou Prestações de Serviços para outros Estados.
7.000 – Saídas ou Prestações de Serviços para o Exterior.

WordPress Tables Plugin

2.3.13 Base de Cálculo do ICMS: 

Segundo o site Portal Tributário: “A base de cálculo do ICMS é o montante da operação, incluindo o frete e despesas acessórias cobradas do adquirente/consumidor. Sobre a respectiva base de cálculo se aplicará a alíquota do ICMS respectiva.” (este campo, para empresas do Simples Nacional, será utilizando basicamente quando houver necessidade de calcular o ICMS ST na emissão de NFe).

2.3.14 Valor Total do ICMS:

O valor total do ICMS que foi calculado tendo em vista a base de cálculo anterior X a alíquota da operação.

2.3.15 Base de Cálculo do ICMS ST:

A base de cálculo do ICMS ST geralmente é Base de Cálculo do ICMS + a margem de valor agregado (MVA) determinada para cada NCM.   Existem casos diferentes em que a BC ICMS ST pode ser calculada através de: preço tabelado ; Lista negativa ; Lista positiva ; Lista Neutra ou Pauta (valor). Você pode saber tudo sobre ICMS ST, aqui neste artigo.

2.3.16 Valor Total do ICMS ST:

O Valor de ICMS ST é calculado dando-se a subtração do valor da BC ICMS ST( já com MVA) * aliquota – Valor do ICMS próprio. O sistema QuantoSobra possuí um método de cálculo muito facilitado para quem trabalha com substituição tributária na emissão de NFe.

2.3.17 Valor Total dos produtos e serviços:

O total de todos os produtos e serviços que você está vendendo.

2.3.18 Valor Total do Frete: (campo opcional)

O total de frete cobrado pela transportadora ou quanto você cobrou de frete do seu cliente.

2.3.19 Valor Total do Seguro: (campo opcional)

O valor pago pelo seguro.

2.3.20 Valor Total do Desconto: (campo opcional)

Quaisquer descontos que você tenha dado, você deverá informar o total.

2.3.21 Outras Despesas acessórias: (campo opcional)

Demais despesas acessórias relativas a sua NFe.

2.3.22 Valor Total da NF-e:

O valor total da nota, que leva em consideração todos os valores presentes na mesma, como por exemplo, o valor total dos produtos, valor de seguro e frete, o valor das demais despesas acessórias etc.

2.3.23 Valor aproximado total de tributos federais, estaduais e municipais:

É importante que você saiba que esta é a tributação INTEGRAL do produto, ou seja, não é quanto você paga de imposto, mas sim quanto % do valor do produto está sendo pago em imposto, levando em consideração os impostos de toda a cadeia, não somente os seus. Ou seja, soma-se, inclusive, os impostos dos seus fornecedores e dos fornecedores deles. Com fonte no IBPT, tal informação geralmente é automática na emissão de NF-e, dependendo do seu software.

3. Links úteis:

Caso você esteja buscando maiores informações, também pode ler estes dois links que irão lhe ajudar:

Carta de Correção Eletrônica: Tudo que você precisa saber sobre a CC-e

Manuais do site da Receita Federal sobre NFe.

FAQ/Perguntas Frequentes sobre NFe no site da Receita Federal.

Entenda as diferenças entre NFC-e e NF-e

4. eBook:

Precisa de mais informações sobre NFe ou sobre NFCe (Cupom Fiscal Eletrônico)? Faça o Download do nosso eBook sobre este tema:

Ainda, gostou deste material e quer salvar ele no seu computador para futuras consultas? Faça o Download do nosso Como emitir NFe (Nota Fiscal Eletrônica): Guia com Passo-a-Passo para Emissão de Notal Fiscal Eletrônica: