Gerenciar uma empresa não é uma tarefa fácil, visto que isso inclui inúmeras tarefas. Uma das principais delas é aprender como organizar um estoque.
Até porque essa área é extremamente importante. Em especial, ela tem o poder de influenciar diretamente nos lucros do seu negócio. Portanto, não pode, em nenhuma hipótese, ser negligenciada.
Para te ajudar a executar esse processo tão relevante com maestria, nós separamos no artigo a seguir 7 dicas essenciais para manter seu estoque nos trinques.
Trouxemos algumas dessas dicas em vídeo para você organizar melhor seu estoque, ou se você preferir, pode ler o artigo completo. No final, ainda explicamos como manter a organização no dia a dia. Confira!
Como organizar um estoque do zero com 7 dicas?
Aprender como organizar um estoque do zero não é algo tão simples. Afinal, são muitas tarefas para que a ordem seja mantida e seu negócio possa funcionar em capacidade máxima.
No entanto, essa nem de longe é uma tarefa impossível. Basta apenas colocar em prática todas as dicas que separamos para ter o estoque e, consequentemente, a empresa funcionando como uma máquina bem oleada.
Com isso em mente, as dicas são:
1. Faça um inventário de tudo do seu estoque
A primeira dica para aprender como organizar um estoque é começar fazendo um inventário de tudo o que você tem disponível no seu negócio. Esse é um trabalho que pode ser um pouco demorado, mas é de extrema importância.
Fazer esse controle serve para que você saiba exatamente o que tem disponível, além de identificar quais itens têm mais saídas e aqueles que ficam encalhados. Adicionalmente, pode-se verificar se os dados de venda batem com o que resta estocado.
Dessa maneira, você evita perdas, seja por furto ou extravio, bem como consegue cumprir as próximas dicas com mais rapidez e eficiência.
2. Classifique, categorize e cadastre todas as mercadorias
A segunda dica para você aprender como organizar um estoque do zero é criar categorias e classificações para tudo. O objetivo aqui é separar todas as suas mercadorias usando um método que seja fácil de entender.
Por exemplo, uma opção é dividir os itens de acordo com o que vende mais e menos ou, ainda, por sazonalidade. Em todo caso, o ideal é que a classificação faça sentido para seu modelo de negócio.
Após criar as categorias, junte todos os produtos semelhantes na mesma prateleira. Em seguida, escolha se quer categorizá-los por ordem alfabética, tamanho ou qualquer outro critério que se encaixe melhor na sua realidade.
Feito isso, basta cadastrar todos os itens no seu sistema ou planilha. Não se esqueça de manter a estrutura de separação que foi feita no estoque físico, viu? Isso é fundamental para fazer um controle total.
Vale destacar que, para seguir essa dica, é muito importante que você conheça sua empresa. No fim das contas, cada tipo de negócio necessita de categorias diferentes para atender às suas necessidades.
Logo, analise sua realidade para descobrir exatamente do que precisa.
>>>> Leia também: por que contratar um sistema de gestão para sua empresa? Conheça 10 motivos!
3. Estabeleça um controle da entrada e saída de mercadorias
Não adianta fazer um inventário completo e categorizar todos os itens do seu estoque, se você não mantiver um controle rígido da entrada e saída das mercadorias.
Essa etapa precisa ser feita no final de cada dia, a fim de fazer um levantamento e conferir se todos os números “batem”. Isto é, se o número de vendas ou saídas confere com o que falta no estoque.
Vamos explicar melhor com um pequeno exemplo:
Se, em um dia, um estoque estava com 50 calças de um mesmo modelo e, no dia seguinte, foram feitas 5 vendas deste produto, a empresa em questão deverá ter 45 calças guardadas. Caso o número seja diferente, é preciso investigar a razão e procurar os itens perdidos. Deu para entender?
Esse processo pode ser feito manualmente (através de planilhas) ou com um sistema que permita que todos os dados sejam analisados automaticamente. Tudo depende dos seus objetivos.
4. Treine seus colaboradores
Quer organizar seu estoque de maneira eficiente? Então, treine seus colaboradores para que eles estejam alinhados às práticas que estabeleceu para o garantir o bom funcionamento do seu negócio.
Isso não vale apenas para os funcionários responsáveis por fazer o controle do almoxarifado, mas também para aqueles que abastecem ou esvaziam o local.
O ideal é estabelecer um treinamento geral e, em seguida, passar as orientações específicas para cada função. Assim, você garante que todos estão “na mesma página” e sabem o que é esperado deles no dia a dia.
5. Planeje com cuidado a reposição do seu estoque
Uma vez que seu estoque esteja categorizado e com todas as entradas e saídas documentadas, fica bem mais fácil identificar o que vende com mais facilidade e quando um produto precisa ser reposto para garantir que ele não falte nas prateleiras.
Por isso, é crucial acompanhar com frequência os números para conhecer o estoque mínimo e ter a certeza de que manterá uma boa quantidade de todas as mercadorias.
Uma ideia para garantir isso é, ao perceber que certo produto precisa ser reposto semanalmente, fale com seus fornecedores e combine para que façam entregas em um dia específico da semana.
Isso te ajudará a poupar tempo, pois os pedidos serão automáticos e, ainda, te farão ter menos trabalho, já que não precisará ligar para todo mundo com tanta frequência.
6. Escolha bem seus fornecedores
Falando sobre os fornecedores, é vital escolhê-los bem para garantir que terá um estoque organizado. Para exemplificar, os atrasos nas entregas podem fazer todo o trabalho duro ir por água abaixo.
Dito isso, procure fechar contrato com os fornecedores mais confiáveis e ágeis do mercado. E não tenha medo de fazer perguntas e até testes, pois isso te poupará muitas dores de cabeça no futuro.
Outro ponto-chave é prezar por parcerias flexíveis. Dessa forma, você conseguirá ajustar o tamanho dos pedidos, o prazo de uma entrega e a forma de pagamento, caso necessário.
>>>> Quer aprender como fazer isso? Aproveite e confira o nosso artigo: como captar novos fornecedores para o seu negócio.
7. Conheça o que você vende
Por último, para organizar um estoque de modo eficiente, você deve conhecer a fundo o que vende. Ou seja, o nicho em que sua empresa está inserida. Isso serve para entender tanto a necessidade do seu público, quanto a sazonalidade das mercadorias.
Em geral, não é vantajoso comprar grandes quantidades de itens que seus clientes não procuram com frequência ou que buscam apenas em períodos específicos do ano.
Por exemplo, imagine que você possui uma loja de decoração. É sabido que alguns produtos, como enfeites de natal, são sazonais. Portanto, você não precisa tê-los disponíveis no estoque durante todo o ano.
Nessa perspectiva, você poderá fazer uma projeção para comprar apenas o que for necessário e não desperdiçar dinheiro com coisas que ficarão “empacadas” na loja.
Resumindo, as dicas de como organizar um estoque são:
- faça um inventário de tudo do seu estoque;
- classifique, categorize e cadastre todas as mercadorias;
- estabeleça um controle da entrada e saída de mercadorias;
- treine seus colaboradores;
- planeje com cuidado a reposição do seu estoque;
- escolha bem seus fornecedores;
- conheça o que você vende.
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Por que organizar o estoque é tão importante? 3 principais motivos
Agora que você sabe como organizar um estoque, achou que é muito trabalho? Pois saiba que essa não é uma etapa que pode ser negligenciada.
Nesse sentido, trouxemos algumas vantagens desse processo para que você entenda porque fazer isso é tão importante para manter seu negócio funcionando. São elas:
1. Aumenta a eficiência do giro de estoque
Quando você não faz um controle do seu estoque, aumenta as chances de cometer erros de cálculo e precisar lidar com produtos que são vendidos com muita facilidade ou acabam ficando encalhados.
O resultado disso é que seu giro de estoque será baixo. Isso, por sua vez, pode deixar os produtos parados e fazer com que você tenha prejuízos, devido aos itens que não apresentam saída.
Porém, a partir do momento que você começa a organizar seu estoque, consegue identificar o que comprar, o que não comprar e, principalmente, as quantidades ideais de cada item. Assim, aumenta a rotatividade e garante que sempre trará novidades para seu público.
2. Reduz o desperdício de materiais e mercadorias
Se você não controla o que entra e o que sai do seu estoque, fica bem mais difícil reduzir os desperdícios que podem ocorrer durante as etapas da cadeia de produção.
Um exemplo: imagine que tem uma empresa que faz bicicleta e que comprou tudo o que é necessário para produzi-las. Porém, uma remessa de parafusos veio com defeito e, por isso, apenas 10 foram usados de uma caixa com 100 deles. Isso significa que você pagou por 90 parafusos que foram para o lixo.
Caso mantenha seu estoque organizado, saberá exatamente qual fornecedor cometeu o erro e poderá pedir uma substituição dos produtos. Isso porque terá em mãos os dados para comprovar até mesmo a data em que eles forem entregues.
Além do mais, sem um controle assertivo, os riscos de perder prazos ou de que algum item perecível estrague aumentam consideravelmente, causando diversos prejuízos financeiros.
3. Evita o extravio de produtos
Outra vantagem que vem ao saber como organizar um estoque é a de evitar o extravio de matérias-primas ou produtos prontos para a venda.
Pense bem: se você não controla o que entra e o que sai, qualquer pessoa pode levar um item para casa, sem que ninguém sinta falta dele. Ao mesmo tempo, alguma mercadoria pode ser perdida durante o transporte ou armazenamento e você nunca saberá.
De qualquer forma, o prejuízo aos caixas da empresa será muito real.
>>>> Aproveite e leia também: por que o estoque é importante? Entenda porque controlar o estoque
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Como manter a organização do estoque no dia a dia?
Depois de aprender como organizar um estoque e qual a importância de fazer isso, vai colocar a mão na massa e aplicar todas as nossas dicas?
Então, saiba que, para garantir que todo o seu trabalho duro não vá para o ralo em poucos meses, é necessário usar as ferramentas corretas. Até porque é impossível acompanhar todos os dados sem anotar tudo em um meio efetivo.
Uma possibilidade é fazer o controle através de uma planilha. Esse tipo de ferramenta é fácil de usar e pode ser compartilhada com os colaboradores responsáveis pela tarefa.
Para te ajudar, o QuantoSobra preparou uma planilha completa de controle de estoque, sendo que você pode fazer o download gratuitamente.
Aproveite e assista ao vídeo abaixo, no qual tiramos as principais dúvidas sobre o funcionamento dessa planilha e mostramos como você pode usá-la no seu dia a dia:
Uma outra dica de como manter a organização do estoque no dia a dia é utilizar um bom sistema de gestão para empresas, como o Awise.
Com ele, você consegue não apenas organizar, mas também fazer o balanço do seu estoque com rapidez e praticidade, tendo todo o controle em um só lugar.
O Awise conta com inúmeras funcionalidades para te ajudar a gerenciar o seu negócio. Algumas delas são: controle de caixa e de entregas, assim como a ferramenta para precificar seus produtos.
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