Quando seu negócio se expande e você cria filiais dele em outros pontos, pode ser a realização de um grande sonho. No entanto, isso faz surgir a grande dúvida: afinal, como administrar uma rede de lojas? Nessa hora, todas as suas habilidades e competências serão testadas.

Isso porque o trabalho será multiplicado pelo número de unidades. Porém, isso não significa que não há como deixar o processo mais tranquilo para você e seus colaboradores. E foi pensando em te ajudar com isso que preparamos o artigo a seguir.

Nele, você aprenderá o que fazer para administrar uma loja que integra uma rede, com dicas práticas. Em paralelo, verá quais são os maiores desafios desse tipo de gestão. Confira!

O que é gestão multiloja?

Multiloja ou gestão multiloja é a prática de gerenciar uma rede de lojas de maneira unificada e centralizada. Isso sem perder de vista a perspectiva de lucros, a identidade e a qualidade originais do primeiro estabelecimento.

Na gestão multiloja, todas as decisões são tomadas em um só lugar e afetam a todas as unidades da rede. Portanto, as estratégias devem ser bem definidas e planejadas.

Por exemplo, a gestão de estoque deve ser global, abrangendo os produtos de toda a cadeia de empresas. Adicionalmente, isso se aplica às gestões de vendas, pessoas e fluxo de caixa, ao controle de gastos e assim por diante.

Em linhas gerais, fica impraticável para você ir todo dia a uma unidade da empresa. Aliás, é muito mais lógico ter uma pessoa capacitada para todas estas gestões em cada uma das filiais.

Estas pessoas ficarão encarregadas das outras unidades e, ainda, devem estar atentas aos planos de negócios e marketing. Isso contribui para traçar estratégias que estejam alinhadas com a missão, visão e valores da matriz.

A ideia é que cada gestor e cada unidade sejam independentes da loja principal, tanto quanto for possível, sem, no entanto, perder suas qualidades originais.

Com isso em mente, confira algumas dicas de como administrar uma rede de lojas de forma competente!

Como administrar uma rede de lojas: 7 dicas essenciais

Assim como acontece na gestão de uma única loja, gerenciar diversas unidades de um mesmo empreendimento obedece um conjunto de regras. Enquanto segui-las pode levar a companhia ao sucesso, não fazê-lo pode trazer o fracasso.

Pensando em te ajudar com isso, nós separamos uma série de dicas do que fazer para administrar uma rede de lojas com sucesso.

Vale destacar que todos os pontos falados são adaptáveis. Isto é, as dicas podem ser ajustadas para se encaixar na realidade da sua empresa atualmente. Confira!

1. Faça o controle de estoque global

Se a gestão dos estoques já é crucial quando se tem apenas uma loja, imagine quando se pensa em uma rede. Nesse caso, é imprescindível investir em um controle global, que centralize a gestão de todas as unidades em um só lugar.

A propósito, essa área é muito importante para ser pouco controlada. Para exemplificar, o estoque exerce influência direta sobre a experiência e satisfação dos seus clientes, que sempre querem encontrar os produtos desejados nas lojas.

Nesse sentido, uma gestão centralizada aperfeiçoa os processos e, ainda, barateia os custos. Aqui,  os fornecedores já estarão definidos e a compra em maior quantidade reduz os preços para todos os envolvidos na transação.

Esse processo permite que você tenha certeza da boa qualidade dos produtos oferecidos em todas as unidades. E isso interfere positivamente na visão que seus clientes têm do negócio.

2. Invista em padronização

O trabalho de como administrar uma rede de lojas exige que você aposte na padronização de todos os processos internos. Isso torna mais fácil, barato e eficiente gerir as filiais de uma forma padrão e previsível.

Assim, todos os colaboradores têm o conhecimento dos comportamentos propícios para a resolução de problemas. Em outras palavras, eles sabem como agir em caso de crise.

Uma boa ideia é que você e sua equipe de recursos humanos criem juntos um manual com procedimentos padrões para os acontecimentos mais prováveis de acontecer no dia a dia.

Seguindo essa lógica, a gestão deve ser padronizada, obedecendo o que foi estabelecido pela matriz. Dessa forma, fica bem mais fácil unificar e somar os resultados.

3. Unifique a comunicação

Comunicação é a palavra-chave quando se pensa em como administrar uma rede de lojas. Isso significa que todas as filiais devem estar interligadas e prontas para agir a partir de um comando único.

Basicamente, a comunicação da gerência com os colaboradores deve ser específica e clara, de modo que todos consigam entender o que é esperado de cada um. Por conseguinte, essa orientação aplica-se à interação com os clientes.

Por isso, você deve investir em um bom marketing de relacionamento, a fim de melhorar a experiência e garantir a fidelização dos clientes.

4. Unifique a gestão financeira

A gestão financeira abrange diversas microgestões, como:

E isso não deve estar restrito a uma só unidade da rede de lojas. No fim das contas, todas as filiais dependem de recursos financeiros para se manter funcionando e gerando lucro.

Entretanto, embora cada uma das unidades tenha suas especificidades e deva ter em sua equipe pessoas que cuidem do financeiro, essa gestão deve ser centralizada e interligada com a da matriz.

5. Centralize o planejamento

O planejamento estratégico é mais uma área que deve ser centralizada ao se pensar em como administrar uma rede de lojas.

Para tal, recomenda-se ter profissionais capacitados no comando das filiais, uma vez que vão responder por você em uma emergência.

Igualmente, eles devem conhecer as melhores estratégias de gestão para cada área do negócio, de modo que a matriz receba os dados de cada filial já filtrados.

Para esses cargos estratégicos, vale a pena transmitir conhecimentos sobre bons planos de ação, como: diagrama Ishikawa, 5w2h e análise SWOT. Com isso, eles poderão gerenciar sua filial com independência e assertividade.

Porém, apesar dessa independência, o ideal é que os planos principais e as estratégias vitais sejam decididos em conjunto. Ou seja, você e os gerentes de cada uma das unidades podem  unificar as estratégias e manter as lojas caminhando juntas, na mesma direção.

As informações coletadas por cada gerente a respeito da demanda, por exemplo, poderão te ajudar a saber o momento certo de abrir uma nova loja ou contratar mais funcionários.

6. Tenha presença online

Nenhum dono de redes de lojas que se preze ignora a importância da presença online. Hoje em dia, todas as empresas têm seu lugar na internet, seja em sites ou nas redes sociais.

Essa estratégia não só permite uma aproximação com o consumidor final da loja, mas também ajuda você a perceber quais são as reais necessidades de seu público.

Além disso, o atendimento às satisfações dos clientes ficará facilitado, já que você poderá utilizar somente uma página no Facebook ou só um site para promover produtos da rede. Uma boa ideia é montar uma loja online para centralizar os serviços e oferecer os produtos.

7. Invista em um sistema de gestão

A estratégia final de uma gestão multiloja efetiva é a escolha de um bom sistema de gestão de empresas. É ele que vai fazer todo esse serviço de centralização das informações e das estratégias da rede.

Esse tipo de programa foi criado para gerir completamente seu negócio. Logo, pode-se automatizar inúmeros processos, como:

  • emissão de notas fiscais;
  • gestão e centralização do fluxo de caixa;
  • gerenciamento completo de estoque em todas as unidades;
  • emissão de etiquetas de precificação;
  • entre muitas outras coisas.

Com essas utilidades, a centralização dos processos é feita de maneira automática, encurtando tarefas e, ainda, poupando tempo. Com isso, você e seus colaboradores poderão se dedicar às tarefas mais relevantes.

Para resumir, o passo a passo de como administrar uma rede de lojas é:

  • faça o controle de estoque global;
  • invista em padronização;
  • unifique a comunicação;
  • unifique a gestão financeira;
  • centralize o planejamento;
  • tenha presença online;
  • invista em um sistema de gestão.

Quais os principais desafios de administrar uma rede de lojas?

Agora que você já sabe o que fazer para administrar uma loja que integra uma rede, saiba que esse processo pode ser uma tarefa gigantesca. Afinal, são todos os detalhes de um negócio, mas multiplicados.

Para além do volume de unidades, cada filial tem uma equipe diferente, com suas respectivas características. E mais: elas estão em locais distintos, com suas próprias especificidades.

Dito isso, confira quais são os principais desafios ao administrar uma rede de lojas.

1. Manter a mesma qualidade em todas as lojas da rede

Um grande desafio do sistema multiloja é conseguir manter, em todas as unidades, a mesma qualidade que se tornou marca registrada da matriz.

Adotar a identidade visual não é algo difícil, Contudo, sustentar um bom atendimento ao cliente e garantir a qualidade dos produtos, mesmo tendo que vender em mais quantidade, é que são os grandes desafios.

2. Promover a centralização

Como foi dito, a centralização é um passo importante de como administrar uma rede de lojas e é isso que a torna um dos principais desafios desse processo. Para resumir, você não pode estar em vários locais ao mesmo tempo, certo?

Justamente por isso, precisa ter as informações relevantes sempre à mão. Sendo assim, é necessário investir em um bom processo de gestão de pessoas, capacitando colaboradores para atuar onde você não pode.

A boa notícia é que investir em um bom sistema de gestão, como o Awise, pode te ajudar com essa tarefa. Com ele, você otimiza o gerenciamento financeiro, de estoque, fiscal e até mesmo de vendas em todas as unidades.

Essa ferramenta também dá acesso aos relatórios de desempenho, controle de entregas e de caixa. E você pode começar a usar tudo isso gratuitamente hoje mesmo!