A gestão de vendas via cartões é um processo indispensável para qualquer empresa que aceita essa modalidade de pagamento. Afinal, como saber quanto seu negócio receberá, se você não acompanhar os pagamentos que não foram efetuados em dinheiro vivo?

Pois é, torna-se meio complicado. Por isso, é crucial integrar na sua rotina uma estratégia de gestão daquelas vendas que foram pagas usando cartões de crédito. E nós estamos aqui para te ajudar com isso.

No artigo a seguir, você aprenderá não apenas o que é e para que essa estratégia serve, mas também verá os benefícios do controle de vendas via cartão, Em paralelo, conferirá um passo a passo bem simples para implementá-lo no seu empreendimento!

Em primeiro lugar, o que é gestão de vendas?

Gestão de vendas é, basicamente, uma estratégia focada em fechar negócios. São vários processos e ações necessárias para que o público-alvo de uma empresa se transforme em consumidor.

Em outras palavras, significa coordenar os esforços do time comercial, controlar os recursos disponíveis e implementar as melhores técnicas de vendas. Tudo isso buscando o alcance das metas estabelecidas no período proposto.

Isso traz diversos benefícios para quaisquer negócios, tais como:

  • melhora da gestão da equipe;
  • aumento das vendas e, consequentemente, do faturamento;
  • melhora da experiência do cliente;
  • redução dos custos;
  • otimização da comunicação com os colaboradores.

Quais as funções de uma gestão de vendas?

A gestão de vendas não é uma tarefa única. Como explicamos no tópico anterior, ela é composta por muitos processos, lembrando que todos eles são igualmente importantes e responsáveis pelo resultado da estratégia.

Nesse sentido, algumas funções costumam ser:

  • definir as metas do time comercial;
  • montar o plano de vendas da empresa;
  • monitorar o trabalho das equipes;
  • contratar e treinar novos colaboradores;
  • e muito mais.

>>>> Veja mais: planejamento de vendas — como criar o melhor plano? 10 passos

Por que fazer a gestão de vendas via cartões? 4 principais benefícios para a empresa

Um ponto vital da administração de qualquer negócio — não importa o tamanho dele — é fazer o controle financeiro.

Dentro disso, está incluída a gestão de vendas via cartões, que não é nada mais do que acompanhar o dinheiro que entrou no caixa através dessa forma de pagamento. Fácil de entender, não é?

Para convencer você da importância disso, separamos  4 vantagens que essea acompanhamento traz para seu negócio. São elas:

1. Controla as vendas

O primeiro benefício pode parecer óbvio, mas costuma passar despercebido por muita gente que é o controle das vendas. Isso fica ainda mais aparente caso você trabalhe com negociações em larga escala, que são mais difíceis de acompanhar.

Se você executa o processo corretamente, consegue ver tudo o que vendeu durante o dia ou qualquer outro período analisado. Assim, não perde nenhum dado crucial.

2. Melhora a gestão financeira

Sim, fazer a gestão de vendas via cartões otimiza a gestão financeira como um todo. O principal motivo para isso é que você terá acesso aos valores que receberá das operadoras e a data em que eles serão depositados na sua conta.

Logo, é capaz de se planejar melhor para cumprir com suas obrigações financeiras — pagar as dívidas — e elaborar um plano de ação visando ao crescimento do negócio.

3. Reduz os riscos

Imagine que você realizou uma venda. Alguns dias depois, seu cliente liga reclamando do produto e pede um estorno, informando que o pagamento foi feito via cartão de crédito.

Se não tiver o controle disso, como saberá se o pagamento foi realmente realizado? Pois esse é outro benefício que a gestão de vendas via cartões traz: a redução dos riscos de fraude.

O melhor de tudo é que, ao mesmo tempo em que esse processo traz segurança para você, ele assegura seu cliente de que ele não terá problemas com a compra. Isso porque tudo ficará registrado, podendo ser conferido caso surja qualquer problema.

4. Aumenta a produtividade

Por último, fazer a gestão de vendas via cartão de forma eficaz promove um aumento da produtividade. Uma das razões para isso é a otimização do procedimento. Portanto, sua equipe terá mais tempo para se dedicar a atrair e conquistar mais clientes.

>>>> Leia mais: recebimento de cartão de crédito — vantagens para você e para seus clientes 

Quais os 5 erros mais comuns na gestão de vendas?

Antes de chegar ao tutorial de como controlar suas vendas em cartão, é essencial saber quais são os erros que os empreendedores e gestores costumam cometer.. Dito isso, fique atento aos mais comuns e saiba como evitá-los:

1. Não saber quais são as taxas das operadoras

Esse é um erro grave e que é capaz de prejudicar os lucros, especialmente se a empresa trabalha com mais de uma maquineta. De modo geral, elas costumam cobrar taxas diferentes por transação.

Caso escolha não repassar essa cobrança aos seus clientes, isso é ainda mais grave, já que o pagamento ficará por sua conta. E uma maneira de evitar o problema é observar bem e escolher uma única máquina para trabalhar.

Se isso não for possível, fique a par das taxas que cada uma cobra. Não apenas ao contratar o serviço, viu? Porque mudanças costumam ocorrer e você nem ficar ciente até meses depois.

2. Esquecer os chargebacks

Chargeback é o que acontece quando um pagamento é revertido. Isto é, quando seu cliente pede o estorno por uma compra que não foi entregue ou foi cancelada sem entrar em contato com a loja, apenas com a operadora do cartão.

O que ocorre é que o valor volta integralmente para o consumidor. Porém, a taxa que o comércio pagou pelo uso da maquininha de cartão, não. Logo, você pode sair no prejuízo e nem perceber.

3. Não acompanhar os dados com frequência

Como muitas outras coisas relativas à administração de companhias, a gestão de vendas via cartões é um trabalho constante. Portanto, não cometa o erro de esquecer de acompanhar os dados diária ou semanalmente.

A frequência ideal depende muito do volume das suas vendas. Porém, é bom não ficar muito tempo sem analisar os dados para não acumular trabalho e nem ser pego de surpresa.

4. Insistir em usar um caderno para anotar os dados

Muita gente ainda é meio avesso à tecnologia e insiste em conduzir todos os processos à mão. No máximo, usam uma planilha. Entretanto, quando se trata da gestão de vendas via cartões, isso é prejudicial.

O motivo é que é mais difícil de acompanhar as movimentações com esses dois sistemas, pois são muitas entradas. Além do mais, os métodos manuais são mais trabalhosos e demandam mais tempo.

Com isso, você perde horas que seriam utilizadas em outras estratégias ou compromete um colaborador — caso escolha delegar a tarefa — que poderia estar em outra atividade essencial.

5. Não comparar os dados

O último erro que muitos cometem é confiar apenas na primeira análise e não comparar os dados da gestão com os extratos bancários. Porque, sim, erros e fraudes acontecem, mas, se você conferir a tempo, consegue revertê-los com mais facilidade.

Idealmente, essa ação costuma ser realizada todos os meses. No entanto, se você sentir necessidade, por conta do volume de vendas, pode aumentar a frequência para que ela se encaixe com sua rotina.

>>>> Não deixe de conferir: formas de pagamento — quais são as melhores e mais seguras para sua loja?

Como controlar minhas vendas em cartão? Passo a passo completo para começar

E agora, como controlar minhas vendas em cartão? Em primeiro lugar, saiba que isso não é tão complicado, mas demanda certos cuidados. Em especial porque, dependendo do porte da empresa, o processo costuma ter muitas entradas.

E, para te ajudar a fazer isso sem muitas dores de cabeça, preparamos um passo a passo bem simples de seguir. Confira!

Passo 1: faça o fechamento de caixa

O primeiro passo para uma gestão de vendas via cartões é fazer o fechamento de caixa. Ou seja, conferir o dinheiro disponível em caixa antes e após o fechamento da loja.

O objetivo é conferir se os valores estão certos ou se está faltando ou sobrando alguma coisa. Em geral, as empresas fazem isso diariamente, mas apenas verificam as entradas em dinheiro vivo.

Contudo, os cartões de crédito devem entrar nessa conta, viu? Uma dica para não misturar e acabar se confundindo é dividir as entradas em duas categorias: cartões e dinheiro. Assim, você saberá de onde veio cada quantia e registra tudo.

>>>> Não sabe como fazer isso? Veja nosso artigo: como fazer fechamento de caixa? Dicas, tutoriais e erros mais comuns + planilha grátis

Passo 2: cadastre tudo que recebeu

Falamos que um erro comum é não acompanhar os dados. Em razão disso, o segundo passo para fazer a gestão de vendas via cartões é cadastrar tudo o que recebeu por essa modalidade de pagamento. Nesta etapa, anote:

  • bandeiras dos cartões;
  • valores;
  • data;
  • venda em parcela única ou em várias (se esse for o caso, inclua o número);
  • taxa da operadora.

E não jogue os extratos das máquinas fora. Eles devem ser arquivados para conferência, caso seja necessário.

Passo 3: analise o fluxo de caixa

Outro passo vital de uma boa gestão de vendas via cartões é a análise do fluxo de caixa. Essa é simplesmente uma ferramenta que acompanha as entradas e saídas de dinheiro e que deve ser atualizada constantemente.

Mas por que fazer isso? Você pode se perguntar. E a resposta é simples: porque consegue perceber qualquer erro, seja nas entradas ou no próprio pagamento, mais facilmente.

Passo 4: faça uma projeção dos recebidos

O dinheiro das vendas em cartão, geralmente, leva até 30 dias para cair na conta da empresa. Devido a isso, uma etapa da gestão é fazer uma projeção da quantia que receberá no final do mês.

Isso serve para que você confira se houve algum erro e possa se preparar para o mês seguinte, já que saberá quanto terá em caixa. Outro ponto é que essa projeção ajuda a organizar as contas a pagar, para arcar com todas as despesas, sem ficar no vermelho.

Passo 5: confira as políticas das operadoras

Mencionamos que as operadoras de cartão de crédito costumam cobrar taxas diferentes. E mais: compras parceladas, normalmente, custam mais caro para o lojista. Em função disso, é preciso conferir e acompanhar as políticas de cobrança de cada uma que for usar.

Dessa maneira, você evita ter surpresas desagradáveis quando o dinheiro cair em conta e fica livre para escolher a mais adequada para sua realidade.

Passo 6: invista em automação

Por último, aposte em um sistema de controle de vendas online, como o Awise, que é seguro e reduz a incidência de erros. Por sinal, essa é uma ferramenta completa, que otimiza todas as etapas da gestão de vendas via cartões, sem dar trabalho adicional para você.

Para melhorar, com esse sistema, você também é capaz de:

  • emitir notas fiscais;
  • controlar o estoque e o caixa;
  • elaborar relatórios de desempenho;
  • gerenciar as metas da sua equipe;
  • controlar as vendas;
  • fazer o balanço de estoque;
  • e muito mais.

Tudo isso gratuitamente.

Enfim, está esperando o quê? Faça hoje mesmo sua inscrição e veja na prática o que o Awise oferece!

Mas, antes de ir embora, baixe nosso e-book grátis de gestão para lojistas e aprenda o que fazer para seu negócio decolar!