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Organizar processos comerciais é desafiador, mas a atenção aos dados deve começar antes mesmo de fechar a venda. Com um sistema de cadastro de vendas, você coleta informações ricas sobre seu cliente no momento da efetivação da transação.
Depois disso, pode trabalhar as informações para direcionar sua estratégia e potencializar os resultados do negócio.
Neste artigo, te mostramos como fazer isso.
Boa leitura!
O que é cadastro de vendas?
Cadastro de vendas é o nome dado ao processo de coleta e armazenamento de dados sobre os consumidores da empresa. Em geral, o cadastro ocorre logo antes do fechamento do primeiro negócio, e inclui dados de identificação, como endereço e contatos.
Geralmente, as empresas já têm um formulário padrão para o cadastro, que também é conhecido como cadastro de clientes. As informações coletadas são:
- nome;
- endereço;
- telefone;
- e-mail;
- produto ou serviço adquirido;
- forma de pagamento.
Quando o preenchimento do formulário de vendas é feito por meio de uma plataforma, é comum que haja integração com serviços adjacentes, como o sistema de cadastro de produtos.
Antes de seguir em frente, confira nossa planilha gratuita e completa para cadastrar clientes e fornecedores!
O que é sistema de cadastro de vendas?
O sistema de cadastro de vendas é uma ferramenta digital que facilita o preenchimento dos formulários, bem como seu armazenamento.
A partir da inserção das informações, os dados dos clientes ficam guardados em uma base interna e podem ser facilmente acessados em casos de novas compras ou da abertura de tickets de suporte.
Como fazer um cadastro de vendas?
Se você está em busca de padronização para o seu cadastro de vendas, aqui está um passo a passo que pode te orientar.
Lembre-se de que, para além das dicas abaixo, é importante considerar fluxos e processos próprios do negócio. A partir daí, você personaliza seu cadastro de vendas para que seja mais efetivo.
Passo 1: selecione os campos de preenchimento do cadastro
O passo inicial para entender como fazer um cadastro de vendas é selecionar os campos a serem preenchidos.
O objetivo, neste caso, é manter informações relevantes do cliente no banco de dados da empresa (para enviar promoções, ativar a recompra ou mesmo solucionar mais facilmente as solicitações de suporte abertas pelo cliente).
Entretanto, aqui vai uma dica de ouro: não crie um cadastro excessivamente longo. Neste momento, o cliente está prestes a fechar a compra, e o excesso de demandas informacionais pode levá-lo a taxar seu processo como burocrático, desistindo do negócio.
Os dados mais solicitados em cadastros de vendas são:
- nome;
- endereço;
- CPF ou CNPJ;
- data de nascimento;
- contato (e-mail e telefone).
Em casos específicos, os cadastros também têm informações que podem ser preenchidas posteriormente à venda, sem que seja necessária a presença do cliente, tais como:
- produto ou serviço vendido;
- nome do vendedor.
- forma de pagamento.
Passo 2: insira as informações no seu sistema de cadastro de vendas
Algumas empresas (sobretudo aquelas com uma gestão mais antiga) iniciaram seus cadastros de vendas manualmente, em fichas ou cadernos.
Entretanto, com a automatização de processos, ter um sistema de cadastro de vendas facilita — e muito — a gestão dos dados do consumidor, bem como o controle de contas a receber da empresa.
Com o software, todas as informações sobre o cliente são armazenadas em uma mesma base, mesmo que sejam preenchidas por vendedores diferentes. Além disso, é possível integrar este cadastro com outras planilhas e controles da loja, como: estoque, emissão de notas fiscais etc.
Passo 3: treine o time
Com um sistema definido e padronizado, é hora de preparar a equipe para gerenciá-lo. Principalmente se a empresa estiver digitalizando os processos aos poucos, os treinamentos são ferramentas-chave para integrar a tecnologia à rotina de maneira fluída.
Além do momento inicial, reciclagens e atualizações precisam fazer parte do dia a dia do time na medida em que o sistema passar por updates, ok?
Passo 4: gerencie os dados
Por fim, é hora de extrair o que há de mais valioso no sistema de cadastro de vendas: os dados.
Para isso, defina uma periodicidade para coletar as informações disponíveis na ferramenta e analise-as detalhadamente. A propósito, veja alguns pontos-chave abaixo para te orientar!
- Qual o perfil de consumo da sua empresa?
- Qual o ticket médio?
- Há um mix de produtos preferido pela clientela?
- Qual produto pode ser melhor trabalhado com ações de marketing?
Acredite se quiser: todas essas informações podem ser obtidas a partir do cadastro de vendas.
Benefícios de um programa para cadastro de clientes simples
Agora, você já sabe como implementar o sistema de cadastro de clientes na sua empresa. Se ainda tem dúvidas sobre a importância da ferramenta, aqui vão alguns argumentos para te ajudar a tomar a melhor decisão para o seu negócio:
- personalização do atendimento, já que permite conhecer quem compra os produtos ou serviços da empresa e oferecer novas oportunidades adequadas ao perfil identificado;
- cobrança efetiva: com os dados em cadastro, fica mais fácil cobrar clientes inadimplentes e manter o fluxo de caixa em funcionamento;
- otimização de processos, visto que oferece informações valiosas para determinar os próximos passos da equipe de vendas;
- melhor direcionamento ao marketing, pois permite a identificação do perfil e dos hábitos dos consumidores;
- acompanhamento da equipe de vendas: o preenchimento das informações do cadastro de vendas contribui para o gerenciamento de performance do time;
- maior volume de vendas: com personalização do atendimento e a possibilidade de acompanhar de perto os clientes no pós-venda, as conversões e fidelizações tendem a crescer.
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- emissão de etiquetas;
- integração com Cora;
- integração com e-commerce;
- gestão da logística de entregas;
- gestão das metas;
- acompanhamento de inadimplência;
- relatório de vendas;
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