Uma empresa coleta dados diariamente. Eles costumam ser informações sobre os produtos, as vendas, os clientes ou até mesmo os fornecedores. Mas e se você precisar mudar de ferramenta de gestão, como fazer a importação de dados?
Bem, a boa notícia é que isso é bem fácil de fazer, já que muitos sistemas contam com funcionalidades para realizar isso automaticamente. Porém, é bom tomar alguns cuidados para não errar e perder tempo ou informações vitais para a administração do negócio.
Neste artigo, você verá tudo que precisa saber sobre o assunto, incluindo o que é importação de dados, dicas de como fazer e os erros mais comuns. Continue lendo para aprender!
Antes de tudo, o que é importação de dados?
Importação de dados é basicamente o processo de transferir as informações digitais de um lugar para outro. Em outras palavras, enviá-los para um sistema diferente, de modo que eles possam ser processados e usados lá.
Isso pode ser feito quando você troca de sistema de gestão. Seja porque o antigo foi descontinuado ou porque encontrou uma alternativa que se encaixa melhor com as suas necessidades.
A importação de dados também acontece nos momentos em que você precisa adicionar novas informações à sua base. Assim, não é necessário adicionar 30 novos clientes manualmente. De pronto, você pode apenas enviar toda a planilha para o sistema.
Essa situação é apenas um exemplo, mas existem inúmeras outras que podem demandar a execução desse procedimento.
Por esse motivo, é fundamental saber como realizá-lo. Mas, antes de aprender como fazer isso, vamos entender melhor sobre o assunto, com a explicação do que significa exportação de dados e quais as diferenças entre as duas ações.
E o que significa exportação de dados?
Agora, você pode estar se questionando: “e o que significa exportação de dados”? Bem, esse é literalmente o processo inverso ao da importação de dados.
Aqui, você envia as informações que estão armazenadas no sistema de gestão para uma fonte externa. Pode ser para uma planilha, só para exemplificar.
Para complementar, veremos qual é a diferença entre importar e exportar arquivos de dados.
Qual é a diferença entre importar e exportar arquivos de dados?
A principal diferença entre importar e exportar arquivos de dados é o caminho que essas informações fazem. No primeiro processo, como já falamos, a importação ocorre quando os elementos são enviados para determinado sistema.
Já no segundo, a exportação acontece quando os dados são retirados de um sistema e transferidos para outro. Fácil de entender, não é mesmo?
Quais etapas precisam ser realizadas para coletar dados?
Antes de pensar em importar algum dado, é necessário coletá-los e armazená-los em uma ferramenta, como as planilhas.
Como falamos, existem diversos tipos de dados que uma empresa recolhe todos os dias. E um dos grupos de informações mais importantes para qualquer empresa é a dos clientes.
Nesse sentido, deve-se saber quais elementos pedir, o que pode deixar muita gente confusa e sem conhecer ao certo quais etapas precisam ser realizadas para coletar dados. Dito isso, para realizar esse procedimento corretamente:
- defina os grupos de dados, como os clientes ou os fornecedores, apenas para exemplificar;
- trace objetivos claros sobre o que fazer com essas informações, por exemplo, cobrar clientes inadimplentes;
- monte um plano para manter os cadastros sempre atualizados (pesquisas de público e questionário são bem comuns);
- escolha o local onde eles serão armazenados, como uma planilha ou sistema de gestão;
- registre e analise tudo que foi coletado.
Seguindo esses passos simples, você coletará tudo que precisa para conhecer bem seu empreendimento e as pessoas que trabalham ou usam os serviços dele.
>>>> Aproveite para ler: cadastro de produtos — o que é, para que serve e como fazer?
Por que importar dados da empresa? 4 benefícios dessa prática
Após aprender o que é, entenderemos ao certo porque é tão útil importar os dados dos clientes para o seu sistema de gestão!
1. Facilita a gestão
O primeiro benefício da importação de dados é o facilitamento de toda a gestão empresarial. Isso ocorre porque a prática permite que você acesse todas as informações relevantes para a administração da empresa de um só lugar.
Desse modo, não fica “preso” a diversos sistemas e planilhas diferentes, o que pode complicar bastante o dia a dia já corrido de um gestor.
2. Economiza tempo
Diretamente ligado ao benefício anterior, a prática de importar os dados de um ou mais sistemas para outro ajuda a poupar tempo. Imagine que você tem que conferir as informações dos fornecedores e dos clientes, para definir a próxima reposição de estoque.
O trabalho fluirá bem mais rápido se todas elas estiverem em um só lugar e não espalhadas em várias planilhas, não é mesmo? Com isso, você tem mais tempo para se dedicar a outras atividades essenciais para manter a empresa funcionando.
>>>> Leia também: gestão de estoque — o que é, vantagens e dicas de como fazer
3. Evita erros
Usar um sistema para importar seus dados também reduz a incidência de erros, como cadastrar clientes mais de uma vez ou esquecer alguma informação.
Desse modo, você não apenas economiza tempo e dinheiro, como também evita problemas com consequências muitas vezes graves no futuro.
Um deles é precisar acessar informações sobre um produto durante uma venda, apenas para perceber na hora que algo deu errado e que todo o processo demorará ainda mais para ser finalizado.
>>>> Veja mais: redução de custos — 8 ideias para cortar gastos sem diminuir a qualidade
4. Centraliza as informações
Para finalizar, importar os dados para um único sistema de gestão empresarial propicia a centralização das informações. E, como já falamos, você terá acesso a tudo em um só lugar, economizando tempo, dinheiro e mão de obra.
Como importar dados para um sistema de gestão? Passo a passo simples
Para te ajudar, nós montamos um passo a passo que te guiará no processo de importação de dados, seguindo o modelo do sistema de gestão empresarial Awise.
E não precisa se preocupar, porque ele é bem simples, além de não demandar muito tempo. Veja logo abaixo como fazer!
- acesse o sistema;
- procure a opção criar/cadastrar;
- clique no menu importar planilha;
- confira os dados da planilha e salve o documento no computador;
- envie o arquivo para o sistema de gestão;
- preencha os campos que estiverem em branco, como nome e categoria;
- clique em ignore para excluir categorias irrelevantes;
- escolha a opção continuar;
- revise tudo e salve.
Caso tenha restado alguma dúvida, você pode conferir o vídeo com esse passo a passo a seguir!
5 dicas para fazer sua importação de dados
Nesta etapa, veremos 5 dicas para importar dados para um sistema de gestão corretamente. Confira!
1. Escolha seu novo sistema de gestão
Antes mesmo de pensar em dar início ao processo de importação de dados, é imprescindível escolher seu novo sistema de gestão. Em especial se, até esse momento, você usava apenas planilhas para armazenar suas informações.
Tenha em mente que a ferramenta deve ser fácil de usar, caber no seu bolso e ainda oferecer tudo que você precisa para executar uma boa administração. Um ótimo exemplo é o Awise, que conta com diversas funcionalidades úteis e é gratuito.
2. Selecione os dados que serão importados
A segunda dica é selecionar todos os dados que serão importados para o sistema de gestão. Por exemplo, o cadastro de clientes, de produtos ou de vendas.
O ideal é que cada um deles esteja em uma planilha diferente, viu? Isso acontece porque os softwares costumam possuir campos distintos e, caso você tenha um único documento, poderá confundir tudo.
O QuantoSobra possui diversos modelos de planilhas para você baixar e começar a usar gratuitamente. Confira quais delas serão úteis para o seu negócio e aproveite!
3. Separe um tempo para se dedicar apenas a isso
Como já falamos, uma das principais vantagens da importação de dados é que isso poupa um tempo enorme. Entretanto, isso não significa que você escapará de ter que dedicar algumas horas para realizar o processo.
Por esse motivo, escolha um dia mais calmo para “colocar a mão na massa”. Isso é crucial, pois também evita que você se distraia com outras atividades e cometa algum erro que poderia ser evitado.
4. Confira tudo duas vezes
Finalizou o procedimento de importação de dados? Confira todo o trabalho, no mínimo, duas vezes. Convenhamos que você terá que enviar uma infinidade de nomes e números e é natural que uma hora ou outra se confunda.
Checar as informações permite que você encontre qualquer erro e o corrija imediatamente. Assim, diminui os riscos disso aparecer para te assombrar mais à frente.
5. Faça uma cópia dos arquivos
Geralmente, o esquema de importação de dados é bastante seguro. No entanto, ninguém está totalmente livre de ser vítima de algum problema técnico, como o sinal da internet cair e parar tudo na metade ou, pior, apagar o que já foi feito.
Sendo assim, antes de começar, certifique-se de fazer uma cópia de todos os arquivos que deseja enviar. Dessa maneira, caso algo seja apagado acidentalmente, você tem uma reserva.
Antes de colocar todas essas dicas em prática, clique e baixe nossa planilha gratuita de cadastro de clientes e fornecedores e tenha todos os dados para a gestão do seu estabelecimento na palma da sua mão.
Erros comuns ao realizar a importação de dados: 4 coisas que você precisa evitar
Deu para perceber que a importação de dados não é nenhum monstro invencível. Porém, todos somos humanos e cometemos erros. A seguir, separamos os 4 que mais costumam ocorrer nesse procedimento para você evitar cometê-los.
1. Duplicar as entradas
Um erro bem comum durante a importação de dados e que, pode nem ser tão grave, mas aumenta a carga de trabalho e confunde todo mundo, é duplicar as entradas. Ou seja, enviar o mesmo conjunto de informações mais de uma vez.
Além do óbvio de ter que fazer a mesma coisa duas ou mais vezes, isso pode atrapalhar sua vida e dos seus colaboradores. Isso porque eles ficam perdidos, sem saber quais são as entradas corretas. O resultado é um atraso no trabalho de todo mundo.
2. Não conferir os dados importados
Outro erro que muitos cometem é esquecer de conferir os dados recém-importados. Sim, os sistemas são seguros e coisas assim não são tão comuns, mas sempre há a possibilidade disso acontecer, especialmente se suas planilhas não estiverem assertivas.
Por isso, ao terminar a importação de dados, sempre confira todas as entradas. Até porque, como diria a sabedoria popular, “o seguro morreu de velho”.
3. Esquecer de adicionar informações
Antes de dar início aos trabalhos de envio de dados para um sistema de gestão, cheque se suas planilhas estão completas. Isto é, com todas as informações vitais. Essa ação, por mais simples que pareça, evita muitas dores de cabeça, mas é algo que muita gente esquece de fazer.
4. Tentar importar arquivos não suportados
O último erro da nossa lista é tentar importar arquivos que o sistema não suporta. Normalmente, eles recebem planilhas em formato .xml, mas algumas pessoas usam outras ferramentas para compilar seus dados.
Para evitar problemas com isso, confira quais formatos de arquivos o software aceita. Caso perceba que difere do seu, faça a conversão usando ferramentas próprias para isso ou até mesmo manualmente.
Quer armazenar seus dados com segurança? Invista em um sistema de gestão
Entendeu como funciona a importação de dados? Então, aproveite para pesquisar bastante e escolher o melhor sistema de gestão para sua empresa.
Uma indicação é o Awise, cujo processo de envio de informações é bem simples. Basta seguir as etapas a seguir na ordem:
- salve a planilha com os dados no computador;
- acesse o sistema Awise;
- siga até a lista onde ela será inserida (clientes, fornecedores, produtos etc.);
- clique em importar planilha;
- selecione o documento que deseja enviar;
- confira todos os campos e pronto!
E o Awise não serve apenas para armazenar dados. Com ele, você ainda pode:
- gerenciar metas;
- controlar o estoque, as vendas e o caixa;
- criar relatórios de desempenho;
- personalizar o PDV (ponto de venda);
- emitir etiquetas personalizadas;
- precificar seus produtos;
- e muito mais.
Tudo isso sem precisar gastar um centavo do seu suado dinheirinho, já que é um software gratuito. Faça sua inscrição e veja na prática como ele pode ajudar seu negócio a crescer!
