Programa para lançar contas a pagar: 5 vantagens de usar

 

Já imaginou simplificar seu processo de gestão financeira com a ajuda de um programa para lançar contas a pagar? Com a ferramenta, você controla todas as demandas da empresa, de forma organizada, mantendo no radar as datas de pagamento e preparando o caixa para as movimentações.

Ainda não sabe qual sistema de contas a pagar e receber online utilizar? Continue a leitura deste artigo e conheça a nossa indicação.

Antes de mais nada… o que são contas a pagar e receber?

Contas a pagar e receber representam os valores que entram e saem do caixa da empresa. Estes recursos, em equilíbrio, determinam a saúde do negócio e asseguram o cumprimento de acordos financeiros com fornecedores, colaboradores, órgãos fiscalizadores etc.

Mas qual a diferença entre contas a pagar e a receber? Vamos analisar cada um dos conceitos para entender.

Contas a pagar

Representam as dívidas da empresa. São valores referentes a despesas variáveis (que surgem conforme demanda) ou fixas, que devem ser quitadas mensalmente.

Fazem parte da lista de contas a pagar das empresas gastos como:

• aquisição de equipamentos;
• compra de matéria-prima;
• obras e ajustes estruturais;
• salários;
• impostos;
• contas de luz, água e aluguéis;
• manutenção de equipamentos;
• etc.

Contas a receber

Já as contas a receber representam os valores devidos para a sua empresa. Elas representam o montante que será adicionado ao caixa, geralmente obtido a partir de:

• vendas de produtos ou serviços;
• notas promissórias;
• títulos de crédito;
• aportes de investidores;
• etc.

Para um fluxo de caixa saudável e equilibrado, as empresas devem trabalhar para que seu volume de contas a receber se mantenha superior ao de contas a pagar.

Dica: antes de seguir em frente, comece a organizar suas contas a pagar e receber com a ajuda da nossa planilha completa e gratuita! 

Como fazer o lançamento de contas a pagar?

Agora, você já sabe porque é importante ter controle sobre as contas a pagar e receber da empresa, certo? Basicamente, a correta gestão dos gastos garante o funcionamento da empresa, possibilita investimentos e expansões e previne crises financeiras e fiscais.

E então, como usar um programa de contas a pagar? Aqui estão os passos fundamentais.

1- Organize as contas

Antes de lançar as informações no programa, separe suas contas. É importante ter um fluxo de organização que ajude no momento de inserção dos dados.

Você pode segmentar as contas em gastos fixos e variáveis ou organizá-las por ordem de prioridade: prazos de vencimento mais curtos são inseridos antes na plataforma.

2-  Escolha um programa para lançar contas a pagar

Em segundo lugar, é o momento de escolher um bom programa para lançar as contas para pagar.

Embora as planilhas e os formulários manuais tenham sido aliados-chave das empresas por muitos anos (e sigam cumprindo seu papel na organização dos dados), os sistemas digitais ajudam a integrar informações, democratizar o acesso aos dados e manter todos os prazos sob controle.

Na hora de escolher o melhor sistema, leve em consideração fatores como:

• possibilidade de integração com outros sistemas;
• usabilidade da plataforma;
• facilidade de acesso aos dados;>
• responsividade da plataforma para uso em diferentes dispositivos;
• etc.

3- Insira as informações sobre a despesa

Encontrou seu sistema de contas a pagar? Então é hora de começar a inserir as informações. No Awise, nossa completa ferramenta de gestão de loja, funciona assim:

• acesso à conta;
• menu de opções > categoria despesas;
• aba de criação de novas contas a pagar;
• escolha da categoria da despesa (aluguel, salários etc);
• inserção das informações-chave (descrição da conta, data de vencimento, valores etc).

4- Gerencie a informação

Depois de revisar as informações e salvar, a informação estará registrada no sistema. A partir daí, sua tarefa será acompanhar os prazos e dados e garantir que os dados estejam sempre atualizados.

Depois de descobrir como fazer o controle de contas a pagar, que tal entender de que forma essa prática impacta positivamente no negócio?

Programa para lançar contas a pagar: 5 vantagens

Separamos 5 vantagens de usar um programa para lançar contas a pagar. Veja como a funcionalidade pode transformar a sua gestão de negócios e inspire-se!

1. Custos reduzidos

A primeira vantagem de usar um programa de lançamento de contas a pagar é a redução de custos.

Além de poder gerenciar suas despesas gratuitamente (um dos benefícios de usar Awise), a rotina de controle de contas a pagar possibilita uma análise detalhada do andamento do negócio. É possível identificar, por exemplo, se algum setor tem gastos maiores do que o necessário e agir prontamente para reverter a situação.

Já que estamos falando deste tema… aproveite para assistir ao vídeo abaixo com mais dicas de como reduzir os custos no seu negócio:

2. Informações centralizadas

Outro benefício de quem usa um programa para lançar contas a pagar é a centralização de informações. Gerenciar contas manualmente é complexo e pode gerar ruídos por conta do volume elevado de papéis, boletos, contracheques, contas etc.

Quando você reúne os documentos e insere as informações no sistema, basta acessá-lo quando quiser conferir qualquer detalhe da despesa.

3. Processos padronizados

Com a ajuda de uma ferramenta digital, os processos se tornam padronizados. Isso significa que qualquer pessoa que acesse o sistema para inserir informações deve cumprir um mesmo passo a passo.

Essa padronização reduz as chances de erro e facilita o processo de integração de novos colaboradores, que conseguem compreender o uso da ferramenta com mais facilidade.

4- Menos risco de endividamento

Perder o prazo de pagamento e se endividar certamente é um dos seus piores pesadelos, não é mesmo?

Com uma ferramenta de lançamento de contas a pagar, todos os prazos são registrados e você consegue se organizar para cumprir as obrigações, sem perder nenhuma data de vencimento.

5- Gestão otimizada

Por fim, o sistema facilita a gestão de processos múltiplos e simultâneos — como é o caso do controle de contas a receber e pagar em uma loja.

Além de permitir que várias entradas sejam feitas de forma única, diversos colaboradores podem inserir informações sem que o processo se desorganize ou se perca.

Experimente um programa de gestão financeira completo!

Ao longo do texto, falamos sobre o Awise, nosso programa para lançar contas a pagar.

Além de ser 100% gratuito, a solução é feita para todos os tamanhos de loja. Nosso sistema ajuda você a ter o controle de tudo, mantendo o foco no que mais importa: vender.

Quer um fluxo de caixa fácil de controlar e de prever? Então, você precisa experimentar o Awise.

Faça um rápido cadastro e comece a usar. Isso mesmo: você pode testar agora mesmo, sem custos!