Saber como fazer o controle de gastos de uma empresa é essencial para mantê-la funcionando bem, uma vez que o setor financeiro é o coração de qualquer negócio.
Até porque, se pensarmos que o objetivo do empreendimento é gerar lucros, notamos que é da gestão financeira que depende todos os resultados dele.
O controle de gastos serve justamente para evitar a perda de dinheiro, que poderia ser reinvestido e gerar mais receita. Em paralelo, essa ferramenta demonstra quanto a empresa está gastando e se os investimentos estão dando resultados.
No artigo a seguir, você verá o passo a passo do que fazer para controlar os gastos de uma empresa. Certamente, essas dicas te ajudarão a manter seu negócio sempre no azul!
O que é o controle de gastos de uma empresa?
Antes de descobrir o que fazer para controlar os gastos de uma empresa, é necessário saber o que, exatamente, é o controle de gastos. De maneira simplificada, esse é o nome dado à gestão completa do destino dos recursos e investimentos de um negócio.
Para fazer o controle de gastos de uma empresa, portanto, é crucial utilizar ferramentas e técnicas para analisar, investigar e controlar a rota que o dinheiro faz ao sair do caixa.
Resumindo, é ter o controle de como o empreendimento gasta os recursos. Com isso, é possível direcionar os valores corretamente e economizar dinheiro no final do mês.
Mas é claro que o controle financeiro não se resume a isso. Adicionalmente, é primordial ficar atento ao direcionamento dos recursos. Afinal, não adianta deixar de pagar um custo fixo para economizar e ficar com uma dívida.
Com isso em mente, confira algumas dicas de como fazer o controle de gastos de uma empresa na prática!
Como fazer o controle de gastos de uma empresa em 8 passos?
Fazer um bom controle de gastos de uma empresa não é tão complicado como pode parecer de início. Ele pode assustar, porque são vários passos, os quais impactam nas finanças do negócio como um todo.
Tudo isso, é claro, só traz vantagens para você e, embora possa parecer trabalhoso, é um esforço muito válido. E, para facilitar sua vida, confira o passo a passo de como fazer o controle financeiro de uma empresa que montamos para você!
1. Gerencie o estoque
O primeiro passo para fazer o controle de gastos de uma empresa começa no estoque. Isso porque ele é uma área essencial para qualquer negócio que trabalhe com venda de mercadorias.
Portanto, a dica é priorizar o controle de estoque. É por meio desse processo que você adquire conhecimento sobre:
- quais produtos estão saindo e entrando no giro de estoque;
- uanto dinheiro está investindo em novas aquisições;
- quantas mercadorias estão trazendo o retorno esperado;
- quais produtos não correspondem ao investimento feito.
2. Faça o planejamento financeiro
O controle de gastos deve fazer parte de um bom planejamento orçamentário, que é uma das principais ferramentas de tomada de decisões. A propósito, os novos investimentos dependem de recursos e você nunca saberá ao certo de onde o dinheiro sairá, se não tiver um planejo bem estabelecido.
Ao mesmo tempo, como você saberá o que fazer para controlar os gastos de uma empresa, se não tem a mínima noção de quais estão custando mais do que deviam? Logo, para descobrir o que uma companhia pode fazer para equilibrar suas contas, o ideal é se planejar.
Nessa linha, pode-se afirmar que, para reduzir as despesas, a primeira etapa é o planejamento orçamentário, que deve ser atualizado de acordo com a situação atual da organização.
3. Controle as contas a pagar e receber
Parece uma dica óbvia, mas poucos empresários se dão conta de que as contas a pagar também são gastos. Esses são os chamados gastos fixos e devem aparecer na planilha de controle financeiro.
Mas lembre-se de que essas despesas não podem simplesmente ser cortadas, pois são essenciais para a manutenção da empresa, viu? O que você pode fazer é pensar em estratégias para reduzir algumas delas, como a conta de água e energia.
No mais, não se esqueça de adicionar na sua planilha as contas a receber e as respectivas datas, visto que esses valores podem fazer grande diferença no orçamento.
4. Categorize todos os gastos da empresa
Muitas vezes, para fazer o controle de gastos de uma empresa, a chave é exercitar o bom senso. Isto é, parar de desperdiçar recursos em áreas que não são essenciais e nem trazem lucro.
Por isso, é fundamental que todos os custos sejam categorizados, do mais para o menos importante. Aliás, você pode criar uma lista na sua planilha de controle financeiro.
Essa aba deve ser separada por categorias, por exemplo, custos fixos e variáveis, além de apresentar o dia do gasto, que área gastou e o valor.
Tudo isso te ajudará a saber não apenas quanto está sendo direcionado para cada setor, mas também quanto cada categoria exige e se algum está gastando mais do que o indicado.
5. Crie relatórios
Nada ajuda mais o empresário a saber os rumos que a empresa está tomando do que relatórios completos sobre as áreas.
Para isso, você precisará da ajuda do seu contador ou mesmo de um software de ERP. Por falar nisso, a solução tecnológica centraliza todas as informações financeiras e monta os relatórios em tempo real sobre a situação orçamentária da companhia.
Esse passo é vital, tanto para o planejamento dos passos futuros do seu negócio, quanto para identificar gargalos no fluxo de dinheiro em ações passadas.
6. Escolha uma ferramenta de controle financeiro
Outro ponto essencial de como fazer o controle de gastos de uma empresa é utilizar uma boa ferramenta. Isso pode ser feito com uma simples planilha de controle financeiro ou utilizando um software de gestão.
Esse último, inclusive, oferece um sistema mais robusto e confiável. Além do mais, ele conta com funcionalidades que abrangem desde organizações que estão começando agora até aquelas que já estão estabelecidas no mercado.
Se você quer controlar seus gastos de maneira automática, dispensando o papel e a caneta, a gente tem a solução para você: uma planilha de custos totalmente grátis. Para baixá-la, basta clicar na imagem abaixo:
7. Corte despesas
Ao pensar em como fazer o controle de gastos de uma empresa, é comum pensar nos cortes. No caso, vale destacar que isso não se refere às despesas essenciais, mas àquelas que causam algum prejuízo devido ao desperdício.
Como já mencionamos, podem entrar: contas de luz, água e qualquer outra em que há espaço para economizar. E, para estabelecer a área que terá corte de despesas, responda a essas duas perguntas:
- estes recursos estão sendo mal utilizados?
- há chances de diminuir estes gastos sem ter prejuízo para o funcionamento da companhia?
Caso a resposta para ambas seja sim, vale a pena investir em uma investigação criteriosa para descobrir onde e como estes cortes podem ser feitos. Pode ter certeza que, além do caixa da empresa, o planeta vai agradecer.
No vídeo abaixo, veja um pouco mais sobre corte de despesas e como fazer isso na prática. Aperte o play e confira!
8. Cuide do caixa
Ao pensar em como uma empresa pode fazer para equilibrar suas contas, é indispensável tomar cuidado com o caixa do negócio. Aqui, estamos falando especificamente de dinheiro e dos riscos causados por erros humanos, os quais podem trazer prejuízos.
Dito isso, é preciso dar uma atenção especial ao fechamento de caixa. Essa, inclusive, deve ser a atividade mais importante do dia a dia financeiro, uma vez que produz relatórios que oferecem uma boa noção dos rumos orçamentários do estabelecimento.
Por esse motivo, fique atento a todo dinheiro que entra e sai. Além disso, manter esses dados registrados garante que você não se deparará com despesas inesperadas. No fim das contas, você acaba economizando.
Resumindo, para seguir o passo a passo de como fazer o controle de gastos de uma empresa, as dicas são:
- gerencie o estoque;
- faça o planejamento financeiro
- controle as contas a pagar e receber;
- categorize todos os gastos da empresa;
- crie relatórios;
- escolha uma ferramenta de controle financeiro;
- corte despesas;
- cuide do caixa.
Aposte em um sistema para automatizar todos os processos
Todas essas dicas de como fazer o controle de gastos de uma empresa, quando seguidas à risca, trazem resultados positivos para a saúde do negócio. Porém, vale dizer que esse é processo contínuo.
Ou seja, não é feito apenas uma vez, mas sim diariamente. A ideia é que controlar os gastos se torne parte da rotina e cultura do estabelecimento.
E, para te ajudar a estabelecer isso com praticidade, você pode investir em um sistema de gestão de empresas, como o Awise. Ao usá-lo, pode-se acessar os relatórios de desempenho e manter todo o controle financeiro e fiscal em um só lugar.
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