Como conduzir reuniões produtivas?

Como as pessoas identificam a reunião na empresa em que você trabalha? Como um encontro desnecessário ou como um encontro produtivo?

Se a sua resposta foi “um encontro desnecessário”, a maneira com que o líder da equipe está conduzindo as reuniões não está correta.

As reuniões são essenciais para o bom andamento dos processos organizacionais. Todavia, elas precisam ser feitas com bastante rigor e critério para se possa alcançar os resultados esperados.

Caso contrário, a sala de reunião pode parecer mais um ambiente de descontração e perda de tempo do que um lugar para tratar de assuntos importantes.

Dessa forma, é essencial que você saiba como conduzir reuniões produtivas. Então, continue lendo este artigo e leia tudo o que você precisa saber sobre esse assunto.

A reunião é realmente necessária?

Antes de convocar qualquer reunião, ocupando o seu tempo e também o dos demais envolvidos, é necessário que você pense na necessidade daquele encontro.

Determinados assuntos podem ser solucionados através de uma ligação ou do envio de um e-mail. Pense nisso antes de marcar uma reunião.

Contudo, certas reuniões são indispensáveis, não é mesmo? Fique atento às dicas abaixo e veja como conduzir uma reunião produtiva.

1 – Defina horários

O tempo ideal de uma reunião produtiva é de 30 minutos. Logo, é muito importante que todo encontro tenha um horário certo para começar e que não se estenda por um tempo maior do que o necessário.

A responsabilidade de gerenciar o tempo durante a reunião e de começar a mesma no horário marcado é do líder da equipe.

Se você é esta pessoa, seja pontual! Quando o responsável não chega na hora e também prolonga a reunião por um período maior que o necessário, os demais participantes se sentem mais à vontade para descumpir o que foi combinado.

2 – Identifique as pessoas que são relevantes

Um grupo menor de pessoas vai fazer com que a reunião se torne mais assertiva e deixará os envolvidos mais focados, visto que a probabilidade de surgir conversas paralelas diminui.

Além disso, quando um time maior é convocado para uma reunião sem necessidade, a empresa está perdendo produtividade.

Então, poupe o tempo das pessoas que não têm nada a ver com os assuntos que serão tratados. Também é papel de um bom líder saber identificar quais são as atividades que mais conferem valor e produtividade aos funcionários.

3 – Tenha uma pauta

Ao convocar uma reunião, é necessário que todos os participantes recebam uma pauta com os assuntos que serão discutidos previamente.

Dessa maneira, todos os colaboradores poderão se preparar e levar sugestões sobre o assunto.

Com os participantes preparados para o assunto, uma possível segunda reunião poderá ser evitada, visto que as pessoas terão ciência do que a empresa espera delas e os objetivos estarão alinhados.

Além disso, a elaboração da pauta também te ajudará a saber se a reunião é realmente necessária.

4 – Concentre-se

Para que uma reunião seja produtiva é fundamental que todos os envolvidos tenham foco, uma vez que decisões importantes sobre a empresa estão sendo discutidas.

Dessa maneira, o líder da equipe deve solicitar que todos os participantes desliguem os aparelhos de comunicação pessoal.

Além disso, o responsável pelo encontro não deve permitir conversas paralelas ao que está sendo discutido.

5 – Gere ações

Uma reunião produtiva é aquela em que são gerados planos de ação a serem executados  pela equipe.

O plano de ação é a consolidação de tudo o que foi aprendido durante a reunião, ou seja, tudo o que foi aprendido com os processos, análises e os demais assuntos que estavam em pauta.

Porém, para que as melhorias sejam promovidas, é necessário que haja um responsável por todo o plano de ação gerado e uma data limite para a efetivação do mesmo.

Dessa forma, você fará com que o tempo gasto na reunião se converta em benefícios para sua empresa.

6 – Faça o registro das reuniões

Documente as informações que foram discutidas e certifique-se de que os participantes concordam com o documento produzido, pois isso irá te poupar tempo no futuro.

Com as atas disponíveis, os participantes poderão buscar o que foi decidido nas reuniões, sempre que necessário.

Além disso, o registro das reuniões é uma ótima ferramenta para a gestão do conhecimento, pois um dos maiores valores que uma empresa pode ter hoje em dia é o conhecimento dos seus funcionários.

A formalização do que foi discutido na reunião também é fundamental para que os novos funcionários possam entender o que foi feito e se familiarizar com todo o processo.

7 – Faça um resumo dos pontos chave

Ao final da reunião, passe rapidamente pelas decisões tomadas para que os participantes saiam com os pontos importantes em mente.

Dessa maneira, todos saíram cientes de tudo o que foi discutido e das obrigações de cada um.

Uma última dica

Com todas as dicas listadas acima, tenho certeza que a sua reunião se tornará muito mais produtiva.

Mas, para que isso se consolide, não se esqueça de ter uma comunicação assertiva e ir direto ao ponto, pois tratar um assunto com demasiada enrolação, além de não ser uma boa estratégia, faz com que todos os envolvidos percam tempo.

Sobre o autor

Esse post foi escrito pela Voitto, uma empresa que vem cumprindo a missão de capacitar pessoas para um mercado competitivo, através de treinamentos digitais e presenciais nas áreas de melhoria contínua (Lean e Seis Sigma), Softwares de Gestão e Desenvolvimento de Lideranças, além de consultorias que contam com experiência e técnicas de gestão para gerar resultados aos clientes.

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