Software de Gestão: Como escolher o melhor para a sua empresa

No Brasil, metade dos empreendimentos que iniciam suas atividades morrem ainda até o terceiro ano de vida. Grande parte disto se deve a falta de gestão, por isso, um software de gestão empresarial é tão importante na vida das pequenas empresas.

Mas, com a grande oferta no mercado, as vezes ficamos em dúvida sobre qual o melhor software de gestão para a minha empresa. Neste artigo, pretendemos fazer um apanhado geral sobre como você poderá escolher o melhor sistema para gerenciar o seu negócio.

Vamos começar com algumas perguntas que você deverá responder e em seguida iremos lhe explicar porque elas são importantes.

  1. Qual é o seu setor de atividade?
    1. Comércios e pequenos varejos em geral;
    2. Prestadores de Serviço e Autônomos;
    3. Indústrias;
  2. Qual é o tamanho da sua empresa?
  3. O que você pretende fazer com o software de gestão?
  4. Você vai precisar de um bom atendimento/suporte?
  5. O valor do software é adequado?

1. Qual é o seu setor de atividade e por que isto irá lhe ajudar a escolher um bom software de gestão?

1.1 – Comércios e pequenos varejos em geral:

Digamos que você seja um pequeno varejo, um micro empreendedor que vende roupas, ou até mesmo uma loja que vende materiais de construção ou uma ferragem. Você é um pequeno comércio e precisará de um software de gestão para pequenos lojistas. Um software para loja deverá contemplar algumas funcionalidades específicas que são do dia-a-dia de sua loja, além disso, deverá lhe entregar os relatórios gerenciais focados no seu negócio.

FUNCIONALIDADES BÁSICAS (servem para todos os tipos de empresa): Além de fazer o controle financeiro, como fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, faturamentos, pagamentos, compras, vendas, controle comercial com vendedores, clientes, filtros e relatórios gerenciais, vendas por produto, relatórios financeiros e comerciais, controle de estoque com saídas e entradas de produtos, importação de XML etc, deverá o software de gestão para sua loja conter funcionalidades como, por exemplo, um PDV (ponto de venda) ou frente de caixa.

Além disso, se você vende roupas, você precisará controlar as condicionais. Se você for uma ferragem ou uma loja de materiais de construção, precisará controlar o material que seu cliente está pegando durante o dia na sua loja para utilizar na obra ou na empresa e que virá acertar no final do dia. Um bom software de gestão para lojistas deverá contemplar estas funcionalidades.

Ainda, você precisará emitir os documentos fiscais como NFCe (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica ou Cupom Fiscal Eletrônico). Veja as vantagens de emitir o NFCe neste artigo.

O bom é que o software de gestão escolhido faça isto tudo de forma fácil e integrada, ou seja, ao cadastrar uma venda no Ponto de Venda (PDV) ele já emita o NFCe (Cupom Fiscal Eletrônico), já dê baixa no seu estoque das quantidades vendidas, faça o registro no histórico do cliente desta compra bem como lance no seu fluxo de caixa as contas a receber ou o que já foi recebido a vista, se for o caso.

Se você tem uma loja com alto fluxo de movimento, provavelmente irá precisar utilizar código de barras. Por isso, verifique se o software de gestão que você está pensando em utilizar trabalha com leitores de código de barras, além de gerar as etiquetas com os códigos de barra para que você possa anexar aos produtos que vende, assim, facilitando e agilizando a venda/checkout no balcão ou ponto de venda.

Você precisará enviar orçamento para os seus clientes? Um sistema que gere orçamento e que posteriormente este orçamento possa ser transformado em venda/faturamento e já faça a emissão da NFe ou NFCe também irá lhe poupar bastante tempo!

Quando falamos de controle comercial, com cadastro de clientes etc, o ideal é que o seu software de gestão tenha alguns relatórios e filtros que lhe permitam vender mais para os seus clientes. Por exemplo, não seria muito interessante saber quais dos seus clientes não lhe compram a mais de 30, 60, 90 dias? Ainda, poder categorizar os seus melhores clientes em alta prioridade e filtrar apenas os melhores clientes que não lhe compram a mais de 30 dias?

É bom também que o seu software de gestão permita definir um vendedor para cada cliente, assim, você pode ver de cada vendedor quais clientes estão inativos e cobrar diretamente o vendedor para que tome alguma atitude. Os clientes não lhe compram faz tempo e também não foi feito nenhum contato com o cliente neste período? Você está deixando de vender, pois de alguém ele está comprando!

Digamos que você seja uma mercearia, um mercadinho, uma agropecuária. Você deve vender produtos por peso. O software escolhido trabalha em conformidade com as balanças ou você terá que digitar manualmente o produto e a quantidade vendida em quilos ou gramas? Você tem tempo hábil para digitar ou precisa que isto seja automático com o leitor de código de barras para economizar tempo? Responda estas perguntas e você logo vai conseguir definir um bom software de gestão para a sua empresa!

Bacana também é que este software tenha um funcionamento ONLINE, pois assim, você poderá utilizar o sistema de qualquer dispositivo com internet, de qualquer lugar. Se você sair de férias, terá sempre os dados a mão caso precise consultar algo. Ainda, você poderá consultar estoque quando for fazer compras etc. Estragou o computador? Basta colocar qualquer dispositivo no lugar e tudo sai funcionando, sem precisar de backups.

RELATÓRIOS (serve para todos os tipos de empresa): Não esqueça sempre de que os relatórios são muito importantes, DRE (demonstrativo de resultados do exercício), visão por caixa e competência para comparativo do fluxo de caixa e também das compras X vendas, lucro líquido, margem de contribuição dentre outros, são todos indicadores importantes na hora de fazer a sua gestão. Saber os produtos mais vendidos, com maior lucro, que lhe renderam mais dinheiro, com maior custo, compras X vendas por grupo de produto, saber quais produtos são sazonais, quais realmente vendem muito bem e valem a pena ser comprados com constância, quais os melhores clientes, o que eles gostam de comprar, tudo isto um software de gestão pode ter disponível para você analisar (lembre-se de reservar um tempo para fazer isto também).

Quer uma dica? O QuantoSobra é um software de gestão para lojistas que faz tudo isto que falamos aqui em cima ;).

1.2 – Prestadores de serviço e autônomos:

Além das funcionalidades básicas que falamos no ponto anterior (1.1 – Comércio e Varejo):

Além de fazer o controle financeiro, como fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, faturamentos, pagamentos, compras, vendas, controle comercial com vendedores, vendas por produto, relatórios financeiros e comerciais, controle de estoque com saídas e entradas de produtos, importação de XML etc

Um bom software de gestão para prestadores de serviços e autônomos deve ter um controle de contas REPETITIVAS. Isto porque se você presta serviços, provavelmente trabalha com serviços que se repetem e você tem uma cobrança mensal. Se você for uma empresa de publicidade e propaganda (agência), um pequeno negócio de jardinagem, um escritório de arquitetura, de advocacia, se você é consultor, provavelmente você tem contratos mensais fixos que lhe rendem um valor mensal. Já pensou que chato ficar lançando a mesma coisa todos os meses?

Ainda, você também tem despesas fixas mensais, como aluguel, água, luz, telefone, internet, não seria muito melhor lançar isto tudo uma única vez e depois facilmente só atualizar o valor e confirmar o pagamento?

Saber o histórico de serviços contratados pelo cliente, ver os serviços mais vendidos, aqueles que lhe rendem mais lucratividade, quais são sazonais, tudo isto são dados úteis que o relatório do software de gestão poderá lhe fornecer, além de um comparativo de compras X vendas por grupos de serviços.

Falamos sobre os relatórios no item anterior, no último parágrafo, você pode voltar ali e ler caso tenha esquecido, pois tudo que foi falado anteriormente também serve de base para os prestadores de serviço.

Seu sistema de gestão para prestador de serviços também deverá fazer a emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFSe). Já pensou que bom seria se você pudesse mandar um orçamento do serviço e já transformá-lo em uma NFSe com a venda cadastrada, parcelas a receber, cliente e tudo mais? O QuantoSobra faz isto, que tal fazer um teste?

1.3 – Indústrias:

Além das funcionalidades já mencionadas anteriormente e que também servem para as indústrias, como controle financeiro, controle de estoque, controle de vendas/comercial, compras, no caso da Indústria, alguns requisitos legais você deverá procurar no seu software.

Além da emissão de NFe (note que alguns sistemas tornam isto uma missão difícil, emitir uma NFe deve ser algo fácil e rápido para você não perder tempo e deixar a transportadora esperando), algumas funcionalidades extras talvez sejam necessárias, como controle de produção, bloco K, controle de cargas etc.

Pelas experiências que temos no QuantoSobra, o software de gestão para indústria depende muito do tamanho da sua empresa. Algumas indústrias, principalmente menores, conseguem se virar sem um controle de produção e um controle de estoque 100% apurado, por isso procuram softwares mais simples para fazer o controle de faturamento, financeiro, clientes, fornecedores e transportadoras, por exemplo.

Se você é optante do Simples Nacional ou é um Micro Empreendedor Individual (MEI) você não precisa se preocupar com tantas obrigações legais, como o bloco K, por exemplo.

Desta forma, no caso da indústria, o mais importante na hora de definir um software de gestão é responder as próximas perguntas, como por exemplo, o que você gostaria de controlar na sua indústria e precisa de um software para tanto? Com esta resposta em mãos, você poderá mais facilmente definir qual o melhor sistema para a sua empresa.

2 – Qual o tamanho da sua empresa e por que isso importa na hora de escolher um software de gestão?

Saber que existem softwares de gestão para diferentes tamanhos e tipos de empresa é necessário para poder definir corretamente qual sistema você irá contratar.

Primeiramente, softwares para pequenas empresas tendem a ser focados neste porte de negócio, contemplando as necessidades das mesmas e não enchendo de coisas que o cliente (você) nunca irá utilizar. Grandes corporações são cheias de burocracias e controles que não existem nas micro e pequenas empresas.

Além disso, os relatórios são mais complexos e focados na gerência em vários níveis, o que não acontece nas pequenas empresas, onde o empreendedor é quem faz a gestão e deve analisar os dados de forma mais fácil e rápida possível. Ele deve enxergar tudo que precisa, porém, de forma fácil e óbvia, pois ele não tem diversos analistas para lhe entregar um relatório mastigado dos milhares de dados que o sistema pode lhe fornecer.

Outra diferença no tamanho das empresas é que os softwares para grandes corporações tendem a ser caros. Além de cobrar um valor de LICENÇA, ou seja, você precisa adquirir o direito de uso do software de gestão, você terá que pagar uma mensalidade alta, pois o sistema é enorme e necessita de uma manutenção e uma equipe muito complexa para que ele funcione.

Softwares de grandes empresas tendem a necessitar uma alimentação complexa e demorada. Softwares de gestão para micro e pequenos negócios, como o QuantoSobra, tendem a ser muito fáceis de utilizar e focam na usabilidade e agilidade na entrega de informações, além de fácil manuseio e rápida alimentação do mesmo.

Além disso, um sistema para pequenas empresas tem somente o que elas precisam, e não 100 abas diferentes com 100 funcionalidades cada uma e 200 tipos diferentes de relatórios contábeis e fiscais que você talvez não precise ou nem queira utilizar. Eles focam nos relatórios e indicadores que você realmente precisa para gerenciar, crescer, economizar e melhorar cada vez mais o seu emprendimento.

O custo de um software de gestão para pequenas empresas também tende a ser menor. As mensalidades bem mais acessíveis e muitas vezes não é preciso pagar um custo de aquisição, e sim somente uma mensalidade. No caso do QuantoSobra, ainda é possível testar o sistema de forma GRATUITA por 14 dias antes de decidir contratar.

Estas facilidades que sistemas focados em pequenas empresas trazem, os grandes sistemas não conseguem.

3. O que você pretende fazer com o software de gestão?

Esta pergunta define o que você deverá olhar em uma página de funcionalidades de um sistema. No QuantoSobra, por exemplo, você tem um resumo de algumas funcionalidades e uma página com alguns detalhes extras sobre as funcionalidades.

É importante que você liste o que você pretende fazer com o sistema que irá contratar para poder fazer um comparativo de quais funcionalidades o sistema lhe atende.

Além disso, em nosso site dividimos os TIPOS DE EMPRESA pela área de atuação. Por exemplo, se você for um comércio, você poderá ver esta página e ver as principais funcionalidades para você. Se for um prestador de serviço, também terá uma página específica destacando as funcionalidades que você irá usar. Sendo indústria, a mesma coisa acontece.

Você também poderá fazer um teste no sistema e ver ele em funcionamento e conferir todas as funcionalidades na prática, assim, decidindo se é o sistema ideal para você.

4 – Você vai precisar de um bom atendimento/suporte?

Alguns sistemas prestam um atendimento mais rápido e outros um atendimento mais lento. Você precisa de um suporte ágil? Então, aproveite os testes e teste o suporte do sistema que você irá contratar. Claro, as empresas só atendem em horário comercial, por isso seria bom fazer uma simulação. Peça uma ajuda e veja quanto tempo o atendimento irá levar para lhe dar um retorno.

Algumas empresas trabalham com sistemas de chamados por email, estes tendem a demorar muito. O QuantoSobra trabalha com CHAT online e o nosso tempo médio de resposta é de 2 minutos :).

5 – O valor do software de gestão é adequado?

Conforme falamos no item relativo ao tamanho das empresas, você viu que cada software tem um valor diferente e quando falamos de um software para pequenas e outro para grandes, o valor é realmente muito diferente.

Um software de gestão como o QuantoSobra, por exemplo, tem preços muito acessíveis e não tem custo de aquisição. Já um software complexos e cheios de funcionalidades que você não irá utilizar tem um custo de aquisição altíssimo e uma mensalidade também muito alta.

Alguns softwares para médios negócios ficam no meio termo. Por isso é necessário analisar pois talvez um software para pequena empresa seja o necessário mesmo que você tenha um porte médio, fazendo assim, com que você economize um bom dinheiro.

Softwares para médias empresas tem custo de aquisição de 10 a 100 mil reais. Softwares para grandes empreendimentos tem, muitas vezes, um custo de implantação que chega a 1 milhão de reais (estas informações não são oficiais, apenas são informações de mercado que temos, mas não formalizadas).

Se você é pequeno, não vale a pena comprar um software destes, ele provavelmente irá mais lhe atrapalhar do que ajudar, devido ao alto custo de dinheiro e tempo para implantação e aprendizado. Além disso, ao trocar de funcionário, você precisará treinar um novo em um sistema complexo que demora dias para aprender, em um software para pequenas empresas, em menos de 1 dia o seu novo funcionário pode operar o sistema.

E aí, gostou do artigo, conseguimos lhe ajudar nesta tarefa de decidir qual software de gestão contratar?

Se você é uma pequena empresa, teste o QuantoSobra! Temos preços acessíveis, um ótimo atendimento e certamente vamos crescer junto com você :). Nossos preços contemplam desde o micro até o pequeno que vem crescendo e necessita de mais funcionalidades.

Confira! Faça um teste grátis:

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Resumo
Software de Gestão: Como escolher o melhor para a sua empresa
Nome do Artigo
Software de Gestão: Como escolher o melhor para a sua empresa
Descrição
Saiba como escolher o melhor Software de Gestão p/ a sua empresa. Quais necessidades? Qual tamanho de sua empresa? Qual o valor adequado? Veja como escolher
Autor
QuantoSobra
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