Multiloja: como gerenciar uma rede de lojas

Gestão multiloja é a evolução do desafio de gerenciar uma só loja. É quando todas as competências do empresário são testadas em mais de uma unidade de sua empresa.

Esse crescimento é o sonho de qualquer pessoa que abra uma empresa. Não somente pelos lucros, mas também, por ser o momento em que se vê que tudo deu certo. Na verdade, quando se abre mais de uma unidade da mesma loja o empresário percebe que tudo deu muito mais do que certo.

A oportunidade de gerar renda para diversas famílias que dependem dos colaboradores que fazem parte da equipe da empresa, a chance de causar um impacto no mundo e a chance de impactar a vida dos clientes com produtos de boa qualidade e bom preço fazem tudo valer a pena.

Gestão multiloja: desafios

Se gerenciar uma só loja já se mostra um desafio enorme, gerenciar um esquema multiloja é uma tarefa gigantesca.

Não só por serem mais unidades da empresa, mas também, por cada filial ter uma equipe diferente, com suas próprias características, por cada uma estar em uma localidade, com suas próprias especificidades e, principalmente, pela dificuldade que se encontra de centralizar todas as informações, contas, lucros e o próprio gerenciamento de todas as unidades em um lugar só.

Quando se trata da gestão multiloja, essa centralização é de extrema importância, afinal, o gestor ou o dono da empresa não pode estar em mais de um lugar ao mesmo tempo, muito menos vai poder se deslocar entre cada filial todos os dias para resolver pendências que muitas vezes podem ser pequenas.

Essa é a principal complexidade do sistema multiloja: manter a gestão centralizada enquanto todas as unidades trabalham de maneira quase autônoma, com equipes competentes e gestores que sejam capazes de dar conta da sua unidade de maneira que ela dependa cada vez menos do dono da empresa, sem que isso represente um erro para o empresário nem para a empresa.

Outro grande desafio do sistema multiloja é conseguir manter em todas as unidades a mesma qualidade que se tornou marca registrada da loja matriz. Manter a mesma identidade visual não é algo difícil, mas manter um atendimento de qualidade e manter a qualidade dos produtos mesmo tendo que vender em mais quantidade é que são os desafios.

A gestão de pessoas também pode representar algo desafiante. As pessoas são diferentes umas das outras e, de certa forma, imprevisíveis. O empresário vai ter a difícil tarefa de conseguir encontrar um líder competente que além de saber gerenciar esses recursos humanos, ainda saiba traçar um bom planejamento estratégico e executar bons planos de ação quando estas estratégias forem necessárias para a unidade que ele gerencia.

Agora vamos à pergunta que não quer calar: e quanto ao dinheiro? Como gerenciar o fluxo de caixa de mais de uma empresa ao mesmo tempo? Qual a melhor forma de centralizar todas as decisões que devem ser tomadas no sentido do planejamento financeiro da empresa?

Antes de responder essas perguntas e de propor soluções para os desafios encontrados na gestão de um esquema multiloja, vamos entender um pouco mais sobre esse conceito.

O que é multiloja

Multiloja, ou gestão multiloja é a prática de gerenciar uma rede de lojas de maneira unificada e centralizada. Isso sem perder de vista a perspectiva de lucros e sem perder a identidade e a qualidade originais da primeiro loja.

Na gestão multiloja, todas as decisões são tomadas em um só lugar e afetam a todas as lojas da rede. Por isso, todas as estratégias devem ser bem definidas e planejadas.

A gestão de estoque deve ser global, abrangendo os produtos de toda a cadeia de empresas assim como a gestão de vendas, gestão de pessoas, gestão do fluxo de caixa, controle de gastos e assim por diante.

Isso porque, fica impraticável que o gestor vá a cada dia em uma unidade da empresa e também, por que é muito mais lógico que se contrate um gestor capacitado para todas estas gestões para cada filial da empresa.

Estes gestores que ficarão encarregados das outras unidades da empresa também devem estar atentos ao plano de negócios da empresa, assim como ao seu plano de marketing, de modo a sempre traçar estratégias que estejam alinhadas com a missão, visão e valores da empresa matriz.

A ideia é que cada gestor e cada unidade sejam o mais independente possível da loja matriz, sem, no entanto, perder as suas qualidades principais.

Multiloja: segredos de como gerenciar uma rede de lojas

Gestão multiloja: como fazer uma gestão de filiais eficiente

Assim como a gestão de uma única empresa, a gestão de mais unidades de um mesmo empreendimento também obedece um conjunto de regras que podem levar esse gerenciamento ao sucesso.

A gente separou uma série de dicas que vão ajudar o gestor a estar atento às potencialidades, perigos e especificidades desse tipo de gestão. Além disso, estas dicas são adaptáveis à realidade de cada empresa e de cada empresário, portanto, cada um pode adaptar ao que vive em seu negócio.

  • Controle de estoque global

Se a gestão de seus estoques já é importante em uma só empresa, imagine a importância desse gerenciamento em uma rede de lojas. Levando em conta que o empresário vai manter os mesmos fornecedores da empresa matriz, seja por bom relacionamento, bons preços ou bom serviços, investir em logística é obrigatório.

No caso da gestão multiloja, o empresário deve investir no controle de estoque global, centralizando toda essa gestão e gerindo o estoque de todas as unidades da rede como se fossem um só.

Isso porque, o estoque é importante demais para ser gerido de forma pouco controlada. Ele está diretamente ligado à experiência e satisfação dos clientes, que sempre devem encontrar os produtos que procuram em suas lojas.

Essa gestão com foco na centralização e na logística aperfeiçoa os processos e barateia custos, uma vez que os fornecedores já estarão definidos e a compra em maior quantidade com toda certeza vai baratear custos tanto para esses fornecedores quanto para o empresário.

Essa logística se mostra importante em dois outros casos também: o empresário deve ter certeza de que a boa qualidade dos produtos oferecidos é a mesma em todas as unidades do negócio.

E também, deve estar atento à ideia de que produtos com a mesma origem e qualidade interferem na visão que os clientes têm da empresa, contribuindo para a identidade do seu negócio.

Multiloja: segredos de como gerenciar uma rede de lojas

  • Padronização

A gestão multiloja exige que o empresário aposte na padronização dos processos internos do conjunto de unidades da rede. Isso porque, fica mais simples, barato e eficiente gerir todas as filiais de uma forma padrão e previsível. Assim, todos podem ter o conhecimento dos comportamentos e das atitudes necessárias para a resolução de cada questão e, também, como agir em caso de algum tipo de crise.

Uma boa ideia pode ser que o empresário e a sua equipe de recursos humanos criem um manual com todos os procedimentos padrão para cada momento e acontecimento.

A forma de gestão também deve ser padronizada, obedecendo o estabelecido pela matriz. Dessa forma os resultados serão sempre compatíveis e facies de ser unificados e somados depois.

  • Comunicação unificada

Você já percebeu que a unificação é o grande truque da gestão multiloja, não é? Isso porque, é muito mais simples gerenciar uma rede a partir de um comando único. Todos sabem o que devem fazer e o empresário sempre sabe como a sua equipe vai agir em cada situação, uma vez que há um comportamento padrão para isso.

A necessidade dessa unificação não é diferente no setor de comunicação. A comunicação da gerência com os colaboradores deve obedecer uma forma específica e clara, de modo que todos consigam entender claramente o que está sendo pedido e o que se espera de cada um. Esse é o caso, também, da comunicação com o cliente.

A empresa deve sempre investir em um bom marketing de relacionamento. Essa gestão permite que se trace a melhor maneira de se comunicar com os seus consumidores de modo a fidelizar e encantar eles para que eles se tornem fãs da sua marca.

É esse bom atendimento e essa boa comunicação que representa o diferencial entre uma gestão multiloja de sucesso e uma rede de lojas comum.

  • Gestão financeira unificada

A gestão financeira abrange diversas micro gestões, como a gestão do fluxo de caixa, o fechamento do caixa, a gestão do capital de giro, a busca pelo ponto de equilíbrio e a recuperação do capital inicial. E isso não deve estar restrito a uma só unidade da rede de lojas. Isso porque, todas as filiais também dependem de recursos financeiros para se manterem funcionando e gerando lucro.

Entretanto, embora cada uma das unidades tenha a suas especificidades e deva ter em sua equipe pessoas que cuidem do financeiro, esta gestão também deve ser centralizada e interligada com a gestão financeira da matriz.

No final das contas, é na loja matriz que estão os responsáveis pela gestão completa da rede e é lá que devem estar centralizadas as informações sobre despesas, lucros, etc..

Invista em um bom sistema de gestão financeira para manter essa parte sob controle e para ter relatórios completos sobre a situação da área a cada período.

  • Planejamento centralizado

Mais uma área que deve ser centralizada sempre que possível: a área de planejamento estratégico. No esquema multiloja é necessário que o empresário tenha na gerencia de suas filias profissionais capacitados para responder por ele em uma emergência e, também, que conheçam as melhores estratégias de gestão para cada área do negócio, de modo que a matriz receba as informações e os dados de cada filial já filtradas.

Além disso, um bom gerente deve ter conhecimento em bons planos de ação, como o diagrama Ishikawa, o plano 5w2h e análise SWOT, de forma a gerenciar a sua filial da melhor e mais independente maneira possível.

Apesar dessa independência, o ideal é que os planos principais e as estratégias mais importantes para o grupo de lojas sejam decididos em conjunto entre os gerentes das unidades e o dono da empresa e sua equipe.

Isso vai unificar as estratégias e vai manter todas as lojas caminhando juntas e na mesma direção.

As informações coletadas por cada gerente a respeito da demanda, por exemplo, poderão ajudar o empresário a saber o momento em que é necessário abrir uma nova loja ou contratar novos funcionários.

Multiloja: segredos de como gerenciar uma rede de lojas

  • Presença online

Nenhum dono de um sistema multiloja que se preze ignora a importância da presença online. Hoje em dia todas as empresas têm o seu lugar na internet, seja em sites seja em redes sociais. Essa estratégia não só permite uma aproximação com o consumidor final da sua loja mas, também, ajuda você a perceber quais são as reais necessidades de seu público.

Além disso, o atendimento às satisfações dos clientes ficará facilitado já que você poderá utilizar somente uma página no Facebook ou só um site para promocionar produtos de toda a rede de lojas. Uma boa ideia também a montar uma loja online para centralizar todos os serviços e oferecer os produtos que estão disponíveis em todo o seu sistema multiloja.

  • Sistema de gestão

A estratégia final de uma boa gestão multiloja é a escolha de um bom sistema de gestão de empresas. É ele que vai fazer todo esse serviço de centralização das informações e das estratégias da rede de lojas.

É por meio de um Sistema ERP, como o QuantoSobra, que você vai conseguir interligar, de maneira automática, a gestão de todas as lojas e centralizar ela em um ponto só, ou seja, na sua loja matriz.

Como esse tipo de programa foi criado justamente para gerir completamente o seu negócio, com ele também é possível automatizar todos os outros processos e áreas da empresa, como emissão de notas fiscais dos mais diversos tipos, gestão e centralização do fluxo de caixa, gerenciamento completo de estoque em todas as unidades da multiloja, emissão de etiquetas de precificação, entre muitas outras coisas.

Com as utilidades de um programa assim, toda a centralização dos seus processos será feita de maneira automática, encurtando tarefas e poupando o seu tempo e o tempo de seus colaboradores, que poderão se dedicar a outras tarefas mais importantes. Outra vantagem desse tipo de software é que você pode testar ele de graça, clicando aqui, ou na imagem no final deste artigo.

Enfim, existem ainda, muitas outras competências a serem estudadas para a gestão completa de um sistema multiloja. O principal está nesse artigo, mas você ainda vai descobrir muitas outras dicas a partir da sua própria experiência, afinal você já é um empresário de sucesso, não é?

Já conhece o caminho que te levou até o lugar onde você está.

Por isso, levando essa experiência toda em consideração, adapte estas dicas à sua própria realidade. Além disso, a gente vai ficar bem feliz se você usar a caixa de comentários que fica lá no final do post para contar pra gente e para os nossos leitores sobre as suas experiências.

Se você gostou do assunto e quer saber um pouco mais, abaixo tem um vídeo que dá mais detalhes sobre o tema.

Sistema de gestão empresarial: o que é e como pode ajudar a sua empresa

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