Excel já era! Saiba quais são os limites da ferramenta para sua gestão financeira

Sua empresa ainda usa planilhas de Excel para fazer a gestão financeira? Evoluir é preciso! Apesar da utilidade do programa ser inegável (tanto que criamos algumas planilhas para nossos leitores – Controle de Fluxo de Caixa e Ordens de Serviço), a ferramenta já está mais do que ultrapassada para gerenciar orçamentos e controlar custos. Confira os limites da ferramenta para a gestão financeira da sua empresa:

Não é possível acompanhar a evolução de cada pessoa da equipe no processo

Uma das grandes desvantagens das planilhas em Excel é que não é possível saber o que cada membro da equipe já fez dentro de um projeto de orçamento, a não ser que a pessoa envie diariamente por e-mail sua planilha atualizada. Isto restringe bastante o gerenciamento, já que não é possível identificar o que cada gerente e departamento ainda têm que fazer dentro do processo de budget. Além disso, o programa não conta com nenhuma ferramenta que possibilite visualizar o progresso do trabalho. Você não pode saber, por exemplo, quem deu início ao processo de orçamento, quem não completou a tarefa e que budgets ainda precisam ser aprovados pelas gerências.

Você não tem flexibilidade

Ao apostar em uma planilha de Excel, você não pode ter abordagens diferentes para a gestão financeira de diversas áreas da empresa. Se você parar para pensar sobre como a gestão orçamentária funciona, rapidamente entenderá porque ter flexibilidade é tão importante. O departamento jurídico não gere seu budget da mesma forma que o setor de marketing, por exemplo. Por isso é importante contar com uma ferramenta que permita que cada área e usuário consiga gerir seu orçamento da forma que for mais adequada à sua realidade. No Excel não existe a possibilidade de criar uma fórmula específica para cada área gerenciar o seu orçamento, por isso é uma ferramenta muito limitada para quem deseja flexibilidade.

Não há como inserir explicações mais detalhadas

Outra limitação das planilhas de Excel é que não é possível anexar notas que esclareçam determinados gastos no orçamento. O recurso é importante a partir do momento que certas compras e gastos precisam ser mais detalhados do que outros (a contratação de um serviço de valor elevado, por exemplo). Alguns funcionários certamente enviarão estes dados via e-mail, outros irão imprimir e entregar. Nada prático, não é? Por isso, vale muito mais a pena optar por um sistema de gestão financeira que ofereça a possibilidade de detalhar as despesas e custos, se necessário.

Emissão de relatórios é deficiente

Não é possível usar o Excel como um banco de dados confiável para relatórios e análises financeiras, já que o programa não armazena os dados e há uma série de limitações quando o assunto é geração de relatórios. Se sua empresa conta com 50 departamentos, por exemplo, você tem que programar a emissão de 50 relatórios. No mesmo formato, claro, mas ainda assim 50 relatórios únicos. Investir em um sistema de gestão financeira torna o processo mais simples, além de muito mais seguro, já que os dados estarão armazenados em um local confiável, com acesso apenas a pessoas autorizadas.

Modernize a gestão financeira da sua empresa aposentando as planilhas de Excel e investindo em um sistema confiável. Ficou alguma dúvida? Compartilhe conosco!

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