Todo mundo que resolveu começar o próprio negócio já deve ter se deparado com a dúvida: como administrar uma pequena empresa? Afinal, independentemente do tamanho do negócio, não é nada fácil gerenciar tudo.

São muitos detalhes e nuances que podem fazer diferença na hora de definir se o estabelecimento terá ou não sucesso no mercado e toda empresa precisa manter hábitos saudáveis, que trabalharão para fazê-la crescer e lucrar cada vez mais.

Para conseguir tudo isso é preciso ter um método. E você não precisa de grandes livros ou inúmeros volumes para aprender como administrar uma empresa de pequeno porte, basta seguir algumas dicas e apostar em ganhar experiência no meio do caminho.

Por isso mesmo que no artigo a seguir você verá 22 conselhos para colocar em prática e se tornar um ótimo administrador. Confira!

Dicas de como administrar uma pequena empresa

Aprender como administrar uma pequena empresa pode ser uma tarefa árdua, em um caminho cheio de percalços. No entanto, não deixa de ser algo satisfatório e recompensador.

E sim, é totalmente normal ficar meio perdido no começo e não saber exatamente o que fazer. Mas para te ajudar, o QuantoSobra separou algumas dicas que vão deixar o processo de administrar uma empresa de pequeno porte mais leve e fácil. Confira!

1. Desperte o empreendedor que existe em você

O empreendedor é, acima de tudo, um sonhador. Ele é uma pessoa que desperta em si a energia e assume o trabalho necessário para vencer no meio que resolveu competir. Portanto, ao entrar no ramo é preciso deixar esse lado, que é mais aventureiro, vir à tona.

Além do mais, é preciso ter uma visão ampla, holística e sem conceitos preconcebidos sobre o mundo ao seu redor.  Para alcançar isso, leia bons blogs sobre o seu segmento, especialmente para se manter atualizado com as tendências do mercado.

Também consuma conteúdos sobre gestão empresarial, pois eles podem te dar dicas sobre gestão financeira, de estoque, vendas, RH e muito mais. E lembre-se, o empreendedor deve saber um pouco de cada coisa, já que, em empresas pequenas ele poderá ter que desempenhar diversas funções ao mesmo tempo.

2. Seja bastante organizado

Administrar é saber planejar suas ações, organizar atividades e ainda por cima coordenar e controlar toda a gama de recursos disponíveis, distribuindo-os da melhor forma possível e no momento mais adequado.

Portanto, é necessário ser muito organizado. Então nada de deixar documentos espalhados e esquecer de anotar uma informação importante, viu? Uma boa opção é investir em alguma planilha para administrar a empresa, que contenha tudo o que for necessário para que todas as etapas sejam realizadas corretamente.

3. Faça o planejamento estratégico do seu negócio

Não se pode pensar em como administrar uma pequena empresa sem fazer um planejamento estratégico, visto que isso é essencial para que se obtenha sucesso na área de atuação.

Além do mais, é através dele que você atingirá o propósito ou alvo que determinou em um certo período de tempo, visando melhorar a situação atual. Dito isso, um planejamento estratégico deve surgir da análise profunda das oportunidades e recursos disponíveis.

Portanto, seja realista e fuja de desejos ou números inatingíveis. Também não esqueça que esse processo deve derivar da missão, visão e valores da organização, para que sejam orientados e condizentes com o que se espera da empresa.

>> Leia também: Como um Plano de Negócios pode direcionar sua empresa para o sucesso

4. Defina metas claras e alcançáveis

Defina metas que você deseja atingir no mesmo ano e as divida em metas menores. Por exemplo, se você quer vender R$ 500 mil, deverá vender R$ 42 mil por mês. Com isso, o total de vendas diárias deve ser de R$ 1.900, se considerar apenas os dias úteis.

Com isso definido, se pergunte: essa é uma meta possível? Quantos vendedores a sua empresa tem hoje? Tudo isso deve influenciar, pois não adianta querer conquistar o mundo, se você ainda não tem os meios para realizar essa tarefa.

5. Não descuide das finanças

Todo negócio precisa ter lucro, não é verdade? Por isso, é essencial saber como administrar uma empresa financeiramente para ter sucesso nos negócios. Por exemplo, é necessário ficar de olho no fluxo de caixa e ter noção de que, em algumas ocasiões, será necessário reduzir os custos de todas as operações.

Sim, essa nem sempre é uma tarefa fácil, mas ela não pode ser negligenciada. Portanto, tenha um bom planejamento financeiro para assegurar que terá recursos disponíveis para os itens básicos, como pagamentos de funcionários e fornecedores, no final do mês.

Cuidar das finanças da empresa também garante que você terá dinheiro disponível para investir em melhorias em equipamentos, serviços, logística, treinamentos da equipe e muito mais.

6. Crie um plano de comunicação interna

Uma empresa não funciona sozinha. Para ter sucesso, ela precisa ter integração e comunicação eficaz entre colaboradores e gestores. Isso é algo que pode ser elaborado em muitos níveis, mas o indispensável é ter clareza.

Isso vale tanto para grandes empresas quanto para pequenas empresas. Inclusive, boa parte dos problemas acontece justamente por falta de comunicação. Portanto, é importante adotar métodos para que as mensagens enviadas cheguem de forma segura a quem for de direito.

Em negócios de pequeno porte, que normalmente possuem poucos funcionários, isso pode ser feito colocando um quadro de avisos na cozinha ou até mesmo colocando todos em um grupo de mensagens.

7. Desenvolva um plano de marketing

Outro ponto importante de como administrar uma empresa de pequeno porte é definir como divulgar uma pequena empresa para os clientes certos. Para isso, é essencial montar um bom plano de marketing.

Afinal, é ele que imprimirá as ações e atuações no mercado que possibilitarão a melhor captação de clientes, o aumento das vendas e, consequentemente, dos lucros.

É preciso lembrar ainda que, o mercado vive em uma constante mudança, o que pede uma análise ininterrupta, para antecipar-se às tendências. Também por causa disso é necessário conhecer o seu público e a sua área de atuação, para conseguir traçar o perfil de cliente ideal e, assim, conseguir elaborar campanhas de divulgação mais efetivas.

Resumindo, essa é a melhor maneira de melhorar a experiência do cliente, inovar nos produtos, aumentar a competitividade e, assim, fidelizar os consumidores.

8. Controle o desempenho da empresa

Um bom gestor precisa saber como as pequenas empresas podem se beneficiar da gestão orçamentária e ainda ter amplo controle do desempenho do negócio e dos colaboradores. Para este fim, é possível criar indicadores de análise constante.

Isso implica em fazer reuniões com regularidade, ouvir os líderes das equipes, acompanhar as mudanças no orçamento e ainda conversar com todos os funcionários. Afinal, eles são importantes e têm como contribuir para o sucesso do negócio.

Também determine métricas para todas as áreas, como vendas, finanças, RH, estoque e clientes. Tenha plena noção do quanto vendeu em determinado período, qual é a taxa de inadimplência, se as metas estão sendo cumpridas e, se necessário, reveja todo o plano.

9. Sempre estude novas técnicas de administração

Nunca deixe de se especializar, independentemente do tempo em que abriu a empresa. Até porque, sempre há algo a mais para se aprender e pontos nos quais melhorar. Para fazer isso, se inscreva em canais do Youtube e acompanhe blogs voltados para o mundo empresarial, como o QuantoSobra.

Tudo isso é necessário para sempre se aperfeiçoar e manter a estratégia de administração da empresa atualizada com os novos conhecimentos e movimentos do mercado.

10. Invista em tecnologia

Quando se pensa nos métodos de como administrar uma pequena empresa, é muito importante investir em tecnologia. Até porque, os clientes estão cada vez mais conectados no mundo virtual e é necessário acompanhar as mudanças para continuar em destaque.

Por esse motivo, use todas as ferramentas que estiverem ao seu dispor, como vendas por lojas online, pelas redes sociais, bots para atendimento e até mesmo atendimento ao cliente pelo Whatsapp e outros aplicativos de mensagens instantâneas.

11. Invista em responsabilidade social e ambiental

O momento de investir em responsabilidade social e ambiental ao administrar uma pequena empresa é agora. Isso porque, mais do que os negócios que adotam essas características apresentam um diferencial perante os seus clientes.

Portanto, incentive entre os seus colaboradores o uso controlado de energia elétrica, água e papel, bem como eduque-os sobre o descarte consciente de lixo. Procure também ligar o seu nome a ações sociais.

Tudo isso, além de melhorar a sua imagem perante o público, pode trazer diversas economias e ainda proporcionar um marketing despretensioso, mas muito eficiente.

12. Tenha disciplina

Quem pensa que ao abrir uma empresa terá menos trabalho está muito enganado. Por esse motivo é necessário ter muita disciplina, para conseguir dar conta de todas as tarefas necessárias, especialmente no começo.

Além do mais, é importante que o administrador crie uma rotina com tudo o que precisa fazer durante o dia, como conferir o caixa ou o estoque de mercadorias.

13. Assuma o seu papel de líder

Uma das principais coisas para se ter em mente ao pensar em como administrar uma pequena empresa é ter consciência de que você é o responsável pela empresa e precisa assumir mais responsabilidades que os demais.

Sendo assim, não tenha medo de delegar tarefas, dar feedbacks, mesmo que negativos e até mesmo tomar decisões difíceis. Além do mais, sempre dê o exemplo, pois o seu negócio tem a sua cara e é importante que você mostre comprometimento com ele antes de exigir a mesma coisa dos seus colaboradores.

14. Seja flexível

Uma verdade da vida é que nem sempre tudo sai do jeito que você quer e esse é um conselho muito importante para fazer uma boa administração de uma pequena empresa.

Isso significa, não tentar controlar tudo ao seu redor e também tentar entender o lado dos seus funcionários. Afinal, de nada adianta gritar e tomar decisões drásticas.

Do mesmo modo, seja flexível para conseguir se adaptar às mudanças no mercado, como a que aconteceu durante a pandemia, para garantir que se manterá relevante.

15. Comece devagar

Você já ouviu a frase “não coloque o carro na frente dos bois”? Pois saiba que ela se aplica muito na administração de pequenas empresas. Porque, às vezes, você está fervilhando de ideias e quer colocar todas em prática ao mesmo tempo.

Contudo, isso não é algo recomendável. Sendo assim, invista aos poucos no segmento que deseja ingressar, para ganhar a confiança dos clientes gradativamente e assim, conseguir relevância no mercado.

16. Conheça o seu segmento

Outra dica essencial para aprender como administrar uma pequena empresa é conhecer bem o segmento dela. Isso é, o que e para que ela vende, o que os concorrentes estão fazendo e o que os clientes estão comprando.

Todas essas informações servem para fazer planejamento de estoque, treinar funcionários, oferecer diferenciais, definir os preços, montar campanhas de marketing e até mesmo para escolher a linguagem que o negócio usará em seus perfis nas redes sociais.

17. Escolha sua equipe com cuidado

Os funcionários são parte importante de qualquer empresa e, justamente por isso, precisam ser escolhidos com bastante cuidado. Estabeleça requisitos para o recrutamento e seleção de contribuidores.

Ao mesmo tempo, invista em treinamentos para que eles desenvolvam as habilidades necessárias para auxiliar no crescimento da empresa.

18. Pague suas contas sempre no prazo

Juntamente com aprender como administrar uma empresa financeiramente, é essencial sempre pagar as contas em dia, uma vez que a inadimplência  pode causar sérios problemas para o seu negócio e até te deixar de fora de alguns direitos, como empréstimos com juros reduzidos em bancos.

Portanto, anote tudo o que precisa pagar durante o mês e, se possível, adiante algumas dívidas. Isso será muito útil em casos de delegação de tarefas, por exemplo.

19. Não dependa de um único fornecedor

Um erro que muitos administradores de empresas de pequeno porte costumam cometer no início da carreira é depender de um único fornecedor de matéria-prima. Isso é ruim pois reduz significativamente a capacidade de negociação.

Fora isso, ter apenas um fornecedor pode acarretar em falta de mercadorias e aumentos abusivos dos preços. Por conta disso, sempre tenha vários contatos e cultive uma boa relação com todos eles.

20. Não tome decisões por impulso

Na hora da empolgação pode ser que você acabe tomando uma decisão que mais na frente não se mostre tão boa. Portanto, outra dica é evitar decidir qualquer coisa por impulso. Pensa em implementar uma inovação na sua empresa?

Pare e analise com cuidado se ela será viável, quais são as taxas de sucesso e os custos para implementá-la, entre outras coisas. Isso evitará prejuízos com investimentos errados e muitas dores de cabeça.

21. Crie um bom ambiente de trabalho

Sempre trabalhe para garantir que os seus funcionários sintam-se confortáveis em trazer qualquer problema, crítica ou sugestão até você. Quem sabe não é algo que fará o seu negócio decolar?

Por isso, adote ações que garantam o bem estar dos seus funcionários, para que todas as equipes se mantenham satisfeitas e sejam mais produtivas. Além dos benefícios já exigidos pela legislação, você pode investir em conforto, com áreas de convivência e até confraternizações esporádicas.

22. Adote um bom sistema de gestão

Você já viu como administrar um negócio de pequeno porte, mas pode restar a dúvida: como administrar as finanças de uma pequena empresa? Pois bem, a próxima dica é investir em um bom sistema de gestão, como o Awise.

Esses sistemas servem para fazer a gestão financeira, fiscal e até mesmo de estoque no estabelecimento e controlar todas as etapas do processo administrativo de maneira fácil e rápida.

>> Veja também: Impostos obrigatórios para pequenas empresas: saiba quais são

Como conseguir crédito para pequena empresa?

Você aprendeu como administrar uma empresa de pequeno porte e qual é a importância de cuidar das finanças de um negócio, mas sabe como conseguir crédito para pequena empresa? Pois é, isso é possível e nem é tão complicado quanto parece.

Em primeiro lugar, é preciso saber que atualmente os pequenos negócios têm à sua disposição diversos meios de obter crédito para investir em melhorias. Um bom exemplo disso são as linhas de crédito, que existem em várias instituições financeiras.

Outros meios são através do crédito pessoal, investidores anjos ou de sócios que desejam investir em um negócio fazerem parte dele. Vale destacar que cada tipo possui taxas de juros próprias e requisitos para solicitação.

Administre toda a sua empresa de um só lugar

Agora que você já sabe como administrar uma pequena empresa e viu a importância de ter um bom sistema de gestão ao seu dispor, que tal testar o Awise gratuitamente? Com ele você consegue controlar todos os pontos essenciais para fazer o seu negócio crescer, de um só lugar.

No Awise você pode tirar notas fiscais, gerar boletos de cobrança, cadastrar produtos automaticamente e ainda acompanhar o ritmo de crescimento. Com tudo isso fica até mais fácil cuidar da sua empresa de pequeno porte. Por isso, faça hoje mesmo o teste grátis e aproveite essas e outras vantagens!